Jak przygotować firmę do wejścia KSeF. Dlaczego od e-faktur nie uciekniemy? Webinar z ekspertem na temat Krajowego Rejestru e-Faktur.

Do wdrożenia obowiązkowego KSeF pozostał mniej niż rok, a Ministerstwo Finansów już teraz ostrzega, że nie będzie kolejnego odroczenia wprowadzenia systemu – jednym słowem od e-faktur nie uciekniemy. Jeśli zastanawiasz się czym dokładnie jest KSeF, dlaczego jest wprowadzany i jak przygotować się na wejście Krajowego Rejestru e-Faktur – obejrzyj ten webinar.

Wirtualne spotkanie na temat przygotowania biznesu do komunikacji z Krajowym Rejestrem e-Faktur polecamy zwłaszcza przedsiębiorcom, u których:

• liczba dokumentów w firmie jest liczona w tysiącach
• jest wiele źródeł wystawiania faktur i dokumentów
• systemy służące do wystawiania dokumentów nie mogą być modyfikowane pod obecną formę komunikacji z KSeF a także przyszłe zmiany.

Zapoznaj się poniżej z krótkim podsumowaniem webinaru. Gościem Łukasza Rawy był nasz ekspert, Michał Sosnowski – Business Development Director.

Prowadzący: Łukasz Rawa [ŁR], dziennikarz „Wiadomości Handlowych” a także portalu www.wiadomoscihandlowe.pl

Ekspert: Michał Sosnowski [MS], Business Development Director w Exorigo-Upos

[ŁR] Po co w zasadzie powstał Krajowy System e-Faktur, kogo dotyczy i jaki jest sens wprowadzania tej zmiany?  

[MS] KSeF to jest skrót od Krajowy System e-Faktur. Krajowy, czyli coś zarządzanego przez państwo. System, czyli rodzaj narzędzia informatycznego, natomiast e czyli elektroniczny. Innymi słowy jest to rozwiązanie informatyczne zarządzane przez Ministerstwo Finansów, które obsługuje elektroniczne faktury. Dotyczy w skrócie wszystkich, którzy obecnie są zobowiązani do wystawiania dowolnej rodzaju faktury VAT, z pewnymi wyjątkami. Dotyczy to dowolnej faktury VAT, która jest w obiegu prawnym.

Sam KSeF został powołany do życia ustawą z 29 października 2021 roku i obowiązuje formalnie od pierwszego stycznia 2022 roku. Jest z nami już rok, ale w postaci fakultatywnej, czyli stosowanie elektronicznej faktury w rozumieniu tej ustawy jest w tym momencie dobrowolne i nieobowiązkowe. Obowiązek stosowania elektronicznej faktury jest wprowadzany od 1 stycznia 2024  roku. Pojęcie faktury elektronicznej funkcjonuje w ustawodawstwie polskim od dłuższego czasu. Ustawa dość jednoznacznie precyzuje, że to nie chodzi o dowolną fakturę (…)

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej z webinaru KSeF

Jaki jest sens wdrożenia Krajowego Rejestru e-Faktur?

[MS] Z perspektywy ministra finansów jest on dość oczywisty. Ministerstwo Finansów szacuje, że dzięki wdrożeniu tego systemu w przeciągu kilku lat przychód państwa z tytułu ograniczenia szarej strefy wyniesie ponad 10 miliardów złotych. Poza tym każda kontrola nie będzie musiała żądać od podatnika wyciągnięcia z archiwum dokumentów, bo do wszystkich faktur będzie miała bezpośredni dostęp i to w postaci jednolitej i szczegółowej. Na pewno korzyścią jest to, że pojawi się jednolity format, co otwiera się dużą przestrzeń do automatyzacji obiegu dokumentów a także przejście na transformację cyfrową wszystkich przedsiębiorców , którzy są zobowiązani do wystawiania faktur.

Według zapisów ustawowych zostanie skrócony okres zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni, zmieni się też charakter pracy służb księgowych czy biur rachunkowych gdyż nie będzie konieczności zbierania faktur, wprowadzania ich czy ręcznie, czy rozpoznawania skanów, bo na bieżąco biuro księgowe będzie mogło pobierać je samodzielnie z KSeF.

System jeszcze ewoluuje. Być może będzie rozszerzany, zmieniany. Jakie zmiany już zostały wprowadzone?  

[MS] Niedawno, sześć tygodni temu, został opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacyjnego projekt zmiany ustawy o VAT, który wpływa na działanie, również od strony technicznej, sposób integracji i korzystania z KSeF. Planowe wdrożenie i publikacja tej ustawy jest przewidziana na drugi kwartał 2023 r.  Istotną zmianą, która jest zaproponowana, dotyczy faktur uproszczonych, a dokładniej  paragonów z NIPem do 450 złotych. Paragon z NIP do 450 zł jako faktura jest prawnym dokumentem tylko do końca bieżącego roku. Natomiast faktury wystawiane na urządzeniach rejestrujących np. Na drukarkach fiskalnych będą możliwe rok dłużej, czyli do końca roku 2024. Po 2025 roku będzie konieczność wystawienia faktury VAT w inny sposób niż na urządzeniu fiskalnym, ale pozostałe wszystkie reguły pozostają bez zmian. Czyli jeżeli wystawiamy fakturę VAT do paragonu, to ona jest możliwa do tylko do NIP, który został zarejestrowany na paragonie. Zatem jeśli nabywca poprosi nas o fakturę, to my możemy albo wystawić ją bezpośrednio w procesie sprzedaży, albo jeśli była to sprzedaż na kasie fiskalnej, to wystawiamy fakturę do paragonu, ale już nie na urządzeniu fiskalnym. To jest bardzo duża zmiana. Są na nią jeszcze dwa lata, ale musimy na nią przygotować całą organizację. Bardzo ważną zmianą są zaproponowane kary za niewystawienie faktury w KSeF. Ta kara wynosi do 100% VATu, jeśli występuje VAT lub 18,7% wartości należności jeśli nie ma VATu, ale uwaga minimum 1000 zł, jest to jeszcze na dodatek decyzja naczelnika Urzędu Skarbowego z 14 dniowym terminem płatności.

Kary są zapisane od lipca 2024 roku, czyli z półrocznym poślizgiem w stosunku do obowiązkowego KSeF.

Istotne w KSeFie jest to, że jest to jednokierunkowa działalność. Faktura przesłana do KSeF nie podlega żadnej modyfikacji i jedyną możliwością jej poprawy jest faktura korygująca. Wysłanie czegokolwiek do KSeF jest bezpowrotne – przynajmniej w tym momencie.  

Czy nie można już tego zmienić? Obejrzyj cały webinar.

Czy ta standaryzacja formatu e-faktury wpłynie na jednolite procesu klientów, czy zostanie to uproszczone dzięki temu?

[MS] Wydaje mi się, że one nie będą jednolite. Trochę jest tak, że jest obowiązek prawny wystawienia faktury w KSeF, natomiast ustawodawca nie narzuca sposobu działania i prowadzenia biznesu przedsiębiorcom czy dowolnemu podatnikowi – jednostce samorządu terytorialnego, dużemu, małemu przedsiębiorstwu, jednoosobowej działalności gospodarczej. Wszystkie podmioty, które są zobowiązane, muszą od 1 stycznia 2024 wystawiać e-faktury. Nasze doświadczenia są takie, że podatnicy mają różne podejścia i to zarówno po stronie wystawcy, jak i po stronie nabywcy. Dwa podstawowe scenariusze działania dotyczą wystawiania faktury w procesie interaktywnej sprzedaży. Tutaj jest podstawowy problem związany z sytuacją, chociażby taką, jaka jest w sklepie przy interakcji z klientami i (nie)efektywności działania KSeF. Drugi tryb to wygenerowanie faktury i uzyskanie identyfikatora KSeF – dopiero wtedy wiadomo, że ta faktura jest już oficjalnie wystawiona i można ją przekazać do nabywcy. Natomiast od strony nabywcy też są różne podejścia, z którymi się spotykamy. Od skrajnych, że kontrahenci nic nie będą zmieniać, wierząc, że wystawca wystawi fakturę w KSeF. Natomiast bardziej realistyczne są takie scenariusze, gdzie obecny proces zostanie rozbudowywany o weryfikację, czy faktura jest wystawiona w KSeF wraz z dalszym procesowaniem informacji o danych z KSeF takich jak identyfikator KSeF oraz data wystawienia faktury w KSeF. Jest też podejście przestawienia się na KSeF, gdzie cały proces obiegu dokumentów zaczyna się od pobrania faktury z KSeF i dopiero na tej podstawie są dalej procedowane dokumenty w organizacji. Bardzo zależy od sytuacji w danym przedsiębiorstwie, np. jeżeli jesteśmy w sytuacji, kiedy mamy dobrze zorganizowany, działający, sprawny, efektywny proces np. elektronicznej wymiany danych EDI z naszymi kontrahentami, to tutaj można próbować to po prostu rozszerzyć istniejący proces o komunikację z KSeF. Pomimo tego, że format e-faktury jest dość rozbudowany, to nadal nie obejmuje wszystkich przypadków, danych i informacji jakie są niezbędne w wymianie handlowej. Klasycznym przypadkiem jest załącznik do faktur , który nie jest obsługiwany przez KSeF, ale też dodatkowe informacje niekoniecznie można w prosty sposób przekazywać przez KSeF. Jeżeli istnieje już obecnie proces, który taką wymianę informacji realizuje, to są kontrahenci, którzy chcą raczej rozbudować istniejący proces o weryfikację dokumentu w KSeF, aby mieć pewność, że fakturę, z której odliczają VAT, jest to rzeczywiście oficjalna faktura. W większości przedsiębiorstw istnieje już proces obiegu dokumentów i zmiana już istniejącego procesu jest zwykle trudniejsza, niż wdrażanie nowego. Z jednej strony jeżeli ktoś obecnie nie działa w sposób bardziej ręczny, to taki tryb może być dla niego prostszym do wdrożenia, niż gdyby musiał zmieniać działające od lat rozwiązanie.  Takie wdrożenie to oprócz aspektów czysto technicznych, może być wzywaniem w innych obszarach: trzeba zmienić ludzkie przyzwyczajenia, obawy przed zmianą, utratą kontroli nad procesem itd. To dość typowa sytuacja w momencie, w którym następuje zmiana a tutaj mówimy o dość istotnej zmianie.  W przypadku przygotowań do korzystania z KSeF, ważną rzeczą jest weryfikacja gdzie są niezbędne dane.  Mówimy tutaj i o wystawieniu faktury sprzedaży i o pobieraniu faktur zakupu z KSeF. Może się okazać, że tych systemów jest rzeczywiście całkiem dużo, co wpływa na komplikacje projektu. Zdarzały się takie sytuacje, gdzie w dużych przedsiębiorstwach zidentyfikowano 21 systemów przetwarzających faktury. Zatem skala wdrożenia potrafi być znaczna.

Pojawia się wiele obaw związanych z tymi zmianami. Czy faktycznie należy się bać tych zmian w związku z wdrażaniem KSeF?

[MS] Jeśli dobrze się do tego przygotujemy, zaprojektujemy zmianę, to nie mamy się czego obawiać. Oczywiście mówimy o fakturowaniu, które praktycznie w każdym przedsiębiorstwie jest kluczowym procesem biznesowym i nie można sobie pozwolić na jakiekolwiek zaburzenie tego procesu.

Przeczytaj nasz artykuł 21 kroków by przygotować się do wdrożenia KSEF.

Krajowy Rejestr e-Faktur od roku już działa, można go testować. Jak w praktyce wygląda system i komunikacja z KSeF. Czy wszystko działa tak, jak zakładano?

[MS] Generalnie myślę, że należy pochwalić Ministerstwo Finansów za prace nad samym systemem, jak i nad aplikacją, którą udostępniają użytkownikom-podatnikom. Jest jeszcze kilka obszarów, które mogłyby być realizowane lepiej, np. w sferze miękkiej, dotyczącej powiadamiania o tym, że środowisko jest niedostępne. Jest też dostępny adres do oficjalnej komunikacji w sprawie KSeF, który odpowiada z opóźnieniem, lub nie odpowiada wcale, zatem wskazane by było usprawnienie tego procesu.  Informacje na temat KSeF są rozproszone i trzeba ich pilnować, w różnych miejscach, co wymaga uporządkowania.

Co jeszcze wymaga poprawi i na jakie obszary warto zwrócić uwagę? Kliknij, by obejrzeć cały webinar.

W jaki sposób można skorzystać z komercyjnych rozwiązań programów takich, które np. oferuje Exorigo-Upos? Jest też opcja darmowego interfejsu oferowanego przez Ministerstwo Finansów – jakie są zasadnicze różnice pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami?

[MS] Ministerstwo Finansów oferuje dwa rozwiązania. Pierwsze: jest to strona www, która jest dostępna dla wszystkich podatników, którzy po autoryzowaniu się na jeden z dopuszczalnych sposobów mogą korzystać z KSeF, czyli mogą podejrzeć wszystkie dotychczas wystawione przez siebie faktury sprzedaży oraz swoje faktury zakupu. Można też ręcznie wystawić pojedynczą fakturę oraz zarządzać uprawnieniami. Jest to metoda działania dla mniejszych instytucji, które w wystawiają relatywnie niewiele faktur. W sytuacji, gdy mamy większy wolumen dokumentów, przedsiębiorcy korzystają z integracji poprzez API, które udostępnia KSeF i pozwala na automatyzację komunikacji z KSeF. Jakie są różnice? Różnica jest taka, że rozwiązanie, które przygotowało Exorigo-Upos stara się zaadresować rzeczy, których w zakresie KSeF nie można zrobić lub można zrobić tylko jest to skomplikowane. W naszym rozwiązaniu staramy się, żeby działanie  było prostsze i łatwiejsze zarówno w zbudowaniu, jak i utrzymaniu. Od strony cyklu życia, z uwagi na zmienność przepisów, wymagań technicznych, jak również zmian w samej aplikacji Ministerstwa czy API, powoduje konieczność ciągłego dostosowywania integracji z KSeF. W przypadku większych przedsiębiorców, zmiany takie trzeba wprowadzać w krótkim terminie, w wielu miejscach i systemach na raz  co może być dużym wyzwaniem. Korzystając z narzędzi takich jak nasza usługa SmartKSeF, spora część tego typu zmian potrafi być zaadresowana przez naszą aplikację. Raz zintegrowany system dziedzinowy z naszym usługą  wymaga znacznie mniej modyfikacji, niż wynika to ze zmian w API KSeF. My wychodzimy naprzeciw przedsiębiorstwom ze standardowym interfejsem stosując najlepsze praktyki IT. Mamy gotowy REST API w standardzie Open API. Rzeczy związane z autoryzacją są wygodne do integracji i powodują, że przy korzystaniu z naszego rozwiązania ta integracja jest łatwa i prosta w zrozumieniu,i realizowana w sposób kontekstowy, czyli nie tak jak w przypadku KSeF, gdzie sprawdzane są tylko dane obligatoryjne, ale weryfikowaną się także dane, które są kontekstowe, wymagane w konkretnym kontekście.  Rozwiązania takie jak nasze potrafią bardzo elastycznie dostosowywać się do możliwości i ograniczeń systemów klientów, co powoduje, że zarówno model wysyłania w jedną stronę czy informacji zwrotnej to są działania, które mogą być dostosowane do konkretnych potrzeb różnych systemów w danej firmie. Elastyczność zatem jest istotnym czynnikiem przy wyborze kierunku działań. Elementem, który również należy brać pod uwagę, jest dostępność. Mówiliśmy o tym, że KSeF może być niedostępny, np. w wyniku jakiejś awarii. Nasz system już jest gotowy na takie rozwiązania. Po przekazaniu faktury do naszej usługi, my odpowiadamy za skuteczne dostarczenie tejże faktury do KSeF. Badamy dostępność KSeFu i gdy tylko jest z powrotem przywrócony, faktura jest przekazywana. Dość istotnym elementem w zakresie obsługi awarii KSeF jest to, że w rozwiązaniu, które zaproponowaliśmy, jest już możliwość nadawania przez system sprzedaży indywidualnego numeru zlecenia fakturowania, które jest prezentowane na fakturze, np. w postaci kodu QR. Jest on linkiem do naszego portalu, który umożliwia anonimowy podgląd faktury. Pod wieloma względami nasze rozwiązanie jest wygodniejsze i umożliwia realizować wiele rzeczy, na które system Ministerstwa Finansów nie pozwala.

Wygląda na to, że państwa rozwiązanie ma rzeczywiście wiele zalet. Zgodnie z informacją prasową, jedna z firm poinformowała, że zdecydowała się wybrać rozwiązanie SmartKSeF jako system do obsługi e-faktur. Poproszę o krótki komentarz.  

Lider rynku retail, o złożonej architekturze IT, Empik, zdecydował się na powierzenie nam obsługi tego kluczowego procesu biznesowego.  Nasza usługa w tym wypadku będzie odpowiadała za wystawianie faktur ze wszystkich systemów sprzedaży i pobieranie wszystkich faktur zakupu z KSeF. Oprócz cech przeze mnie wymienionych, jest wiele udogodnień, na które nasza usługa Smartksef pozwala, np. integracja z Active Directory systemu klienta, dostęp w jednym miejscu do wszystkich faktur, nadawca w jednym miejscu będzie miał możliwość weryfikacji wszystkich faktur ze swojego biznesu, a także wspomniana już gotowość na obsługę niedostępności KSeF.  Jeśli chodzi o wybór Exorigo-Upos przez Empik to myślę, że duże znaczenie miało 30-letnie doświadczenie w rozwijaniu i utrzymywaniu systemów wspomagających handel detaliczny i e-commerce, a także usług, które dostarczamy, o podobnym charakterze, które wspierają naszych klientów. Dobrym przykładem jest usługa Cloud EFT, czyli autoryzacja transakcji płatniczych w czasie rzeczywistym, obsługująca krytyczny proces sprzedaży i podlegająca ścisłym regulacjom bezpieczeństwa. Dzięki niej, przed świętami, obsłużyliśmy ponad 4 miliony transakcji jednego dnia, także potrafimy dostarczać rozwiązania, które są i bezpieczne, i efektywne. Jesteśmy też autorem wielu rozwiązań, zarówno front-office , back-office,ERP i e-commerce. Rozumiemy kompleksowo cały proces sprzedaży i zakupów, a nie tylko wąski wycinek przetwarzania komunikacji.

Czym przedsiębiorcy powinni się kierować przy wyborze systemu do obsługi KSeF? Jakie kluczowe czynniki, na które warto zwrócić uwagę? Co z e-Paragonami? Co z fakturami zagranicznymi?

Odpowiedzi na te i wiele innych pytań znajdziecie w webinarze na temat Krajowego Rejestru e-Faktur.

Zachęcamy do zadawania pytań bezpośrednio do naszego eksperta: Michała Sosnowskiego.

Umów pokaz DEMO SmartKSeF

Czytaj więcej:

Pytania i odpowiedzi na temat Krajowego Systemu e-Faktur z webinaru.

21 kroków, aby dobrze zaplanować wdrożenie KSeF.