Przedsiębiorco, przygotuj się na KSeF

Od lipca 2024 roku faktury w Polsce będą musiały być wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną. Posłuży do tego specjalny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur ma w dużym stopniu ułatwić rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami, a także uszczelnić system podatkowy. Firmy będą mogły umożliwić swoim programom finansowo-księgowym komunikację z KSeF, w celu wysyłania i pobierania faktur, lub wdrożyć nowe, dedykowane rozwiązania, takie jak np. SmartKSeF. Ta druga opcja zapewnia m.in. łatwą integrację z innymi systemami czy większe bezpieczeństwo obiegu faktur.

Obowiązkowa digitalizacja faktur

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, można określić jako centralną bazę faktur, a dokładniej e-faktur, czyli faktur ustrukturyzowanych. System ten już działa w naszym kraju testowo, bez przymusu korzystania z niego, jednak od lipca 2024 r. będzie obligatoryjny. Firmy mają więc niezbyt dużo czasu na przygotowanie się na tą rewolucję, choć i tak o rok dłużej niż zakładał pierwotny plan wprowadzenia systemu w Polsce.

Faktury ustrukturyzowane wciąż będą generowane w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy, ale mocy prawnej nabiorą dopiero po zarejestrowaniu w KSeF. Dzięki KSeF faktury są wystawiane i akceptowane właściwie w czasie rzeczywistym. Już chwilę po wprowadzeniu faktury do systemu i przydzieleniu indywidualnego identyfikatora, jej nabywca powinien ją otrzymać. Datą wystawienia będzie dzień wprowadzenia e-faktury do systemu. Gdy KSeF będzie obligatoryjny, to zniknie obowiązek drukowania faktury, nie będzie też konieczności ściągania jej w pliku i wysyłania mailem.

Ministerstwo Finansów deklaruje, że KSeF będzie w stanie obsłużyć 100 milionów e-faktur dziennie. Zapewnia także o położeniu dużego nacisku na kwestie bezpieczeństwa – system ma być chroniony zarówno za pomocą szyfrowania, jak i najlepszych metod uwierzytelniania, np. podpisu kwalifikowanego.

Jednymi z głównych celów wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur są: uszczelnienie systemu podatkowego i usprawnienie mechanizmów jego kontroli. KSeF ma także pomóc w sprawnym wdrożeniu w całej Polsce spójnego schematu faktury (niezależnego od jej typu), przyspieszeniu automatyzacji procesów księgowych, a także usprawnieniu wymiany faktur między firmami.

Firmy będą mogły umożliwić komunikowanie się z KSeF rozwiązaniom finansowo-księgowym, z których korzystają lub też zdecydować się na wdrożenie specjalnych rozwiązań, które zapewnią sprawną implementację oraz współpracę z nowym systemem. W tym drugim wypadku istotny będzie wybór odpowiedniego partnera biznesowego oraz technologicznego do przeprowadzenia tego procesu i dostarczenia kompleksowego rozwiązania do obsługi e-faktur.

SmartKSeF do pomocy przedsiębiorcom

Aby pomóc firmom współpracować z Krajowym Systemem e-Faktur przygotowaliśmy SmartKSeF – kompleksowe rozwiązanie, które umożliwi przedsiębiorcom bezproblemowe przetwarzanie e-faktur oraz komunikację z KSeF. Dzięki przejrzystemu API, SmartKSeF sprawnie integruje się z wykorzystywanymi przez firmy systemami do wystawiania faktur, bez względu na branżę do której dana firma należy.

Do jego stworzenia wykorzystaliśmy nasz know-how o ekosystemie sprzedaży – pozwolił on nam wypuścić na rynek m.in. hub płatniczy Cloud EFT, który obsługuje bezawaryjnie ponad 3 mln transakcji dziennie i z którego korzystają jedne z największych sieci handlowych w Polsce. Projektując SmartKSeF wzięliśmy pod uwagę wszystkie kluczowe kwestie, z którymi zetkną się firmy przechodzące na elektroniczny obieg faktur. W szczególności te prowadzące intensywną sprzedaż i wymagające obsługi zarówno dla faktur B2B jak i B2C.

Nasze rozwiązanie jest bezpieczne, zapewnia walidację danych (KSeF, przynajmniej na razie, nie sprawdza danych) oraz monitoring dostępności. Uniemożliwi więc np. zdublowanie faktury, co w innym wypadku mogłoby mieć miejsce (a tym samym sprowadzić na przedsiębiorcę spory problem). SmartKSeF, dzięki kontroli reguł biznesowych oraz wymagań KSeF umożliwia wykrywanie błędów już na wczesnym etapie procesu fakturowania.

Nasze rozwiązanie jest przyjazne użytkownikom, w jednym miejscu udostępnia opcję śledzenia statusu e-faktur oraz archiwum historii przetwarzań. Automatycznie ponawia próbę fakturowania w KSeF, jeśli pierwsza okazała się z jakiegoś powodu nieudana, a także przekazuje status przetwarzania otrzymany z systemu Ministerstwa Finansów. Oferuje także funkcje. których nie posiada KSeF, jak np. kolejkowanie czy audit trail.

Dla wielu przedsiębiorców atrakcyjna może być możliwość wyboru modelu w jakim miałby działać SmartKSeF. Może on działać zarówno w chmurze (SaaS), jak również zostać zainstalowany na sprzęcie klienta (On-Premise). W tym drugim przypadku Exorigo-Upos dostarcza aplikację, ale infrastruktura oraz utrzymanie leżą po stronie klienta, w pierwszym natomiast odpowiadamy za to my. Jeśli chodzi o model SaaS, to jego koszt zależy od ilości procesowanych e-faktur, a aktualizacje wliczone są w cenę – w przeciwieństwie do modelu On-Premise.

SmartKSeF skierowany jest do każdego przedsiębiorcy, natomiast szczególnie powinny zainteresować się nim duże sieci handlowe. Na koniec podkreślmy też, że rozwiązane będzie cały czas rozwijane przez naszych ekspertów, aby jak najlepiej dopasowywało się do potrzeb użytkowników. Zachęcamy również do obejrzenia webinaru Wiadomości Handlowych pt. „Krajowy System eFaktur – jak handel powinien przygotować się na nadchodzące zmiany?”, którego partnerem jest Exorigo-Upos.

Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj webinar o KSeF pt. „Krajowy System e-Faktur. Jak biznes powinien przygotować się na nadchodzące zmiany?”

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF integracja. Od czego zacząć wdrożenie krok po kroku.

KSeF będzie w stanie obsłużyć 100 milionów e-faktur dziennie. Co to jest Krajowy System e-Faktur i jak wygląda jego obsługa.

Więcej o produkcie SmartKSeF do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur