Zarządzanie komunikacją z KSeF w wieloodziałowej firmie po 1 września 2023 r.
Blog
Udostępnij swoim znajomym:
Planowane zmiany w KSeF dla dużych podmiotów. Dowiedz się na co przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę przed 1 września na podstawie analizy założeń nowego rozporządzenia.
7 sierpnia Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego KSeF. Nowe regulacje mają odpowiadać na potrzeby rynku oraz popularyzować korzystanie z systemu. Umożliwią one przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów, które posiadają różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne, oprócz jednostki macierzystej.
W celu lepszego dostosowania do specyfiki dużych przedsiębiorstw, Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w KSeF. To pozwoli na udzielanie ograniczonych uprawnień w systemie dla dużych podmiotów, które posiadają na przykład wiele oddziałów.
Czego dotyczą zmiany?
- Projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego KSeF zakłada, że dostęp do faktur będzie możliwy jedynie w obrębie danego oddziału lub innej wewnętrznej jednostki podmiotu, czyli nie będzie dotyczyć wszystkich faktur ustrukturyzowanych przypisanych do tego podatnika (NIP-u).
- Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora. Będzie on zawierał numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz ciąg znaków numerycznych, będący identyfikatorem jednostki oraz cyfrą kontrolną.
Według ministerstwa rozwiązanie to jest działaniem upraszczającym i ułatwiającym działalność dla przedsiębiorców. Będzie mogło być stosowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania i otrzymywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Nowe rozporządzenie ma wejść w życie od 1 września 2023 roku.
Co mogą zrobić przedsiębiorcy?
Korzystanie z unikalnego identyfikatora może nieść za sobą pewne ryzyko. Wszystko wskazuje na to, że pole do niego przypisane będzie służyło do ograniczenia dostępu. Centrala może zapewnić dostęp działowi w systemie KSeF, ale tylko do faktur, które w określonym polu mają odpowiedni identyfikator jednostki. Jeśli wystawca faktury poda go indziej innym miejscu, np. w komentarzu, to dokument nie będzie widoczny dla uprawnionej do tego jednostki, co może powodować problemy w obiegu dokumentów.
W obliczu proponowanych zmian możliwe są dwa sposoby działania.
Pierwszy z nich – hybrydowy, polega na samodzielnym pobieraniu faktur z KSeF przez oddział, korzystając z uprawnionego identyfikatora jednostki.
Druga opcja to niezależny hub centralny, który przetwarza wszystkie faktury z systemu, klasyfikuje je i przekazuje faktury do odpowiedniej jednostki.
Zalecamy na początku wdrożenia KSeF w firmie unikanie skomplikowanych rozwiązań. W pierwszej kolejności najlepiej sprawdzi się przesyłanie wszystkich faktur do systemu bez większego angażowania do tego poszczególnych działów. Za kontrolę nad przesyłanymi fakturami i przyporządkowywanie ich do odpowiednich jednostek może odpowiadać hub centralny. Taki podejście wprowadza jednolity proces, w którym można łatwo kontrolować przepływ dokumentów i unikać ryzyka podwójnego zaksięgowania dokumentu. Jeśli praktyka pokaże, że wystawcy konsekwentnie wypełniają pole identyfikatora w KSeF, można w przyszłości zmienić proces tak, aby oddział samodzielnie pobierał faktury z KSeF.
Wprowadzane zmiany w systemie przez Ministerstwo Finansów, mają na celu usprawnienie procesu wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Mogą też jeszcze ulec modyfikacjom. Powyższe wnioski są oparte o aktualny projekt rozporządzenia.
Przypominamy, że KSeF wprowadza szereg zmian, które mogą wymagać poważnych modyfikacji w procesach i systemach informatycznych. Należy więc jak najprędzej zweryfikować wszystkie źródła wystawiania faktur, a następnie, w porozumieniu z wewnętrznym działem IT lub zewnętrznym dostawcą usług, sprawdzić, czy firma jest gotowa do komunikacji z systemem rządowym. Zalecamy opracowanie procedur dla różnych przypadków obsługi e-Faktur np. braku załączników.
Poza tym, że funkcjonuje wersja testowa KSEF, to od kilku miesięcy oferujemy Klientom możliwość skorzystania ze SmartKSeF, czyli naszego autorskiego, dedykowanego branży retail, rozwiązania do komunikacji z systemem do e-Faktur.
Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. oznacza, że przedsiębiorcy mają niecały rok na przygotowanie do nowych zmian.
Zachęcamy do kontaktu z nami jak najszybciej, abyśmy wspólnie zdążyli z analizą, wdrożeniem i testami systemu przed docelowym terminem go-live.
Umów pokaz DEMO SmartKSeF
