Jak wkrótce będziemy wystawiać faktury VAT?

Spore zmiany w kontekście wystawiania faktur. Właśnie na to muszą przygotować się przedsiębiorcy, w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiana ma wiązać się z koniecznością elektronicznego wystawiania takich ustrukturyzowanych dokumentów, na co warto przygotować się już teraz, bez czekania na ostateczny termin wejścia przepisów w życie. O czym musi pamiętać każdy przedsiębiorca oraz dlaczego nie należy obawiać się implementacji KSeF?

Zmiana sposobu wystawiania faktur – na czym polega i od kiedy obowiązuje?

KSeF ma dawać możliwość wystawiania faktur w formacie XML dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu. W systemie od razu będzie sprawdzane, czy taki dokument jest prawidłowy, co zabezpieczy przed przekazywaniem błędnych faktur. Proces będzie więc podlegał cyfryzacji oraz automatyzacji w zakresie obiegu takich dokumentów pomiędzy podatnikami, a także umożliwi wgląd instytucji państwowych.

Od kiedy natomiast faktury będą musiały być wystawiane właśnie w ten sposób?

Generalnie rok 2023 jest przejściowym i nie ma jeszcze obowiązku korzystania z tego rozwiązania, choć oczywiście warto to zrobić odpowiednio wcześniej. Natomiast obowiązkowy KSeF wchodzi w życie wraz z dniem 1 lipca 2024 roku (dla czynnych VATowców), a dopiero od 1 stycznia 2025 dla podmiotów niepłacących VATu.

Skąd pomysł na wdrożenie KSeF?

Wdrożenie KSeF to wypadkowa polityki skupionej na uszczelnieniu systemu podatkowego. Dzięki temu, że faktury mają być wystawiane elektronicznie i w ten sam sposób odbierane a przede wszystkim faktura jest wprowadzana do obiegu prawnego przez wystawienie w KSeF, ma to gwarantować większą kontrolę nad tymi dokumentami i pozwalać na szybkie wykrywanie ewentualnych działań niezgodnych z prawem.

KSeF ma jednak również ułatwiać działania przedsiębiorcom. Jego zalety to m.in.:

• jednolity, ustrukturyzowany format wszystkich faktur,
• niepodważalne źródło informacji o fakturze,
• jedno źródło faktur dla wszystkich uczestników (wystawcy, nabywcy, odbiorcy, US,itd.),
• brak konieczności wystawiania duplikatów dokumentów,
• szybsza wymiana danych pomiędzy kontrahentami,
• automatyzacja wielu procesów księgowych, czyli oszczędność czasu.

Dodatkowo korzystanie z KSeF ma przyspieszać okres zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. Będzie to miało korzystny wpływ na sytuację finansową wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych mniejszych, które mogą borykać się z problemami w zakresie płynności finansowej.

Firma gotowa na zmiany z Exorigo-Upos

Specjaliści zalecają, aby nie czekać na ostatni moment z wdrożeniem KSeF. Doskonale jednak rozumiemy obawy przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć problemów z integracją i obsługą tego rozwiązania. Dlatego też stworzyliśmy system SmartKSeF znacznie ułatwiający proces, dzięki outsourcowaniu komunikacji z KSeF oraz przetwarzania e-Faktur.

To rozwiązanie zwłaszcza dla tych firm, które operują na tysiącach dokumentów, a także wielu ich źródłach. System charakteryzuje bowiem bardzo przejrzyste i łatwe do obsługi API. Po to, aby nowy sposób wystawiania faktur był bezproblemowy jak i nie wymagał poświęcania czasu na aktualizację formatu e-faktury, badanie dostępności KSeF, generowanie wymaganych prawem dodatkowych informacji na fakturze, ponawianiu komunikacji z KSeF gdy nastąpiła jego awaria, i wielu innych czynności, które są niezbędne ale odciągają od core biznesu. Również z tego względu wdrożenie warto przeprowadzić wcześniej, zwłaszcza w większych firmach.

Jeśli potrzebujesz kompleksowej instrukcji od A do Z wskazującej, jak zaimplementować Krajowy System e-Faktur dla swojej firmy, to koniecznie sprawdź nasz tekst pt. „21 kroków przy planowaniu wdrożenia KSeF”.

Nowy, w pełni elektroniczny sposób wystawiania faktur to coś, czego nie należy się obawiać. Aby jednak zmiana była maksymalnie łatwa, polecamy rozwiązania, które stworzyliśmy stricte w tym celu, odpowiadające na potrzeby przedsiębiorców.

Aby dowiedzieć się więcej, serdecznie zachęcamy do bezpośredniego kontaktu: kontakt@exorigo-upos.pl.