Krajowy System e-Faktur. Powstaje kompleksowe rozwiązanie do obsługi e-Faktur od Exorigo-Upos

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowy system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który posłuży polskim przedsiębiorcom do otrzymywania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). W 2024 roku wystawianie e-Faktur z wykorzystaniem KSeF będzie już obowiązkowe. Exorigo-Upos pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwi wykorzystanie rządowego rozwiązania do integracji z obecnymi u naszych Klientów systemami. Zapewnimy kompleksową obsługę w zakresie bezpieczeństwa i infrastruktury, w tym ciągłość działania rozwiązania, w oparciu o specjalnie przygotowane w tym celu API.

Krajowy system e-faktur – co to? Główne zasady działania

Podstawą prawną dla wdrożenia tego rozwiązania jest Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076).

Po wprowadzeniu rozwiązania e-Faktury generowane będą nadal w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy, ale nabiorą mocy prawnej dokumentu VAT dopiero po zarejestrowaniu w KSeF. Wprowadzenie danych faktury do KSeF spowoduje przydzielenie unikalnego identyfikatora. Po jego nadaniu fakturę będzie można przekazać nabywcy.

Obecnie trwa okres przejściowy, który umożliwia dostosowanie funkcjonujących na rynku systemów i procesów w zakresie obsługi e-faktur do rozwiązania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Według założeń, wprowadzenie tego systemu zapewni sprawne wdrożenie w skali całego kraju spójnego schematu faktury, niezależnie od jej typu. Przyspieszy automatyzację procesów księgowych, zapewni przedsiębiorcom 10-letnią archiwizację e-Faktur w KSeF i usprawni ich wymianę między firmami. 

Twórcy systemu zapewniają, że jest on zaprojektowany do obsłużenia do 100 milionów faktur dziennie i 2 miliardów miesięcznie. Celem wdrożenia jest uszczelnienie systemu podatkowego i usprawnienie mechanizmów kontroli. Polska dołączy do krajów, takich jak Hiszpania, Włochy i Portugalia, które wdrożyły centralne repozytoria e-Faktur.

Ministerstwo Finansów deklaruje dużą troskę o bezpieczeństwo danych i komunikacji. Eksperci zapewniają o zastosowaniu zarówno szyfrowania, jak i kilku najlepszych metod uwierzytelniania, takich jak: profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana oraz unikalny, wygenerowany TOKEN.

E-Faktury wystawiane poprzez nowy system będą zawierały więcej danych np. dane przewoźnika dostarczającego towar, rodzaj transportu czy kod PKWiU dla towaru lub usługi. Jednocześnie zyskają jeden schemat i wszystkie będą trafiały do centralnej bazy w Krajowej Administracji Skarbowej.

Proces obsługi e-Faktur w KSeF

Po założeniu konta, przedsiębiorca będzie mógł wprowadzić do systemu dane faktury w formie ustrukturyzowanego pliku. Na tym etapie odbędzie się sprawdzenie zgodności ze schematem danych dla e-Faktury. 

Każdy wprowadzony do KSeF dokument uzyska unikalny numer identyfikujący, a na końcu sesji wygenerowane zostanie potwierdzenie (UPO). 

Przekazanie odbiorcy faktur poprzez KSeF będzie wymagało jego zgody na to. Natomiast wobec jej braku, pojawi się możliwość skorzystania ze ścieżki alternatywnej, która pozwoli w inny uzgodniony sposób przekazać fakturę z nadanym unikalnym identyfikatorem KSeF.

Obsługa e-Faktur dla Klientów Exorigo-Upos

W Exorigo-Upos dedykowany zespół monitoruje projekt KSeF oraz wpływu, jaki będzie miał na systemy i istniejące procesy u naszych Klientów. Szczegółowo analizujemy wymagania dotyczące e-fakturowania pod kątem obecnych rozwiązań i możliwości integracji.

Ze względu na wieloletnie doświadczenie w obszarze tworzenia systemów, podobnych pod kątem architektury i mechanizmów przetwarzania znaczących ilości danych, skorzystamy ze sprawdzonych już rozwiązań. 

Dobrym przykładem jest autorski hub płatniczy Cloud EFT należący do Exorigo-Upos, który obsługuje bezawaryjnie ponad 3 mln transakcji dziennie i jest wdrożony w kilku sieciach handlowych w Polsce. Odpowiada za bezpieczną obsługę całość płatności dokonywanych kartami w placówkach retailerów w całej Polsce. Inne podobne rozwiązania, które wdrażamy u naszych klientów to np. obsługa naliczania punktów w programach lojalnościowych, czy też wykorzystywania środków na kartach podarunkowych.

Od 7 października, kiedy resort finansów udostępnił środowisko testowe, aktywnie pracujemy nad przygotowaniem naszego rozwiązania. Na wstępie wykonaliśmy analizy roboczych struktur plików e-Faktur. Półtora miesiąca temu, z końcem listopada 2021 r, w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych zamieszczono nową wersję schematu XSD dla ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Według ekspertów MF jest to finalna wersja struktury logicznej i to na jej podstawie przedsiębiorcy będą mogli generować e-Faktury w formacie XML. Kilka dni temu, 30 grudnia 2021 r., zostało również opublikowane rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Na bazie naszych dotychczasowych prac dostrzegamy wyzwanie dotyczące poprawnego zidentyfikowania źródeł danych, z których pochodzić będą te wymagane do przygotowania e-Faktury. Istotne będzie również oczywiście zagadnienie samej integracji z systemem Ministerstwa Finansów. 

Naszym celem jest zapewnienie jak największej automatyzacji i wiemy, że w tym kontekście kluczowe jest uwzględnienie wspomnianego wyżej pobierania danych
z różnych źródeł, a następnie ich elastycznego odwzorowywania do wymaganych dla e-Faktury pól. 

Z analizy wynika, że dla większości Klientów optymalne będzie rozwiązanie w chmurze, które przejmie na siebie obsługę całości procesu. Zakładamy jednak również elastyczność i gotowość do udostępnienia systemu on-premise lub z wykorzystaniem np. własnej chmury Klienta. 

Planujemy dwuetapowy proces realizacji tego projektu. Opracowane przez nas API będzie odpowiadało za przekazanie faktur do KSeF – oczywiście w sposób bezpieczny i zachowaniem ciągłości procesu. 

W pierwszej kolejności skoncentrujemy się na zapewnieniu komunikacji pomiędzy systemami sprzedażowymi naszych Klientów a KSeF. W kolejnym kroku zapewnimy analogiczną obsługę dla zewnętrznych aplikacji. 

Finalnie udostępnimy spójne, kompleksowe rozwiązanie, które zapewni Klientom intuicyjną obsługę całego procesu. W nadchodzących tygodniach będziemy wracali ze szczegółowymi informacjami na temat zaawansowania naszych pracy ich efektów.