Drugi tydzień konsultacji KSeF w Ministerstwie Finansów za nami – raport ze spotkań

Podczas ubiegłotygodniowych konsultacji Ministerstwa Finansów z różnymi branżami poruszono szereg kwestii związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawiciele branż wyrazili swoje obawy i zgłosili wiele propozycji dotyczących funkcjonowania systemu oraz jego wpływu na codzienne operacje biznesowe.

Identyfikator płatności w tytule przelewu

W czasie konsultacji KSeF podnoszona była zasadność stosowania identyfikatora płatności z uwagi na brak korzyści dla podatników, obciążenie systemu KSeF, dodatkowe skomplikowanie integracji, konieczność modyfikacji procesu płatności, itd.

Z wypowiedzi MF wynika, że stanowisko i wymagania raczej nie ulegną zmianie, gdyż płatność jest jednym z elementów stanowiących komplet informacji o fakturze na potrzeby kontrolne / uszczelniania podatku VAT, jak i podobne mechanizmy stosowane są w innych wdrożeniach europejskich z pozytywnym skutkiem np. we Francji choć bardziej w trybie raportowania płatności z referencją do e-faktury a nie w treści przelewu.

Dyskutowano także brak kary za niestosowanie się do przepisów co w praktyce może oznaczać martwy przepis i oczekiwany efekt nie będzie osiągnięty. Oczekiwano także przesunięcia terminu wdrożenia obowiązku stosowania identyfikatora płatności, aby najpierw „opadł kurz” po wdrożeniu samych e-faktur a dopiero później rozszerzać zastosowanie o płatności.

Postulowano także ujawnienie algorytmu do generowania identyfikatora płatności, aby uzyskać możliwość wygenerowania treści przelewu bez konieczności komunikacji z KSeF. Postulat jest zasadny, ale w praktyce może nie być wystarczający, gdyż w sytuacji jednej płatności do masowych faktur odbiorca przelewu nie będzie mógł zidentyfikować czego dany przelew dotyczy. W sytuacji korzystania z identyfikatora płatności generowanego przez KSeF nie ma praktycznych ograniczeń i jeden identyfikator może być mapowany na wiele faktur.

Jednym z pomysłów byłaby możliwość podawania faktury wraz z kwotą płatności, aby de facto identyfikator płatności stanowił „specyfikację przelewu”. Sama referencja do numeru faktury jest niewystarczająca do prawidłowego rozliczenia przez odbiorcę, gdyż jedna faktura może być płacona na raty. Podobnie w przelewach kontrahenci realizują płatności za zdarzenia nie związane z fakturą, np. za notę odsetkową. Za wartościowe wskazano możliwość dodania komentarza do identyfikatora płatności aby kontrahent mógł przekazać dodatkowe informacje dla odbiorcy przelewu.

Zgłoszono także wątpliwości w zakresie kontroli płatności w przypadku kompensat, bo nie są objęte identyfikatorem płatności i na podstawie informacji w KSeF urząd skarbowy nie będzie mógł zidentyfikować takich rozrachunków.

Poruszano także kwestie płatności przez podmiot trzeci / inny niż nabywca, standaryzacji identyfikatora płatności w środowisku międzynarodowym.

Niepokój budzi operacyjne wyzwania dla małych podatników z uwagi na dodatkowe czynności – konieczność skopiować numeru KSeF i wklejenia do tytułu przelewu w aplikacji bankowej. W praktyce stosowanie przepisów może nie wygenerować dodatkowej pracy, gdyż na wizualizacji faktur będzie umieszczany numer KSeF wymagany w tytule przelewu. Zwrócono uwagę, że wprowadzanie identyfikatora płatności może wygenerować dużo błędów z uwagi na długość kodu (błędy występują przy kilkunastoznakowych kodach stąd obawa, że przy 35-znakowym problem będzie jeszcze częstszy).

Zadawano także pytania dot. stosowania identyfikatora płatności w przypadku innych form płatności, np. kartą kredytową, Blik, itd. gdzie operacyjnie może nie być możliwości spełnienia wymagania bo w trakcie płatności on-line może nie być jeszcze znany numer KSeF. Podobnie w przypadku polecenia zapłaty (bank zna kwotę należności, nie musi znać numeru KSeF) jak i przelewów natychmiastowych w internecie.

Omawiano kwestie techniczne, m.in. jak podatnik ma wywiązać się z obowiązku stosowania identyfikatora płatności gdy KSeF nie działa / jest tryb awaryjny KSeF co stanowi problem zarówno przy generowaniu przelewu jak i księgowaniu przelewu przez odbiorcę. Zgodnie z deklaracją MF identyfikator płatności będzie niedługo udostępniony w testowej aplikacji KSeF. Zwrócono także uwagę na niespójność między specyfikacją a implementacją API w KSeF oraz brak możliwości pobierania z KSeF identyfikatorów płatności w trybie batchowym.

Wymogi branży faktoringowej

W czasie konsultacji podnoszono postulaty branżowe, specyficzne dla uczestników procesu faktoringu. Dużo uwagi poświęcono na omówienie możliwości procesowania zbiorczego faktur, co do których generowane są przelewy, ale nie jest to płatność do dostawcy, ale finansowanie operacji faktoringowej w ramach cesji globalnej co stoi w sprzeczności z obowiązkiem umieszczania identyfikatora płatności w tytule przelewu za fakturę.

Przedstawiciele branży faktoringowej zwracali uwagę na masowy wolumen procesowanych faktur i konieczność automatyzacji przetwarzań.

Postulaty branży dotyczyły możliwości dostępu w KSeF do faktur, w których faktor nie jest jawnie wskazany – ani jako z Podmiot 1, ani Podmiot 2, ani Podmiot 3. Przy czym praktyka biznesowa może mocno skomplikować sytuację, gdy jeden faktor przejmuje faktury od drugiego faktora i wówczas perspektywa prawna się zmienia, ale dane w KSeF nie ulegają modyfikacji. MF stoi na stanowisku, że nie bada relacji między kontrahentami a treść faktury jest chroniona prawnie i nie może być udostępniana stronom trzecim nawet jeśli posiadają uzasadniony interes, bo o tym decyduje wystawca a nie urząd skarbowy.

Poruszano możliwość dostępu w KSeF dla faktora do części danych, dla selektywnych faktur, np. per NIP nabywcy lub w trybie anonimowym. Przedstawiciele MF poinformowali o planowanej zmianie w dostępie anonimowym – obecny tryb będzie zastąpiony zastosowaniem QR kodu, w skrócie można powiedzieć, że wymagane obecnie w trybie anonimowym podanie nazwy kontrahenta zostanie zastąpione skrótem kryptograficznym pliku XML.

W ramach spotkania omawiano różne przypadki fraudów, np. klient przekazał tą samą fakturę do kilku faktorów próbując wyłudzić płatność. Tutaj KSeF dobrze wpisuje się nie tylko w ograniczenie szarej strefy, ale także w kontroli wyłudzeń, gdyż w jednym miejscu zebrane są wszystkie faktury co daje możliwość cross-check. Innym rodzajem fraudu jest przekazanie faktury faktorowi, uzyskanie płatności a następnie skorygowanie faktury. Przy czym o ile na fakturze sprzedaży może być jawnie wskazany faktor o tyle jeśli przy korekcie nie ma oznaczenia faktora to wówczas faktor nie widzi takiej korekty w KSeF.

Na spotkaniu dyskutowano o możliwych rozwiązaniach adresujących ww. problemy – jak dodatkowe API do wskazania binarnej informacji, że dla danej faktury została wystawiona korekta oraz potrzeby wdrożenia rejestr cesji faktur (wskazania kto jest cesjonariuszem, który mógłby mieć dostęp do faktury jak i do korekt).

Poruszono także przypadek zagranicznego faktora, np. polska firma wystawiła polskiej firmie fakturę, którą przekazano do zagranicznego faktora, który nie ma dostępu do KSeF i w związku z tym nie ma obowiązku podania id KSeF w tytule przelewu (bo jego przepisy polskie nie dotyczą).

Zgodnie z zapowiedziami MF w okolicy 18. marca powinien być dostępny komplet specyfikacji (w tym kodu QR oraz id płatności) wraz z odpowiednimi rozporządzeniami.

Konsultacje z dostawcami mediów (utilities)

Jednym z głównych tematów była komunikacja do masowego klienta, który otrzymuje złożone dokumenty sprzedaży, znacznie wykraczające poza kwestie podatku VAT.

Omawiano uproszczony obraz faktury opisany w propozycji rozporządzenia z 23.11.2023 – taka forma faktury pozwoli znacząco zredukować ilość pozycji wysyłanych do KSeF i jest popierana przez wystawców faktur.

Sporo dyskusji wywołał temat ograniczenia wydruku faktury do danych w KSeF – MF odnotowało potrzebę jednoznacznych wytycznych na ile na wizualizacji faktury można umieścić inne dane niż wysłane w KSeF. Podnoszono, że wystawca musi przekazywać klientom dane niemieszczące się w schemie e-faktury, co wynika m.in. z regulacji branżowych jak prawo telekomunikacyjne dla firm telkom czy prawo energetyczne dla dostawców prądu.

Powszechną praktyką biznesową jest przekazywanie dodatkowych danych w załącznikach, które mogą być obszerne jeśli np. faktura dotyczy tysięcy pozycji a do każdej pozycji jest po kilka informacji o numerze licznika, odczycie, energii biernej, czynnej itd. Teoretycznie schema FA pozwala na przesłanie takiej informacji do KSeF, ale jej wizualizacja jest nieczytelna jak i nie ma wypracowanych branżowych standardów jak takie dane niewystępujące w schemie FA komunikować w sposób ustrukturyzowany (jako fakturę ustrukturyzowaną).

Wiele miejsca poświęcono na dyskusję na temat możliwości obsługi załączników przez KSeF, co prowadziło do pytania jaki jest globalny cel KSeF – czy jest to centralny rejestr podatkowy faktur (a szczegóły biznesowe kontrahenci wymieniają poza KSeF) czy też jest to krajowy system EDI, który służy za repozytorium danych biznesowych.

Innym aspektem spójności między KSeF a fakturą jest przypadek wizualizacji faktury w języku obcym lub dwujęzycznej – możliwość umieszczania tłumaczeń, w tym danych jak nazwa produktu/usługi będzie analizowana .

MF podkreślało, że QR kod na fakturze daje nabywcy prostą możliwość sprawdzenia strony merytorycznej danych w KSeF.

Przedstawiciele branży podnosili także kwestię harmonogramu wdrożenia KSeF, aby uwzględnić inne zmiany w prawie wymagające zmian w systemach IT i procesach przedsiębiorstw nakładające się na uruchomienie obligatoryjnego KSeF.

Specyfiką branży mediów jest fakturowanie historycznych zdarzeń gospodarczych, które są rozliczane w różnych okresach rozliczeniowych i obecny poziom nagłówka faktury nie daje możliwości wystawienia różnych okresów na poziomie pozycji, np. inny okres abonamentowy, inne opłaty roaming, inne zaległe opłaty.

Branża zwracała uwagę, że duże podmioty wystawiają setki tysięcy faktur i wystąpienie awarii KSeF wstrzymuje masową komunikację, i jest ryzyko, że jak KSeF zostanie przywrócony to wszyscy będą spieszyli się z przekazaniem zaległych faktur co spowoduje zator i spiętrzenie przetwarzania. KSeF powinien być przygotowany do obsługi takich sytuacji, być może z góry zarządzić rozłożeniem ruchu od podatników.

Zgodnie z deklaracjami MF prace legislacyjne powinny się skończyć do końca czerwca, start obligatoryjnego KSeF najwcześniej 1.1.2025, będzie zagwarantowane min. półroczne vacatio legis.

Zgłoszono także postulat aby nie wycofywać not korygujących i zachować możliwość poprawienie drobne błędów niepodatkowych przy pomocy not a nie wymuszać wszystkie zmiany przez faktury korygujące.

Praktycznie na każdym spotkaniu przewija się temat faktur konsumenckich i padały głosy popierające faktury B2C jak i podnoszące argumenty przeciw umieszczaniu ich w KSeF, ale wspólnym mianownikiem jest potrzeba jasnych wytycznych jak podatnik (a najlepiej system podatnika) może rozróżnić fakturę B2B od B2C.

Podobnie często pojawia się temat terminu płatności, który musi być zgodny z zawartą umową między kontrahentami i jest zależny od daty dostarczenia faktury a ta jest uwarunkowana wystawieniem faktury w KSeF na co sprzedawca nie ma wpływu. Zatem jeśli faktura w KSeF jest wystawiona niezgodnie z umową to formalnie może nie być opłacona. Stąd wnioskowana jest większa swoboda w określaniu daty wystawienia faktury i konsekwentnie warunków płatności.

Wyzwania związane z branżą paliwową

Największym wyzwaniem branżowym poruszanym na spotkaniu była obsługa klienta na stacji benzynowej, który oczekuje formalnego dokumentu sprzedaży otrzymanego na miejscu. Ponieważ w okresie obligatoryjnego KSeF fakturę uznaje się za wystawioną i wprowadzoną do obiegu prawnego przez zarejestrowanie w KSeF to krytyczny jest czas procesowania KSeF, który w przypadku obsługi klienta „na miejscu” powinien być liczony w sekundach.

O ile jeszcze odbiorca polski może pobrać faktury z KSeF (a formalnie jest mu dostarczona w momencie nadania numeru KSeF) o tyle odbiorca zagraniczny nie ma dostępu do KSeF a ustawa nakazuje przekazać mu fakturę w „inny, uzgodniony sposób”. Tyle że dopóki nie ma numeru KSeF to nie ma faktury. W dyskusji z MF przewijały się pomysły, aby umożliwić podatnikom wystawianie faktury w trybie offline o ile KSeF nie wystawi faktury w ciągu X sekund. Wówczas wilk syty (nabywca otrzymuje formalną fakturę VAT) i owca cała (faktura trafi do KSeF, bo sprzedawca ma obowiązek w krótkim czasie dostarczyć fakturę do KSeF). W praktyce o ile KSeF potrafi procesować faktury istotnie dłużej niż sekundy o tyle samo wysłanie pojedynczej faktury do KSeF i potwierdzenie przez KSeF przyjęcia dokumentu do wystawienia odbywa się dość szybko co zapewnia spójność daty wystawienia faktury przekazanej klientowi z datą wystawienia w KSeF (z mocy ustawy jest to moment wysyłki faktury do KSeF).

Dopóki taki tryb fakturowania nie będzie oficjalnie potwierdzony to zostaje wydanie dokumentu niebędącego formalnie fakturą VAT np. potwierdzenie sprzedaży, które co do treści jest identyczne z fakturą, ale nie może być formalnie nazwane fakturą do czasu zarejestrowania w KSeF, nabywca nie może na podstawie takiego dokumentu rozliczyć VAT, sprzedawca nie może takiego dokumentu skorygować, itd.

Obecni na spotkaniu przedstawiciele sieci handlowych mieli analogiczne wymagania co do obsługi ‘interaktywnego’ klienta, gdzie w miejscu sprzedaży jest potrzeba wystawienia faktury VAT – klient nie może czekać przy kasie na fakturę.

W przypadku klientów flotowych istnieje interpretacja podatkowa sprzed kilku lat pozwalająca wystawiać zbiorcze faktury na koniec okresu rozliczeniowego z załącznikiem dokumentującym pełną listą transakcji danego klienta za dany okres rozliczeniowy. Przy braku obsługi załącznika w KSeF trzeba umieścić wszystkie szczegóły w strukturze KSeF a zdarzają się sytuacje, gdzie takich szczegółowych transakcji jest kilkadziesiąt tysięcy do jednej faktury. Stąd postulaty, aby znieść lub zwiększyć limit na ilość pozycji na fakturze, bo 10K pozycji nie wystarcza.

Należy zauważyć, że w schemie FA(2) nie ma dedykowanego miejsca na podanie numeru rejestracyjnego samochodu do transakcji tankowania (jest numer rejestracyjny ale w węźle dot. sprzedaży środka transportu).

Poruszono także kwestię możliwości wystawiania faktury VAT na drukarce fiskalnej jako wydruku niefiskalnego, gdyż obecnie szeroko stosowaną formą faktury na stacjach benzynowych jest faktura fiskalna, czyli dokument fiskalny, który zgodnie z ustawą o VAT będzie wycofany z dniem 1.1.2025 (najprawdopodobniej data zostanie przesunięta w związku z przesunięciem obligatoryjnego KSeF).

Na różnych spotkaniach przewijają się wspólne tematy jak etapowanie wdrożenia KSeF gdzie podnoszona jest kwestia identyfikacji czy dany kontrahent jest objęty obowiązkiem w danym etapie czy nie co stanowi problem przy wdrożeniu etapowym KSeF. Wdrożenie big bang ma swoje plusy ujemne, ale skutkuje możliwością przełączenia się na KSeF jako na źródło faktur przychodzących.

Podobnie wspólnym tematem dyskutowanym na konsultacjach są rozliczenia pracownicze – standardowo pracownik z fakturą z delegacji przynosi do księgowości dokumenty podpięte pod rozliczenie delegacji. W przypadku obligatoryjnego KSeF pobierane są wszystkie dokumenty zakupu i przedsiębiorcy zgłaszają trudność rozpoznania, która faktura czego i kogo dotyczy. Dodatkowo faktury kontrahentów B2B zawierają wrażliwe dane o wynagrodzeniu i powinny być dodatkowo chronione przed niepowołanych dostępem.

Podsumowując, konsultacje Ministerstwa Finansów przyniosły szereg istotnych kwestii dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, które wymagają uwzględnienia w dalszych pracach legislacyjnych i technicznych. Niezbędne będzie kontynuowanie dialogu z przedstawicielami różnych branż, aby zapewnić skuteczne i wyważone wdrożenie systemu, uwzględniające specyfikę każdego sektora gospodarki.