Ile kosztuje wdrożenie e-Faktur w firmie? Poradnik dla przedsiębiorcy

Czytaj dalej
wdrożenie e-faktur koszt

Koszt wdrożenia e-Faktur to dla przedsiębiorców bardzo ważna kwestia. Pozostało bowiem niewiele czasu (od 2024 KSeF ma być obowiązkowy), aby przeprowadzić taką implementację w możliwie jak najbardziej „bezbolesny” sposób. Bezbolesny, czyli również taki, który pozwoli na kontrolowanie budżetu przeznaczonego na ten cel. O czym trzeba w tym przypadku pamiętać? Serdecznie zachęcamy do lektury.

Koszt pracy własnej

Już teraz przewiduje się, że wdrożenie e-Faktur będzie dla firm zdecydowanie większym wyzwaniem, aniżeli JPK. Dla małych podmiotów proces będzie się wiązał przede wszystkim z samodzielnym zgromadzeniem wiedzy na temat tego rozwiązania, co może okazać się dość czasochłonne oraz błędogenne, co finalnie również przekłada się na koszt. Czas to oczywiście pieniądz i w wielu przypadkach zostanie poświęcony ten, który zostałby wykorzystany na inne działania związane z prowadzeniem działalności, np. marketing. To oczywisty koszt, który także trzeba mieć na uwadze. Dlatego też do zmiany warto zacząć się przygotowywać już teraz.

Znaczącym kosztem – zwłaszcza dla małych przedsiębiorców – będzie też korzystanie z zewnętrznego doradztwa firm księgowych, które pomogą w wyjaśnieniu zasad KSeF i wdrożeniu. Jest to jednak rozwiązanie, z którego zdecydowanie warto skorzystać, zwłaszcza jeśli pewne procesy z tym związane są niejasne. W przypadku mikroprzedsiębiorców mających ograniczone zasoby, skorzystanie z konsultacji księgowej będzie także zabezpieczeniem przed stresem związanym z błędami podczas wdrożenia oraz późniejszymi konsekwencjami prawnymi.

Jaki jednak może być koszt szkolenia w tym zakresie? Średnio jest to od 500 do 2000 złotych. Warto więc przewidzieć na to budżet odpowiednio wcześniej.

Z naszego bloga dowiesz się jeszcze więcej o KSeF. Sprawdź już teraz, co musisz wiedzieć!

Wydatki ponoszone przez duże firmy

Inaczej sytuacja pod względem kosztu wdrożenia e-Faktur będzie wyglądać w dużej firmie. Takie podmioty nie będą korzystać z darmowego systemu oferowanego przez Ministerstwo Finansów, co da im większą elastyczność, ale także spowoduje dodatkowe koszty. Duża firma to bowiem indywidualne wymagania, których gotowe systemy po prostu nie spełniają. Kluczowe znaczenie będzie miało oczywiście znalezienie odpowiedniego rozwiązania, takiego jak choćby SmartKSeF. To system gwarantujący bezpieczeństwo, ale także łatwy do wdrożenia, dzięki intuicyjnemu API oraz prosty w obsłudze. Pozwala dodatkowo wykrywać błędy na wczesnym etapie, co pozwala na komunikację zwrotną z nabywcą jeszcze podczas zawierania transakcji np. na kasie w sklepie.

Oczywiście można sięgnąć także po konkurencyjne rozwiązania, trzeba jednak sprawdzić, czy oferują podobne funkcjonalności oraz – przede wszystkim – odpowiadają na potrzeby danego przedsiębiorstwa.

Co natomiast z kosztem wdrożenia e-Faktur w dużej firmie z takim dedykowanym systemem? Tutaj trzeba wziąć oczywiście pod uwagę nie tylko samo rozwiązanie, ale również przeszkolenie pracowników w zakresie jego użytkowania oraz samego KSeF. Eksperci szacują, że w dużej firmie taki proces może zająć nawet około roku i wymagać zewnętrznego, eksperckiego i dedykowanego wsparcia. Każdy podmiot działa bowiem w nieco inny sposób i system e-fakturowania powinien być dopasowany właśnie w sposób indywidualny. Trudno więc w sposób jednoznaczny oszacować koszt samych szkoleń, choć można wskazać, że będzie wynosił on średnio kilkanaście tysięcy złotych.

Oczywiście im bardziej skomplikowana struktura dokumentowania w firmie, tym konieczność pozyskania bardziej eksperckiej wiedzy w tym zakresie. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej nie musi być tylko kosztem – poprzez ujednolicenie formatu faktury oraz powszechność stosowania można optymalizować istniejący obieg faktur zastępując obsługę dokumentów papierowych czy w postaci pdf wersją elektroniczną co finalnie może wygenerować oszczędności większe niż koszt integracji z KSeF. Zdecydowanie nie należy więc pozostawiać tego procesu na ostatnią chwilę tak, aby nie było na to za późno.

Jak widać koszt wdrożenia e-Faktur to zarówno czas poświęcony na ten cel, jak i oczywiście finanse. Najlepiej więc już TERAZ przewidzieć na to budżet w swojej firmie oraz być gotowym na to, że może ulec on przekroczeniu. Najlepiej też skorzystać z pomocy ekspertów posiadających odpowiednią wiedzę w tym zakresie. Również oferujemy takie wsparcie, dlatego serdecznie zachęcamy do bezpośredniego kontaktu.

Zobacz także wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur.

Dla małych podmiotów proces będzie się wiązał przede wszystkim z samodzielnym zgromadzeniem wiedzy na temat tego rozwiązania. Od czego zacząć wdrożenie KSeF. Poradnik krok po kroku.

Więcej o produkcie SmartKSeF do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur

Potrzebujesz sprawdzonego
dostawcy usług IT?

Realizujemy rocznie ponad 1000 projektów.
Postaw na naszą wiedzę i profesjonalizm.