Krajowy System e-Faktur – jak biznes powinien się przygotować na nadchodzące zmiany? Obejrzyj webinar KSeF z wiedzą ekspercką w pigułce

Czytaj dalej
Krajowy System e-Faktur – jak biznes powinien się przygotować na nadchodzące zmiany? Obejrzyj webinar KSeF z wiedzą ekspercką w pigułce

Zastanawiasz się co to jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy? Nie wiesz właściwie w jakim celu jest wprowadzany? A może interesuje Cię od czego firmy działające w handlu detalicznym powinny rozpocząć przygotowania do wdrażania systemu Krajowego Rejestru e-Faktur? Na te pytania, i wiele innych, odpowiedzieli eksperci zaproszeni przez Wiadomości Handlowej na spotkanie tematyczne.

Przeczytaj krótkie podsumowanie webinaru wraz z odpowiedziami na niektóre pytania zadane ekspertom od KSeF

Spotkanie poprowadził Łukasz Rawa, a w gronie ekspertów, którzy opowiedzieli o wyzwaniach czekających retail w związku z nowym obowiązkami w obszarze e-Faktur, znaleźli się: Karol Stec (dyrektor ds. koordynacji projektów w POHiD), Wojciech Jaskuła (ekspert podatkowy kancelarii Penteris) i Michał Sosnowski – Business Development Director reprezentujący naszą firmę.

Czym jest Krajowy System e-faktur i w jakim celu jest wdrażany?

Wojciech Jaskóła: Krajowy System e-Faktur to centralna baza faktur, która docelowo będzie służyć do obsługi wszystkich faktur wystawianych w Polsce. Wprowadza on nowy rodzaj faktury – fakturę ustrukturyzowaną o określonym standardzie, o nadanym konkretnym numerze identyfikacyjnym, w formacie XML, wprowadzoną do systemu elektronicznego, którą odbiorca powinien otrzymywać w czasie rzeczywistym.

System będzie obowiązkowy od 2023 roku(EDIT: System KSeF będzie jednak obowiązkowy od 2024 roku.)

Jakie będą korzyści Systemu KSeF?

Wojciech Jaskóła:

  1. Szybszy zwrot VATu (ustawowy termin ulega skróceniu z 60 dni do 40 dni).
  2. Brak obowiązku przygotowywania JPK FA, czyli dotyczącego faktur na żądanie, ponieważ faktury wystawiane w systemie e-faktur będą spełniać wszystkie te wymogi.
  3. KSeF do pewnego stopnia zapewnia walidację faktury. System ten będzie gwarantować tylko jej autentyczność, integralność i czytelność, czyli będziemy mieć pewność że FV pochodzi od dostawcy, że wszystkie elementy są w niej zawarte i czytelne. Ale w żadnym momencie Ministerstwo i KSeF nie będzie gwarantować poprawności prawnej czy podatkowej.

Michał Sosnowski: Ministerstwo nie będzie weryfikować prawidłowości rachunkowej faktury i gwarantować zgodności z prawem. System nie weryfikuje danych, sprawdza tylko obecność obligatoryjnych pól i semantyczną poprawność. Można więc przekazać błędną FV i KSeF taką fakturę przyjmie.

Wojciech Jaskóła: Jeśli wystawimy FV z błędnym NIP, możliwości korekty w systemie KSeF są ograniczone, gdyż błędnie wskazany odbiorca musi otrzymać korektę do zera.

Na jakie jeszcze problemy należy się przygotować podczas wprowadzania ministerialnego systemu Krajowego Rejestru e-Faktur?

Wojciech Jaskóła: Z perspektywy międzynarodowej wiemy, że mogą się pojawić problemy z czasem rzeczywistym wystawienia faktury. Niestety w innych krajach (na Węgrzech czy w Niemczech) zwłaszcza na początku – system nie zawsze tak działał, szczególnie na początku.

Od czego firmy działające w handlu detalicznym powinny rozpocząć przygotowania do wdrażania tego systemu? Jakie sa kolejne kroki?

Michał Sosnowski, Exorigo-Upos:

Identyfikacja miejsc wystawiania faktur. Nasze doświadczenia pokazują, że liczba miejsc wystawiania dokumentów sprzedaży jest dużo i stąd na tym podmioty powinny się skoncentrować.

Weryfikacją dostępności danych. Podczas analiz wychodziły czasem braki w obligatoryjnych lub fakultatywnych danych, które wydawały się proste natomiast ich uzupełnienie w systemach IT okazywało się dość złożone. Dlatego im wcześniej dokonamy weryfikacji, tym więcej czasu będzie na dostosowanie systemów do zgodności z wytycznymi Ministerstwa.

Proces pilota. Rekomendujemy, aby zastosować wdrożenie poszczególnych typów faktur, od pojedynczego sklepu. Ustawa nie obliguje w obecnym momencie na przełączenie się w całości na system e-faktury, do momentu obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych można dokumenty wystawiać równolegle. Rozłożenie tego w czasie jest jak najbardziej rekomendowane. Jest to spore wyzwanie, im szybciej do niego podejdziemy, tym będziemy spokojniej spali przed momentem obligatoryjnego uruchomienia.

Czy handel zdecydował się wdrożyć tę testową wersję KSeF? Czy wdrożenia są i w jakim zakresie?

Karol Stec, dyrektor do spraw projektów w Polskiej Organizacji Handlu i Dystrybucji:

Reprezentuję duże firmy, ich proces wdrażania tego typu rozwiązań jest bardzo długotrwały. Np. proces integracji SAPu, procesy integracji systemów księgowo-kasowych czy finansowych te procesy są bardzo długie. Będąc w dialogu z Ministerstwem, staramy się być jak najbliżej, natomiast te procesy, które my ocenialiśmy, ich długość oceniamy na 19 miesięcy, jeśli mówimy o wdrożeniu. To są bardzo długie procesy, i tak naprawdę bardzo kosztowne”

Mamy tutaj 2 problemy:

  1. Problem czasu – nie wiemy kiedy projekt w wersji ostatecznej będzie prawem obowiązującym i de facto podstawą do przeprowadzenia wdrożeń i rozpoczęcia procesów po stronie przedsiębiorców. Życzylibyśmy sobie, szczerze mówiąc, że jeżeli projekt ma się pokazać, a to wdrożenie ma być rzeczywiście w 2023 roku [EDIT: od 1.1.2024], to tej projekt z naszego punktu widzenia, jeżeli mamy dotrzymać terminu, ten projekt powinien pokazać się jak najwcześniej, żebyśmy mieli czas na jego wdrożenie.
  2. Dostępność sił fachowych, w postaci pana Michała [Sosnowskiego] i firm, które będą w stanie ten proces wdrożyć po stronie firm. Dostępność ich w tym krótkim czasie może być bardzo problematyczna. Jeśli wszyscy rzucimy się w pewnym okresie do wdrażania tego systemu to problem będzie dosyć poważny z punktu widzenia dostępności i możliwości prowadzenia procesu po stronie bardzo dużych podmiotów handlowych.

Musimy poczekać na kamienie milowe w postaci zakończenia procesu legislacyjnego, żebyśmy wiedzieli co dokładnie znajdzie się w przepisach, żeby ten proces mógł się rozpocząć z punktu widzenia dużego podmiotu handlowego, co jest bardzo długim, kosztownym procesem.

Większość ryzyk pozostaje niestety po stronie podatnika, w kontekście zarówno błędnego wystawienia faktury, braku działania systemu, i ryzyk z tym związanych, które mogą zakłócić obieg dokumentów między kontrahentami.

Na razie najwięksi gracze czekają na zakończenie procesu legislacyjnego.

Jakie są podstawowe różnice pomiędzy darmowymi narzędziami a komercyjnymi rozwiązaniami?

Michał Sosnowski:

To, co udostępnia Ministerstwo to autoryzacja wystawcy faktury, rejestracja tych danych, nadanie unikalnego numeru dokumentu.

Natomiast proces fakturowania jest znacznie bardziej złożony, więc bardzo istotne jest, by wspomóc przedsiębiorców w przygotowywaniu tych procesów.

Dlatego nasze komercyjne rozwiązanie SmartKSeF charakteryzuje 7 kluczowych wyróżników w porównaniu z ministerialnym systemem Krajowego Rejestru e-Faktur:

  1. Ponieważ nie jest znany ostateczny format prawny, stąd SmartKSeF pozwala tę zmienność przepisów i specyfikacji technicznej zaadresować minimalizując konieczność modyfikacji po stronie systemów źródłowych.
  2. API Ministerstwa jest złożone i trudne do zrozumienia, szczególnie dla podmiotów z zagranicy, dużych międzynarodowych korporacji. My dostarczamy wygodne, kontekstowe API, które posługuje się szeroko rozumianymi pojęciami biznesowymi, szeroko rozumianymi na świecie standardami na świecie integracji, autoryzacji co bardzo przyspiesza przygotowanie integracji po stronie systemów źródłowych.
  3. Elastyczność. Ministerstwo oferuje 1 format integracji, SmartKSeF pozwala na dużo bardziej elastyczne dostosowania się do systemu klientów, np. wizualizacja faktury.
  4. Dostępność. Awarie systemów IT sa niewykluczone. W przypadku awarii systemu KSef podatnik ma związane ręce. My bierzemy odpowiedzialność za przeprocesowanie faktury, jak tylko zostanie poprawnie zwalidowana przez naszą usługę. [EDIT: propozycja zmian w ustawie o VAT daje podatnikom większe możliwości w momencie niedostępności KSeF]
  5. Efektywność wystawiania faktur, która jest kluczowa w retailu. Możliwość walidacji dokumentu w trybie synchronicznym – nie ma konieczności czekania na odpowiedź z KSEFu.
  6. Uwzględnianie specyfiki branż. QR kod, którym możemy przejść do podglądu nim otrzymamy identyfikator KSeF.
  7. Uzupełnianie braków funkcjonalnych: powiadomienia, walidacja, załączniki do faktur, których system ministerialny nie uwzględnia.

Więcej o naszym rozwiązaniu przeczytasz tutaj: SmartKSeF.

O czym warto wiedzieć w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur, jego wadach i zaletach przeczytasz tutaj

Opracowane przez nas API będzie odpowiadało za przekazanie faktur do KSeF. Więcej o wdrożeniu u integracji z KSeF przeczytasz tutaj

KSeF będzie systemem obowiązkowym od 2023. Więcej wskazówek jak przygotować się do wdrożenia KSeF przeczytasz w tekście

Przeczytaj więcej na temat wdrożenia KSeF i od czego je zacząć.

Obejrzyj webinar o KSeF pt. „Krajowy System e-Faktur. Jak biznes powinien przygotować się na nadchodzące zmiany?”

Przeczytaj więcej o produkcie SmartKSeF do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur

Potrzebujesz sprawdzonych
dostawców usług IT?

Rocznie realizujemy około 1000 projektów.
Zaufaj naszej wiedzy i profesjonalizmowi.