KSeF w pytaniach i odpowiedziach zadanych podczas webinaru.

30 stycznia 2023

Michał Sosnowski

Czytaj dalej

Blog

Udostępnij swoim znajomym:

Krajowy Rejestr e-Faktur obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Czy kluczowy proces fakturowania w Twojej firmy jest gotowy na to wyzwanie? Obejrzyj webinarium z naszym Ekspertem. Zapoznaj się z pytaniami na temat KSeF, które były zadawane podczas tego spotkania online.

Obejrzyj cały webinar Jak przygotować firmę do wejścia KSeF

Mam sklep detaliczny i obecnie każdy pracownik może wystawić fakturę do paragonu. Czy od 2024 też tak będzie, że każdy pracownik będzie mógł wystawić fakturę w KSeF?

Po stronie systemu kasowego/zaplecza, gdzie pracownik wystawia fakturę, nie powinno się wiele zmienić o ile aplikacja jest poprawnie zintegrowana z KSeF. Wynika to z tego, że autoryzacja do komunikacji z KSeF jest zwykle przypisywana do aplikacji a nie do użytkownika, który wystawia fakturę w aplikacji sprzedażowej. Zależy to oczywiście od konkretnego systemu i wdrożenia. Producenci mogą w różnych sposób rozwiązywać kwestię dostępów i uprawnień – najlepiej zwrócić się z tym pytaniem do producenta/dostawcy systemu. W systemach autorskich Exorigo-UPOS uprawnienia dot. komunikacji z KSeF są związane z centralnym systemem i nie są powiązane z dostępem użytkownika aplikacji

Czy po wprowadzeniu KSEF nadal będą istniały noty korygujące?

Noty korygujące mogą być dalej stosowane po wprowadzeniu obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych. MF planuje wdrożyć w KSeF mechanizm propozycji faktur korygujących, dzięki którym nabywca faktury może wystąpić do wystawcy faktury o korektę poprzez wygenerowanie odpowiedniej propozycji korekty w KSeF. Po akceptacji propozycji przez wystawcę zostanie wygenerowana faktura korygująca. Proponowany mechanizm nie zastąpi not korygujących, ale jest zbliżony co do potrzeby skorygowania dokumentu przez nabywcę faktury.

Jak będą procesowane faktury zagraniczne?

Jeśli wystawca faktury nie ma uprawnień do wystawiania faktury w KSeF to nie będzie mógł wystawić e-faktury i zobowiązany jest do przekazania faktury w inny, uzgodniony sposób poza KSeF. Nasi klienci najczęściej zachowują dla zakupowych faktur zagranicznych obecny proces obiegu dokumentów, gdzie kancelaria firmy rejestruje dokument papierowy albo wersję pdf lub gdzie stosowany jest EDI. Podobne podejście stosowane jest do faktur krajowych wystawianych przez podmioty, które nie są zobligowane do wystawiania faktur w KSeF. Warto pamiętać, że proces kontroli rozszerzany jest o weryfikację podatnika na Białej Liście, pod kątem tego, czy może on wystawiać inną postać faktury niż ustrukturyzowana. W przypadku wystawiania faktur sprzedaży podatnik, który jest zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF oprócz zarejestrowania e-faktury w MF musi w inny, uzgodniony sposób przekazać fakturę nabywcy poza KSeF.

Czy KSeF będzie przedsiębiorcę powiadamiał o wystawionej fakturze z terminem płatności np. za czynsz w galerii czy prąd?

KSeF nie wysyła żadnych powiadomień ani o wystawieniu faktury ani o terminie płatności. KSeF udostępnia API, w którym odpowiada na wywołania systemów zewnętrznych ale sam z siebie nic nikomu nie wysyła. Nasi klienci planują dalej przekazywać nabywcom faktury w dotychczasowym trybie choć formalnie faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za dostarczoną. W zależności od wdrożenia możliwe jest samo powiadomienie o wystawieniu faktury z np. linkiem do portalu SmartKSeF do samodzielnego pobrania faktury w postaci PDF/HTML i załącznikami o ile występowały.

Wspominał Pan o inwentaryzacji w jednym z przedsiębiorstw, gdzie wykazano 21 systemów fakturujących. W takim razie czy Państwa rozwiązanie jest gotowe na integrację z więcej niż jednym systemem zewnętrznym? Odniosę się również do Pana komentarza, że zostało poniekąd mało czasu – ile zazwyczaj trwa integracja z Państwa systemem KSeF i kiedy zacząć, aby zdążyć przed 1 stycznia 2024?

SmartKSeF jest zaprojektowany do obsługi firm, które mają wiele systemów sprzedaży i zakupów, a każdy z nich może komunikować się w inny sposób ale praktyka pokazuje, że efektywniej jest korzystać z jednego standardowego API. Trzeba pamiętać, że nie zawsze jest to możliwe ze względu na ograniczenia czy możliwości danego systemu – i tu nasz SmartKSeF przychodzi z pomocą i staje się niezbędnym pomostem komunikacyjnym pomiędzy wieloma, różnymi systemami.

Żeby zacząć komunikować się z KSeF poprzez usługę SmartKSeF niezbędne jest skonfigurowanie podmiotów, dostępu dla systemów i użytkowników. Najwięcej czasu może zająć analiza dostępności danych, mapowanie ich zgodnie z wymogami KSeF a także sama integracja oraz testy. Prac po stronie klientów jest zwykle dużo więcej, bo często wymagane są zmiany w regulaminach, umowach, uzgodnienia komunikacji z kontrahentami, szkolenia dla pracowników itd. to wszystko może zająć dużo czasu. W niektórych przypadkach wymagane są także zmiany w systemach wewnętrznych, co należy również uwzględnić w harmonogramie. Wdrożenie może zająć kilka tygodni ale może potrwać kilkanaście miesięcy. Dlatego nie należy zwlekać z rozpoczęciem prac.

No właśnie czy to nie jest związane z tym, żeby później wprowadzić podatek/limit śladu węglowego od zakupów pod pretekstem “wygody” dla Kowalskiego?

Trudno nam się wypowiadać o intencjach ustawodawcy w zakresie inwigilacji obywateli ale wg zapewnień MF nabywca przypisany do e-paragonu nie będzie identyfikowany w HUBie e-paragonów.

Czy KSeF będzie obejmować też faktury dla osób fizycznych, tj. nie-firm? Czy w takim wypadku odbiorca faktury będzie musiał podać PESEL? Jeśli tak, to co z RODO?

Obecny stan prawny, jak i zmiany ustawy o VAT opublikowane pod koniec 2022 roku, nakazują rejestrację w KSeF faktury dla konsumentów/sprzedaży B2C. Na takiej fakturze podawane są dane nabywcy zgodnie z wymaganiami nabywcy, a PESEL nie jest obligatoryjną informacją, choć nabywca może taką daną podać, aby wystawca umieścił ją na fakturze. Wg MF obowiązek przekazywania danych osobowych zawartych w fakturach przesyłanych do KSeF wynika z ustaw podatkowych. Oznacza to, że przetwarzanie i przesyłanie danych osobowych na potrzeby realizacji obowiązków podatkowych (ustawowych) nie wymaga wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e rozporządzenia RODO). W szczególności żądanie nabywcy dot. usunięcia jego danych osobowych nie ma wpływu na zakres danych przetwarzanych w wystawionej e-Fakturze, a tym samym na zakres danych przesyłanych do KSeF.

Czy koncepcja Państwa rozwiązania sprowadza się do wystawiania zleceń przez systemy sprzedażowe, a Państwa mechanizm centralnie wystawia faktury?

Sposób komunikacji między systemami zewnętrznymi a usługą SmartKSeF może być realizowany na różne sposoby, np. wysłaniem przez system sprzedaży zlecenia wystawienia faktury w KSeF. W stosunku do komunikacji z API MF jest sporo różnic, np. wiele sposobów komunikacji, pobieranie danych (pull) a nie tylko przekazywanie (push), tryb dry run pozwalający na samą weryfikację dokumentu, rozbudowane walidacje, w tym indywidualne warunki, przekazywanie załączników, itd. Usługa SmartKSeF adresuje także niedostępność KSeF i kolejkuje zlecenia, aby wystawić fakturę jak tylko KSeF będzie ponownie dostępny.

Czy faktury wystawiane dla osoby fizycznej (faktury bez NIP) wymagają rejestracji w systemie KSEF?

Obecny stan prawny, jak i zmiany ustawy o VAT opublikowane pod koniec 2022 roku, nakazują rejestrację w KSeF faktury dla konsumentów/sprzedaży B2C. Ale w ramach konsultacji projektu ustawy pojawiły się liczne głosy krytykujące to wymagania argumentując, że celem KSeF jest ograniczanie szarej strefy a konsument bez NIP nie odliczy podatku VAT więc sporo osób twierdzi, że faktury B2C nie przyczynią się do ograniczania szarej strefy a KAS uzyska dostęp do prywatnych danych, które nie są niezbędne w walce z szarą strefą. Często mogą to być dane pozabilansowe, gdyż faktury w KSeF mogą zawierać dodatkowe informacje niezbędne dla odbiorców, np. w przypadku faktury za korzystanie z telefonu mógłby to być billing rozmów.

W jaki sposób nabywca będzie otrzymywał e-fakturę? Czy wystawca będzie miał obowiązek powiadamiania nabywcy o wystawieniu faktury?

Z formalnego punktu widzenia po 1.1.2024 faktura wystawiona w KSeF jest uważana, z mocy prawa, za dostarczoną do nabywcy, a ustawa nie narzuca obowiązku powiadomienia nabywcy o wystawieniu faktury. W praktyce sprzedawca będzie najczęściej przekazywał nabywcy fakturę w taki sam sposób jak czyni to obecnie (faktury wystawiona w punkcie sprzedaży, faktura wysłana jako załącznik w mailu, faktura dostępna w panelu klienta lub na koncie lojalnościowym, wymiana EDI, itd) lub powiadamiał o wystawieniu faktury w KSeF, gdyż nie zawsze nabywca będzie miał dostęp do KSeF (np. konsument bez NIP nie będzie mógł się zalogować do KSeF, będzie mógł jedynie odczytać konkretną fakturę przez dostęp anonimowy).

Czy równoczesne przesłanie tej samej faktury przez KSeF i kanałem tradycyjnym (mailem lub poczta) jest błędem?

Tu trzeba rozróżnić dwa okresy – obecny, fakultatywny (do 31.12.2023) gdzie forma papierowa i pdf jest dopuszczalną formą faktury VAT i MF stoi na stanowisku, iż przekazanie faktury papierowej/pdf nabywcy jest wprowadzeniem dokumentu do obrotu prawnego i nie można potem wystawić faktury w KSeF bo byłoby to zdublowaniem faktury w obiegu. W okresie obligatoryjnym (od 1.1.2024) forma papierowa/pdf nie będzie miała już żadnej mocy prawnej, jedynie może być obrazem faktury wystawionej w KSeF. Stąd dopuszczalny jest tryb gdzie faktura jest generowana w KSeF (co potwierdzone jest nadaniem unikalnego identyfikatora KSeF) a wydruk papierowy, czy pdf obrazujący e-fakturę, przekazywany jest do nabywcy. Trwają dyskusje prawne, czy taki obraz musi być ograniczony do danych w KSeF, czy też można na nim umieszczać dodatkowe informacje, które nie są przekazywane do KSeF. Czekamy na wyjaśnienia MF w ramach konsultacji społecznych dot. projektu zmiany ustawy o VAT.

Czy faktury kosztowe również będą mogły również być automatycznie pobierane przez biura rachunkowe?

KSeF udostępnia wszystkie faktury jakie zostały wystawione na danego podatnika uprawnionym podmiotom. Każda faktura w KSeF ma taki sam format zgodny ze schemą MF, zarówno kosztowa, materiałowa, sprzedaży, korygująca, zaliczkowa, itd. Stąd możliwe jest pobranie przez uprawniony system (np. biura rachunkowego) wszystkich faktur i dalsze procesowanie. Uprawnienia dostępu po stronie KSeF nie rozróżniają typów faktur. Jedynie zaproponowane zmiany w ustawie będą mogły spowodować rozgraniczenie dostępu per odbiorca, co umożliwi np. aby przedszkole (odbiorca faktury) mogło pobrać ‘swoje’ faktury z KSeF a nie miało dostępu do pozostałych faktur gminy (nabywca faktury).

Czy wersja testowa systemu jest ogólnodostępna (KSeF)?

Tak, testowy KSeF jest dostępny bez wymogów rzeczywistej autoryzacji.

Na stronie podatki.gov, dostępne są 3 wersje KSef do pobrania, produkcyjna, przedpodukcyjna oraz testowa, jaka jest między nimi różnica i którą lepiej pobrać?

Wersja testowa umożliwia testowanie komunikacji z KSeF oraz wykonywanie operacji na portalu MF na dowolnym NIPie. Wersja przedprodukcyjna/demo to również wersja testowa ale weryfikowane są produkcyjne dostępy (czyli żeby wystawić fakturę trzeba dokonać jednej z możliwych autoryzacji ale przesłana faktura nie jest produkcyjna). Wersja produkcyjna to oficjalny rejestr faktur – wystawiona tutaj faktura jest wprowadzona do obrotu i rodzi takie same skutki prawne jak obecna faktura papierowa/pdf. Należy pamiętać, aby korzystając z wersji testowej nie używać rzeczywistych danych gdyż dostęp do nich jest swobodny oraz nie ma możliwość skasowania raz przesłanej informacji.

Jak wygląda kwestia nadawania uprawnień w KSeF w przypadku faktur wystawianych w samofakturowaniu?

W tym celu należy w KSeF nadać dedykowane uprawienie “Podmiotowi do wystawiania faktur w ramach procedury samofakturowania”, wskazując wystawcę faktury poprzez podanie jego NIPu i danych identyfikujących. Innymi słowy podmiot musi upoważnić konkretny inny podmiot do wystawiania faktur na siebie.

Co otrzyma Klient, który odchodzi od kasy, jako potwierdzenie w sytuacji gdy jest awaria systemu KSEF?

W obecnym okresie fakultatywnym (do 31.12.2023) przekazana klientowi faktura VAT czy faktura uproszczona jest pełnoprawnym dokumentem. W okresie obowiązkowego stosowania KSeF (od 1.1.2024) wydrukowany dokument, bez zarejestrowania w KSeF, nie jest formalnie fakturą ,stąd trwają dyskusje prawników czy taki dokument może nazywać się “faktura”. W ramach naszych autorskich rozwiązań stosujemy na dokumentach kod QR z linkiem do portalu SmartKSeF, dzięki któremu nabywca faktury może podejrzeć fakturę na dowolnym etapie przetwarzania, w tym dopóki faktura nie jest jeszcze wystawiona w KSeF. Podsumowując klient otrzymuje na kasie zwalidowany dokument i prostą metodę na sprawdzenie statusu wystawienia faktury w KSeF na każdym etapie jej procesowania.

Czy wszystkie podmioty na polskim rynku od 2024 będą objęte KSeF ?

Nie wszystkie. Są podmioty zwolnione z obowiązku wystawiania w KSeF (np. podatnicy zarejestrowani do procedury VAT OSS/IOSS w innym państwie członkowskim oraz podatnicy wystawiający faktury w ramach procedur szczególnych z ustawie o VAT) oraz takie, które mają możliwość, ale nie mają obowiązku wystawiania w KSeF (np. podatnicy zagraniczni, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski, podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT oraz rolnicy ryczałtowi). Dodatkowo w projekcie zmiany ustawy o VAT jest zawarta możliwość ograniczenia obowiązku stosowania KSeF dla wybranych podatników przez rozporządzenie wydane przez MF. Ale to są wyjątki od ogólnej zasady, która nakazuje od 1.1.2024 wystawienie faktury w KSeF.

Czy wdrożenie elektronicznego Paragonu, tak samo jak KSeFa, jest obligatoryjne? Z jakimi modelami drukarek fiskalnych jest możliwość integracji z Państwa systemem eParagon?

Stosowanie e-paragonu nie jest obligatoryjne. Sklep może zakupić dowolne urządzenie fiskalne, które ma ważną homologację i korzystać z niego tak długo jak nie skończą się doby fiskalne w pamięci fiskalnej. Być może w przyszłości przepisy będą w jakiś sposób promowały elektroniczny paragon ale na razie jest dowolność w jego stosowaniu. Przedsiębiorstwa często decydują się na korzystanie z e-paragonu z powodów ekonomicznych (e-paragon jest tańszy), organizacyjnych (ograniczenie wymiany rolki, utylizacji, logistyki rolek), troski o środowisko (ograniczenie zużycia papieru/wycinki drzew) jak i zdrowotnych (papier termiczny w drukarkach zawiera bisfenol A, który wykazuje właściwości kancerogenne). E-paragon jest korzystny także dla nabywcy (nie zginie, nie wyblaknie, ułatwia proces reklamacji, zwrotów czy wymiany towaru).

Obecnie nasz autorski system E-paragon+ jest zintegrowany z drukarkami produkowanymi przez Exorigo-Upos, ale planujemy integracje z innymi popularnymi drukarkami fiskalnymi, które będą miały homologację na e-paragony.

Czy będzie nagranie z webinaru? Bardzo cenna wiedza.

Tak. Planujemy także dodatkowy materiał uzupełniający.

Umów pokaz DEMO SmartKSeF