Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur. O czym warto wiedzieć?

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne ma obowiązywać w Polsce od 1 lipca 2024 roku. Już dziś mówi się jednak nie tylko o zaletach takiego rozwiązania, ale również o jego wadach. Sprawdźmy więc, jakie są wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur oraz na co muszą być gotowi przedsiębiorcy. Serdecznie zachęcamy do lektury.

Zalety KSeF z perspektywy państwa

Nie ulega wątpliwości, że największe zalety tego systemu dostrzegane są przede wszystkim z perspektywy organów państwa. Krajowy System e-Faktur to m.in. szybsza komunikacja na linii podatnik i organy administracji, a także niemniej istotne uszczelnienie systemu podatkowego. Przewiduje się, że to rozwiązanie pozwoli też zmniejszyć liczbę wyłudzeń VAT-u, które uszczuplają budżet Skarbu Państwa w znaczący sposób. Istotną zaletą ma być też lepsze kontrolowanie samego podatku VAT.

Zalety z punktu widzenia podatników

Czas na zalety krajowego systemu e-Faktur z punktu widzenia podatników. Jednym z głównych atutów ma być brak konieczności przechowywania oraz archiwizowania papierowych faktur, co było wyzwaniem zwłaszcza w większych podmiotach gospodarczych.

Niewątpliwą korzyścią będzie także jednolity format ustrukturyzowanej faktury dostępny w centralnym rejestrze, co ułatwi wymianę dokumentów, gdyż nie trzeba będzie dostosowywać się do różnych formatów faktur. Wystarczy bowiem pobrać e-Fakturę z KSeF dostępną w takim samym formacie od wszystkich dostawców (przynajmniej tych polskich).

Obowiązek wystawiania e-Faktury spowoduje też, że odbiorcy faktur nie będą musieli wprowadzać ręcznie faktur lub skanować ich i OCRować, ale pobiorą z jednego miejsca wszystkie dokumenty (które mają moc prawną) w jednym formacie. Umocowanie prawne wystawienia faktury w KSeF zaskutkuje formalnym dostarczaniem dokumentu do odbiorcy, co przełoży się na szybszy i pewniejszy obieg dokumentów między podmiotami.

Główne wady KSeF

Nie można nie wspomnieć też oczywiście o wadach Krajowego Systemu e-Faktur. Okazuje się, że dotyczy ono przede wszystkim mikroprzedsiębiorców, w przypadku których papierowe faktury wciąż stanowią podstawę działania. Dla części z nich korzystanie z systemu e-Faktur będzie wiązało się z koniecznością przeszkolenia lub też zlecenia tej czynności do biura rachunkowego. Zlecenie to natomiast oczywiste koszty, które takie podmioty będą musiały ponieść.

Innym wyzwaniem może być też system oferowany przez Ministerstwo Finansów. Jest on darmowy, co sprawia, że będzie jeszcze bardziej obciążony, wraz ze wzrostem liczby firm go użytkujących. Pojawiają się więc takie pytania, jak to, co z wystawianiem faktur, jeśli dojdzie do awarii.

Dodatkowo KSeF udostępnia tylko jeden format faktury i jeden zestaw interfejsów dla wszystkich podatników, którzy mają bardzo różne wymagania i potrzeby. Ze względu na powyższe czynniki warto więc rozważyć inne narzędzia, takie jak SmartKSeF, które upraszczają integrację systemów oraz umożliwiają dostosowania do indywidualnych wymagań. To rozwiązanie bezpieczne z opcją śledzenia statusu faktur, w tym dla faktury będącej jeszcze w trakcie wystawiania w KSeF. Dodatkowo jest stale rozwijane przez najlepszych ekspertów, co zapewnia jego bezproblemową pracę.

Przygotować się na KSeF

Wiemy już, jakie są wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur. Znając zwłaszcza zalety związane z jego użytkowaniem, warto wskazać na to, jak można przygotować się do jego użytkowania. Eksperci wskazują, że najlepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie obowiązku takiego fakturowania najpierw dla dużych przedsiębiorstw, z większymi zasobami do obsługi. Byłby to sposób na wychwycenie problemów z jego użytkowaniem i tym samym naprawienie ich, zanim będzie wykorzystywany przez mniejsze podmioty gospodarcze.

Warto też nie pozostawiać implementacji na ostatnią chwilę. Wszystko po to, aby później codzienna obsługa była bardziej bezproblemowa i mniej czasochłonna. Przykładowo bazując na doświadczeniach ze wdrażania JPK można przypuszczać, że implementacja e-Faktur będzie kolejnym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Być może nawet większym, gdyż JPK składany jest raz w miesiącu i przed wysłaniem można go zweryfikować i poprawić. Natomiast proces e-fakturowania jest realizowany w trybie rzeczywistym. Dodatkowo JPK nie wpływa na odbiorców, w przeciwieństwie do KSeF, gdzie w skrajnym przypadku niedostarczenie faktury rodzi konsekwencje karno-skarbowe, jak i zaburza współpracę z kontrahentami.

Jak widać wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur są dość liczne. Nie zmienia to faktu, że już wkrótce przepisy dotyczące KSeF będą dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Dlatego też tak ważne jest to, aby nieco wcześniej zaznajomić się z jego zasadami, a także wybrać odpowiedni program do wykonywania takich czynności, jak i ekspertów, którzy wspomogą przygotowania swoją wiedzą.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz blog post pt. “Co to jest Krajowy System e-Faktur” oraz z czym dokładnie wiąże się dla przedsiębiorców.

Największe zalety tego systemu KSeF. Co to jest, jak go obsługiwać, jakie stawia wyzwania?

Czy przedsiębiorca może przygotować na KSeF. Jak to zrobić?

Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj webinar o KSeF pt. „Krajowy System e-Faktur. Jak biznes powinien przygotować się na nadchodzące zmiany?”

Przeczytaj więcej o produkcie SmartKSeF do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur