Jak przygotować się do testów API Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Rozpoczęcie testów nowego API KSeF, systemu ściśle związanego z regulacjami podatkowymi, jest zaplanowane przez MF na czerwiec 2025 (testy funkcjonalne/ograniczone) i wrzesień 2025 (testy kompleksowe) i mają na celu zapewnienie zgodności systemów podatników z przepisami prawa oraz efektywności w procesie e-fakturowania. Jest to konieczne dla prawidłowego obiegu dokumentów finansowych w Polsce.
Integracja z KSeF API – testowanie i konfiguracja krok po kroku
Warto przygotować z wyprzedzeniem firmę na czas testów API MF, aby zapewnić płynne wdrożenie e-fakturowania, jednego z najważniejszych procesów w przedsiębiorstwach. Gotowość na czerwiec 2025 umożliwia wcześniejsze dostosowanie systemów informatycznych do wymogów KSeF, a to z kolei minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień w procesie wystawiania faktur. Dodatkowo, uczestnictwo w testach pozwala na wczesne wykrycie problemów, co może przyczynić się do efektywności operacyjnej i działania w zgodzie z regulacjami prawnymi. Co zatem należy zrobić, aby przygotować się do tych testów?
1. Zweryfikuj na jakie procesy wpływa KSeF
Weryfikacja powinna obejmować zarówno istniejące procedury dotyczące wystawiania faktur sprzedaży jak i pobierania faktur zakupu z KSeF. Być może wdrożenie KSeF spowoduje powstanie sytuacji, które teraz nie występują, np. dostawcy faktur towarowych wysyłają faktury na konkretną skrzynkę mailową, a po wdrożeniu KSeF wszystkie faktury będą „w jednym worku”.
2. Sprawdź, czy systemy informatyczne w firmie są gotowe do integracji z API KSeF
Należy przeanalizować obecny system informatyczny pod kątem wymagań API KSeF. Warto zidentyfikować obszary, które wymagają modyfikacji lub aktualizacji, aby zapewnić zgodność z nowymi standardami. W razie wątpliwości skontaktuj się z dostawcą oprogramowania lub wyspecjalizowanymi firmami.
3. Potwierdź, czy masz dostęp do środowisk KSeF
Wyznacz osoby odpowiedzialne za KSeF. Sprawdź, czy posiadasz wymagane narzędzia do autoryzacji jak podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Zautoryzuj się w systemie KSeF.
4. Określ, jakie funkcjonalności API KSeF musisz przetestować
Zidentyfikuj kluczowe operacje dla Twojego biznesu, takie jak wystawianie faktur, odbieranie potwierdzeń czy sprawdzanie statusu e-faktur. Przygotuj scenariusze testowe dla każdej z tych funkcji. Wykonaj testy na środowisku testowym lub przedprodukcyjnym (pamiętaj, że testowy API KSeF jest publiczny i każdy może zobaczyć Twoje testowe faktury, więc używaj fikcyjnych danych).
5. Upewnij się, że Twoi pracownicy są odpowiednio przeszkoleni
Zorganizuj szkolenia dla zespołu IT dotyczące API KSeF oraz jego specyfikacji technicznych. Wszyscy pracownicy zaangażowaniu w proces fakturowania i obiegu faktur powinni być zaznajomieni z nowymi procesami, aby zapewnić bezproblemowe korzystanie z e-faktur. Można również skorzystać z materiałów edukacyjnych dostępnych na stronie KSeF.
6. Przeanalizuj zabezpieczenia niezbędne do ochrony danych
Przeprowadź audyt bezpieczeństwa swojego systemu, aby upewnić się, że stosujesz odpowiednie metody szyfrowania danych oraz mechanizmy uwierzytelnienia, zgodne z wymaganiami KSeF.
7. Opracuj plan na testowanie i rozwiązywanie problemów
Opracuj szczegółowy plan testowania, który obejmuje harmonogram testów, przypisanie ról w zespole oraz procedury raportowania i rozwiązywania problemów w przypadku wystąpienia błędów.
8. Przygotuj wszystkie dokumenty i informacje przed rozpoczęciem testów
Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak specyfikacje techniczne API, instrukcje użytkownika oraz wszelkie inne materiały pomocnicze, które mogą być potrzebne podczas testowania.
9. Poznaj i zaplanuj działania związane z terminami testów i wdrożeniem KSeF
Zapoznaj się z harmonogramem testów oraz datami obowiązkowego wdrożenia systemu (1 lutego 2026 dla dużych przedsiębiorstw i 1 kwietnia 2026 dla pozostałych firm). Ustal wewnętrzne terminy, aby zapewnić wystarczający czas na przygotowanie, testy i ew. poprawki.
KSeF API – nowe możliwości dla Twojej firmy!
Przygotowanie do testów API KSeF wymaga staranności i przemyślanej strategii. Odpowiadając na powyższe pytania i podejmując odpowiednie kroki, można zwiększyć swoje szanse na pomyślne wdrożenie e-fakturowania.
Jesteś ciekawy jak do KSeF przygotowują się najwięksi retailerzy, dla których proces e-fakturowania jest kluczowy dla sprawnej działalności? Czytaj więcej:
Auchan wdraża SmartKSeF do komunikacji z KSeF
Zostaje coraz mniej czasu do wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla firm. Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma jest dobrze przygotowana na nadchodzące wyzwania związane z e-fakturowaniem i spełnia wszystkie wymagania regulacyjne, nie czekaj – rozpocznij przygotowania do KSeF z naszymi ekspertami. W naszym portfolio mamy SmartKSeF. To bezpieczne, chmurowe rozwiązanie, któremu zaufali mu m.in. Empik i Auchan. Umożliwia ono bezproblemową komunikację z KSeF i przetwarzania e-Faktur.
Jeśli w Twojej firmie:
- Liczba dokumentów jest liczona w tysiącach
- Jest wiele źródeł wystawianych dokumentów
- Systemy temu służące z różnych względów nie mogą być modyfikowane pod obecną formę komunikacji z KSeF i przyszłe zmiany
Czas ucieka – wykorzystaj go mądrze! Porozmawiaj z nami o wsparciu.