Od lutego 2026 (a dla mniejszych firm od kwietnia 2026) obowiązek e-fakturowania we współpracy z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) to dla wielu podmiotów wręcz rewolucja w księgowaniu. Czy Wasza firma jest gotowa na tę zmianę? Jak się do tego wyzwania przygotować? Zapoznajcie się z naszym przewodnikiem po wdrożeniu KSeF, aby zdążyć na czas z przygotowaniami do nowego procesu e-fakturowania.

Wdrożenie KSeF krok po kroku

1. Jeśli jeszcze tego nie zrobiliście, to zapoznajcie się ze zmianami, jakie wnosi zmodyfikowana ustawa o VAT: Dz.U. 2024 poz. 852 oraz Dz.U. 2023 poz. 1598. Przemyślcie, co oznaczają dla Waszego przedsiębiorstwa lub skonsultujcie się z doradcą podatkowym.
2. Zidentyfikujcie wszystkie źródła wystawiania faktur sprzedaży oraz procesowania dokumentów zakupu w Waszej firmie. W przypadku grup kapitałowych, sieci franczyzowych lub rozproszonych struktur zwróćcie uwagę, aby nie pominąć żadnego miejsca. Podobnie w zakresie modelu B2B, B2C, B2G, czy różnych kanałów sprzedaży: stacjonarnego, e-commerce, omnichannel, telesprzedaży i innych.
3. Zweryfikujcie w swoim dziale IT lub u dostawców systemów, czy przygotowana jest aktualizacja oprogramowania, gwarantująca komunikację z KSeF. Jeśli taki warunek nie jest spełniony, lub z różnych względów nie rozważacie takiej opcji, wtedy potrzebne jest alternatywne rozwiązanie, aby sprostać zmianie prawa.
4. Sprawdźcie dokładnie, jak wystawiacie faktury klientom. Zweryfikujcie faktury, które otrzymujecie od swoich dostawców. W analizie uwzględnijcie rodzaj dokumentów i ich treść, np. jakie dane wymieniane są z kontrahentami, czy stosowane są załączniki, czy odbiorca potrzebuje faktury natychmiast, jakie skutki wywołuje opóźnienie w wystawieniu faktury, jak wygląda proces korygowania/anulowania faktury, itp.
5. Zweryfikujcie dostępność danych obligatoryjnych oraz fakultatywnych dla struktury e-faktury w systemach wystawiających dokumenty VAT. Określcie źródło informacji, sprawdźcie jakość i kompletność danych, najlepiej na dużej próbce i dla różnych przypadków biznesowych a nie tylko najczęściej występujących oraz zgodność ze schematem Ministerstwa Finansów – np. KSeF stosuje słownik krajów i walut, do którego wszyscy muszą się dostosować.
6. Dokonajcie mapowania danych na pola KSeF, co można przyspieszyć korzystając z gotowych arkuszy mapowania. Jeśli procesy biznesowe używają więcej informacji niż pozwala na przekazanie schemat Ministerstwa, rozważcie, jak będą udostępniane kontrahentom dodatkowe dane.
7. Zastanówcie się, jakie integracje i zmiany w systemach/procesach są do wykonania przed wdrożeniem KSeF i zaplanujcie ich realizację wewnętrznymi zasobami lub przy wsparciu dostawców zewnętrznych. Przeanalizujcie sytuację na dziś, ale nie zapominajcie o przyszłości i planie na wypadek zmian w KSeF. Wybierając rozwiązanie pośredniczące, obowiązek dostosowania do zmieniającego się prawa powinien zostać przeniesiony na system brokera – taki jak SmartKSeF. Natomiast zawsze mogą zdarzyć się modyfikacje, które będą wymagały także aktualizacji Waszych systemów. Sprawdźcie, czy nie toczą się, lub nie są zaplanowane w najbliższej przyszłości, projekty, które wpłyną na procesowanie faktur – lepiej byłoby uniknąć nałożenia się ich w tym samym czasie.
8. Przeanalizujcie proces wystawiania i udostępniania faktur odbiorcom w kontekście wprowadzenia KSeF, np. uwzględniając brak możliwości anulowania czy zmodyfikowania faktury po wysłaniu. Zweryfikujcie wewnętrzne procedury, uprawnienia pracowników oraz zasady komunikacji z kontrahentami. Być może takie zmiany wymuszą modyfikacje w systemach, np. dodatkowe role. Jeśli planujecie udostępnianie faktur do nabywców tylko poprzez KSeF w okresie fakultatywnym do 31 stycznia 2026, to pamiętajcie o konieczności uzyskania akceptacji nabywcy dla otrzymywania e-faktur tą drogą – ustawodawca nie narzuca jej formy, więc można rozszerzyć np. istniejącą zgodę na przekazywanie faktur elektronicznych.
9. Zwróćcie uwagę na konieczność uzyskania identyfikatora w KSeF, który będzie kluczową referencją dla urzędów jak i kontrahentów. Sprawdźcie przekazywanie informacji z/do kontrahentów. Jeśli np. na fakturach wymagacie od dostawców referencji do Waszych zamówień, to poinformujcie ich, w jaki sposób powinni umieszczać je na fakturach ustrukturyzowanych. Pomocne może być skorzystanie z doświadczeń firm, które, jak Exorigo-Upos, realizują podobne projekty i mogą pomóc w analizie oraz zarekomendować optymalne rozwiązania.
10. Sprawdźcie regulaminy, umowy i inne formalne dokumenty, które mogą wymagać aktualizacji z uwagi na wdrożenie e-faktury. Wybrane zagadnienia, o których należy pamiętać to: kwestia dostarczenia faktury, duplikatu, terminy płatności, zasady działania w okresie awarii KSeF itp. Dotyczy to relacji zarówno z klientami, jak i z dostawcami.
11. Przemyślcie, czy i w jakiej formie będzie potrzebne rejestrowanie UPO w ewidencji. Po zakończeniu sesji komunikacyjnej, do wszystkich wystawionych w jej trakcie faktur, KSeF wystawi jedno Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
12. Zastanówcie się, w jaki sposób chcecie zarządzać archiwum faktur. Ustawowo KSeF gwarantuje przechowywanie e-faktur przez 10 lat, co zwalnia podatników z obowiązku prowadzenia ewidencji w tym zakresie. Rozważcie, czy przez jakiś czas nie chcecie działać „na zakładkę” i kontynuować własną ewidencję po uruchomieniu KSeF.
13. Zastanówcie się nad możliwościami optymalizacji istniejących procesów przed wdrożeniem KSeF, zwłaszcza obiegu faktur zakupowych. Jeśli Wasza kancelaria skanuje dokumenty papierowe, archiwizuje je, rozpoznaje treść ręcznie lub automatycznie przez OCR przed przekazaniem do dalszej akceptacji, to KSeF może usprawnić ten proces. Pobieranie faktur w jednolitym formacie, dzięki narzędziom pośredniczącym, takim jak SmartKSeF, może być uzupełnione o praktyczne wizualizacje – to znacząco ograniczy ilość dokumentów wprowadzanych ręcznie do różnego rodzaju systemów obiegu dokumentów. Skorzystajcie z cyfryzacji i zautomatyzujcie proces aż do kroku opisywania i akceptacji faktury. Pamiętajcie, że na dokumentach elektronicznych nie dodacie już komentarza, parafki, pieczątki czy dekretacji – tak jak to miało miejsce na wydrukach papierowych. Systemy obiegu dokumentów dają dużo większe możliwości niż proces „analogowy”, ale działania realizowane są w systemie, a nie na papierze. Pamiętajcie, że nie wszyscy kontrahenci będą uprawnieni do wystawiania faktur w KSeF, np. w przypadku faktur importowych, więc procesy muszą obsłużyć także przypadki faktur zakupu poza KSeF. Podobnie w przypadku dostarczania faktury sprzedaży do nabywcy, który nie może ich pobrać z KSeF.
14. Zwróćcie uwagę na możliwe ograniczenia w czasie wystawiania i w limitach dostępowych API KSeF per dana firma. Może to stanowić trudność przy wielu rozproszonych systemach dziedzinowych. Przeanalizujcie, czy ze względu na wymagania biznesowe, nie warto skorzystać z rozwiązania pośredniczącego, takiego jak SmartKSeF, które adresuje problem potencjalnie wolniejszego działania systemu Ministerstwa Finansów i zapewnia w ten sposób ciągłość procesu fakturowania.
15. Zastanówcie się nad zasobami wewnętrznymi w zakresie monitoringu działania komunikacji z KSeF. Należy uwzględnić potencjalne częste aktualizacje API KSeF. Jeśli nie korzystacie z rozwiązania pośredniczącego, takiego jak SmartKSeF, to obowiązek pilnowania zmian i dostosowywania się do nich będzie spoczywał na Waszej firmie.
16. Zwróćcie uwagę na poszczególne typy faktur, w tym B2C, np. faktura dla konsumenta bez NIP do zamówienia e-commerce, które także mogą być rejestrowane w KSeF. Pamiętajcie też o tym, że faktura korygująca VAT w 2026 roku będzie musiała mieć referencje do identyfikatora e-faktury nadanego przez KSeF – o ile źródłowa faktura była wystawiona w rządowym systemie. Od połowy 2026 r. paragon z NIP do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę, więc jeśli obecnie wystawiane są w Waszej firmie takie paragony, to przygotujcie się na zmiany w obsłudze klientów. Podobnie faktura fiskalna (faktura VAT wystawiana na urządzeniu fiskalnym) nie będzie dopuszczalna od połowy 2026 r.
17. Pamiętajcie o zmianie w tytułach przelewów. Od 1 sierpnia 2026 roku powstanie obowiązek podania w tytule przelewu referencji do identyfikatora KSeF lub zbiorczego identyfikatora, czyli nadanego przez KSeF dla wielu e-faktur.
18. Zastanówcie się, jak obsłużycie procedurę awaryjną na wypadek niedostępności KSeF – samodzielnie, czy korzystając z automatycznej obsługi w rozwiązaniu pośredniczącym, takim jak SmartKSeF. W takiej sytuacji, jak zapewnia Ministerstwo Finansów, możliwe będzie wystawianie e-faktury zgodnie ze schemą i przekazanie nabywcy z obowiązkiem rejestracji takiej faktury w KSeF później, w ciągu 7 dni od ustąpienia awarii KSeF. Rozwiązania pośredniczące pomogą minimalizować wpływ niedostępności KSeF na fakturowanie, a przy bezpośredniej integracji firmowe systemy powinny obsłużyć sytuację np. braku Internetu czy awarii i przekazania faktury do wystawienia w KSeF po odzyskaniu łączności/ustąpieniu awarii.
19. Przeanalizujcie procesy przed wdrożeniem KSeF: przygotowania danych do e-faktur, wystawiania, udostępniania dokumentów oraz ich przekazywania. Uwzględnijcie wszystkie działy w firmie, które są w nie zaangażowane. Pomimo, że formalnie wg litery prawa od 1 lutego 2026 r. faktura wystawiona w KSeF będzie uznana za dostarczoną nabywcy, to zadbajcie, aby klienci nie byli negatywnie zaskoczeni zmianą w otrzymywaniu dokumentów. Zaplanujcie także szkolenia dla pracowników.
20. Zapoznajcie się z rządową Aplikacją Podatnika na środowisku testowym Ministerstwa Finansów. Następnie zidentyfikujcie wszystkie osoby i firmy, zajmujące się obsługą faktur, w tym podmioty zewnętrzne. Nadajcie odpowiednie uprawnienia. Zadbajcie aby kontrahenci, w imieniu których wystawiacie faktury (np. w procedurze samofakturowania) nadali Wam stosowne uprawnienia. Przy systemowej integracji z KSeF, np. poprzez narzędzia pośredniczące, najczęściej nie będzie konieczności korzystania z portalu Ministerstwa. Natomiast w ramach weryfikacji stanu wiedzy Krajowej Administracji Skarbowej o fakturach Twojej firmy, można zautoryzować się jedną z dostępnych metod uwierzytelnienia do konta firmowego w Aplikacji Podatnika, aby sprawdzić status bezpośrednio w KSeF. Zastanówcie się też nad procedurą odejścia pracownika, który miał dostęp do portalu rządowego.
21. Rozpocznijcie jak najwcześniej testowe wystawianie e-faktur w ramach trwającego okresu fakultatywnego. Kluczowe jest dobre przygotowanie się w okresie przejściowym do docelowego obowiązkowego wystawiania faktur z KSeF. Testujcie także nietypowe przypadki np. odrzucenie faktury przez KSeF, konieczność skorygowania lub anulowania faktury czy ponowienia wysyłki faktury do systemu Ministerstwa.
    • Jeśli zaczniecie odpowiednio wcześnie, to zdążycie zaplanować najpierw komunikację ze środowiskiem demo, aby proces przeszedł pełną ścieżkę autoryzacji w KSeF. Wystawiona faktura będzie testowa, a Wasza firma zyska pewność, że jesteście gotowi na spełnienie obowiązku e-fakturowania.
    • Jeśli to możliwe, zaplanujcie pilotaż oddzielnie dla każdego systemu, tak, aby ewentualne błędy procesu nie zakłóciły jednocześnie wszystkich funkcjonujących na co dzień systemów. Do 31 stycznia 2026 r. obecnie stosowane faktury, papierowe czy w formie PDF, są dalej legalną formą udokumentowania sprzedaży, więc, jeśli zajdzie konieczność naprawy jakiegoś błędu lub procedury rollback, możecie spokojnie wrócić do dotychczasowego procesu.
    • Zweryfikujcie działania z kluczowymi kontrahentami. Tego typu testy w zakresie obsługi całego procesu w SmartKSeF z chęcią przeprowadzi z Wami nasz dedykowany zespół.

Polecamy do obejrzenia webinar z naszym ekspertem, który powstał we współpracy z Wiadomościami Handlowymi.

LINK DO WEBINARU na temat przygotowania na wejście KSeF