Od czego zacząć wdrażanie e-Faktury w organizacji? Poradnik krok po kroku

Wdrożenie e-Faktur w organizacji budzi wśród przedsiębiorców sporo wątpliwości. Warto jednak rozwiać je możliwie jak najszybciej, bowiem od 1 lipca 2024 roku mają być one obowiązkowe dla wszystkich podmiotów działających w naszym kraju. Jak więc przygotować się do ich implementacji? Serdecznie zachęcamy do lektury oraz zapoznania się ze szczegółowymi informacjami w tym zakresie.

Zapoznanie się z przepisami

Okazuje się, że wciąż wielu przedsiębiorców nie wie, co dokładnie zakłada Krajowy System e-Faktur. Dlatego też pierwszym etapem jest zgromadzenie informacji na temat tego systemu, które udostępniamy również na naszym blogu. Takie komunikaty przekazuje również Ministerstwo Finansów, które warto śledzić w sposób regularny.

Bardzo ważną informacją jest to, że Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od 1 stycznia 2024. Termin ten uległ już dwukrotnie wydłużeniu zgodnie z sygnałami od przedsiębiorstw potrzebujących więcej czasu na taką zmianę, głównie z uwagi na złożoność tematyki fakturowania. Chodzi tu jednak nie tylko o duże podmioty, ale także nieco mniejsze, które zazwyczaj potrzebują na nie więcej czasu, ze względu na ograniczone zasoby.

Kiedy rozpocząć przygotowanie do wdrożenia KSeF?

Warto mieć na uwadze, że przygotowanie do wdrożenia KSeF to nie tylko stworzenie w firmie zaplecza technologicznego, ale też odpowiednich procedur z tym związanych (lub dostosowanie istniejących). Te ostatnie obejmują np. przeszkolenie pracowników w zakresie jego użytkowania. Jeśli więc jest to możliwe, to zdecydowanie warto wcześniej zaplanować wdrażanie e-Faktur w organizacji, dopóty nie są one jeszcze obowiązkowe. Pozwoli to wychwycić ewentualne problemy, które mogą pojawić się w przypadku implementacji.

Ważnym elementem przygotowania jest weryfikacja pod kątem merytorycznym, które informacje będą przekazywane do KSeF. Wynika to z faktu, że szczegółowy zakres raportowanych danych można oznaczyć. Przykładowo niektóre informacje nie są aktualnie przetwarzane, co może pociągnąć za sobą dodatkowe zmiany w systemach sprzedaży bądź zakupu. Wykorzystanie e-Faktury oznacza także możliwość komunikacji między kontrahentami poprzez KSeF i wówczas należy uzgodnić z partnerami biznesowymi zasady współpracy, co zwykle zajmuje dużo czasu.

Podsumowując, za kilkanaście miesięcy e-Faktura będzie jedynym, dopuszczalnym rodzajem faktury. Natomiast problemy z wystawieniem takiego dokumentu oznaczają brak dostarczenia go do dostawcy, co może istotnie wpłynąć choćby na jego sytuację finansową.

Wybór systemu do obsługi

Kluczem jest oczywiście to, aby wybrać odpowiedni system do e-fakturowania. Co ważne, zapewnia go także Ministerstwo Finansów. Warto jednak mieć na uwadze, że jest ono dla niewielkich spółek, natomiast duże podmioty wybierają inne systemy, lepiej dostosowane do swoich potrzeb, które często wykraczają poza możliwości KSeF, np. w zakresie przekazywania załączników do faktur.

Z naszej strony polecamy rozwiązanie SmartKSeF, które gwarantuje bezpieczeństwo użytkowania oraz obsługuje wszystkie rodzaje e-faktur. Realizuje też dodatkowe walidacje dokumentów, np. KSeF dopuszcza wystawienie drugi raz faktury. SmartKSeF zablokuje próbę wystawienie ponownie tej samej faktury, gdyż skutkowałoby to zdublowaniem zobowiązania podatkowego. Natomiast faktury wystawionej w KSeF nie można ani skasować, ani poprawić (jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej). Nasze rozwiązanie jest więc bardzo użytecznym systemem dla przedsiębiorstw, którym zależy na bezproblemowym działaniu i obsłudze.

Przeszkolenie pracowników

Wdrożenie merytoryczne w system e-fakturowania to bardzo ważny etap, którego nie można pominąć. Chodzi tu jednak nie tylko o zrozumienie ich wystawiania, ale także kontekstu własnej organizacji. Zazwyczaj bowiem im podmiot jest większy, tym bardziej zawiłe staje się dokumentowanie różnych zdarzeń gospodarczych.

Ponieważ e-Faktura będzie od 2024 roku jedyną dopuszczalną formą, pracownicy powinni wiedzieć, jak postępować w różnych sytuacjach – np. odrzucenia przez KSeF faktury (co może nastąpić po dłuższym czasie od wystawienia faktury i przesłania do KSeF). Ustawową datą wystawienia tego dokumentu będzie moment przekazania go do KSeF, stąd potencjalna konieczność rewizji procesu fakturowania, szczególnie na przełomie miesięcy. Dlatego odpowiednie przygotowanie pracowników – np. dzięki zewnętrznym szkoleniom prowadzonym przez ekspertów – jest tak bardzo użyteczne.

Sprawdź również, jakie systemy finansowo-księgowe możemy zaproponować naszym klientom oraz jakie są ich główne zalety.

Ile zajmuje wdrażanie e-Faktur w organizacji?

Czas wdrożenia będzie oczywiście różny w zależności od przedsiębiorstwa. Również ze względu na trudność z oszacowaniem tego czynnika tak ważne jest, aby proces rozpocząć odpowiednio wcześniej. Jakie czynniki będą mieć jednak kluczowy wpływ? Oto najważniejsze z nich:

• stosowane wewnątrz firmy systemy ERP,
• liczba generowanych dokumentów,
• zasoby kadrowe i doświadczenie pracowników,
• liczba niestandardowych umów wymagających indywidualnego podejścia.

Jak więc wskazują specjaliści, może okazać się, że wdrożenie oraz usprawnienie procesu e-fakturowania zajmie dużej firmie nawet około roku. W takiej sytuacji zaleca się więc stworzenie specjalnego działu zajmującego się planowaniem wdrożenia, jego organizacją i implementacją. Natomiast w mikroprzedsiębiorstwach także warto wcześniej zaplanować na to czas, aby uniknąć nadmiernego stresu związanego z użytkowaniem.

Wdrażanie e-Faktur w organizacji to jak widać spore wyzwanie, które należy dobrze zaplanować czasowo. W przeciwnym razie może okazać się, że gdy będzie wymagane to przez prawo, firma nie będzie w odpowiedni sposób przygotowana do użytkowania.

Zobacz także Jak przeprowadzić badania satysfakcji klienta.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF to nie tylko stworzenie w firmie zaplecza technologicznego, ale też odpowiednich procedur. Czytaj więcej w tekście „Przedsiębiorco, przygotuj się na KSeF”

Chcesz wiedzieć więcej na temat wdrożenia KSeF w Twojej firmie? Obejrzyj webinar o KSeF pt. „Krajowy System e-Faktur. Jak biznes powinien przygotować się na nadchodzące zmiany?”

Przeczytaj więcej o produkcie SmartKSeF do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur