Wspieramy Empik w przygotowaniach do obowiązku korzystania z KSeF

Od 1 lipca 2024 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy dla firm w Polsce. Nie będzie innego sposobu na rozliczanie sprzedaży, a wszelkie błędy w fakturowaniu obłożone będą karami. Dla wielu podmiotów, sprostanie tej księgowej rewolucji może być wyzwaniem. Dlatego firmy zaawansowane w transformacji cyfrowej, takie jak Empik, już teraz intensywnie pracują nad odpowiednim przygotowaniem swoich systemów, korzystając ze stworzonego przez Exorigo-Upos systemu SmartKSeF.

Empik, lider rozwiązań omnichannelowych w Polsce, wspólnie z Exorigo-Upos, rozpoczął już przygotowania do obowiązkowego korzystania z KSeF. Poza obligatoryjnym aspektem wdrożenia nowego e-fakturowania, firma traktuje ten proces jako okazję do optymalizacji i dostosowania swoich systemów oraz procedur do nowego narzędzia.

– Całą branżę handlową czeka prawdziwa rewolucja. Odpowiednie przygotowanie się do zmian jest kluczowe do dalszego sprawnego funkcjonowania biznesu. Doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego prowadzimy już bardzo zaawansowane prace przygotowawcze, w których wspiera nas Exorigo-Upos – mówi Maciej Jakubowski, Chief Technology Officer w Empiku.

E-faktury już za rok staną się obowiązkowe dla każdego podatnika w Polsce. Biorąc pod uwagę skalę zmian w przedsiębiorstwach, jakie wdrożenie KSeF wymusza, zostało niewiele czasu na przygotowanie się. Fakturowanie to krytyczny proces biznesowy, a stopień skomplikowania komunikacji z rządowym rejestrem jest znaczący. Warto pamiętać, że bezpieczna integracja z KSeF musi być poprzedzona testami i modyfikacjami procesów wewnętrznych, dlatego może zająć nawet kilka – kilkanaście miesięcy (w zależności o skomplikowania implementacji).

Dla podmiotów handlu detalicznego jedną z ważniejszych modyfikacji, które przynosi propozycja zmian ustawy o VAT, jest zapowiedź wycofania możliwości traktowania paragonu z NIP nabywcy do kwoty 450 zł jako faktury uproszczonej.

Rozwiązanie SmartKSeF pozwala na integrację wielu systemów sprzedażowych i zakupowych. Dzięki temu cała komunikacja z rządowym rozwiązaniem dostępna jest w jednym miejscu. Ważnym elementem rozwiązania jest także ujednolicona walidacja wystawianych dokumentów – to pozwoli na uniknięcie błędów. Exorigo-Upos opracowując własne rozwiązanie pośredniczące w komunikacji z KSeF, korzystało z wieloletnich doświadczeń we wdrożeniach systemów kasowych oraz hubu płatniczego Cloud EFT dla dużych podmiotów handlu detalicznego w Polsce. W dotychczasowych procesach fakturowania kontrolę nad wystawianiem dokumentu miał sprzedawca. W warunkach obligatoryjnej e-Faktury wprowadzenie jej do obrotu prawnego zależy od działania rozwiązania przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. KSeF może odrzucić fakturę po dłuższym czasie od momentu jej wygenerowania i przekazania klientowi.

Dzięki skorzystaniu z funkcjonalności SmartKSeF, firmy umożliwią swoim klientom w czasie rzeczywistym walidację wystawianej faktury, a nabywcom towaru sprawdzenie statusu wystawienia faktury w KSeF niezależnie na jakim etapie procesowania znajduje się dokument.

– Obligatoryjne e-fakturowanie niesie ze sobą wiele zalet m.in. usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-Faktury i ograniczenie dokumentacji papierowej. Natomiast należy pamiętać, że dla dużych podmiotów, może stanowić rewolucję i wymagać bardzo poważnych zmian w procesach i procedurach. Czasu na przygotowanie się jest wbrew pozorom niewiele – podsumowuje Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.

Przeczytaj pozostałe teksty na temat KSeF:

Od czego zacząć wdrażanie e-Faktury w organizacji? Poradnik krok po kroku.

Krajowy system e-Faktur – jak biznes powinien się przygotować na nadchodzące zmiany? Obejrzyj webinar KSeF z wiedzą ekspercką w pigułce.