Jak działa KSEF? Przewodnik
Blog
Udostępnij swoim znajomym:
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF już wkrótce (od 1 lipca 2024r.) stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak z korzystaniem z niego nie powinny zwlekać zwłaszcza duże firmy, które przetwarzają większe wolumeny faktur. Sprawdźmy więc, jak z ich perspektywy będzie działał KSeF. Serdecznie zachęcamy do sprawdzenia najważniejszych informacji.
Jak działa KSeF?
Pierwszym etapem jest uwierzytelnienie. Można go dokonać poprzez podpis kwalifikowany, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub też token, który generowany jest przez KSeF. Co istotne, z KSeF mogą korzystać osoby fizyczne, ale także inne podmioty. W przypadku spółki konieczne będzie jednak złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym określona zostanie osoba fizyczna dedykowana do korzystania z KSeF. Można oczywiście wskazać także podmiot, jakim jest biuro rachunkowe, aby w imieniu firmy wystawiało lub pobierało e-faktury.
Jeśli proces się powiedzie, możemy wystawiać dokumenty. Jak to wygląda?
- W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur wystawia się faktury w formacie XML.
- Kolejno są one weryfikowane przez system, który sprawdza, czy są zgodne z obowiązującym standardem struktury logicznej. Faktury niespełniające wymaganego formatu nie będą akceptowane, ale należy pamiętać, że KSeF nie sprawdza poprawności formalno-rachunkowej faktury. Jeśli wystawca pomyli się i wystawi błędną fakturę to będzie musiał ją poprawić dzięki fakturze korygującej, gdyż w KSeF nie można anulować lub wycofać wystawionej faktury.
- Gdy weryfikacja przebiegła prawidłowo, to dokumentowi nadawany jest unikalny w skali kraju numer a fakturę uznaje się za dostarczoną do nabywcy. Co istotne, faktury bez nadanego numeru KSeF nie uznaje się za wprowadzone do obiegu prawnego. Jeśli chcemy przekazać klientowi fakturę w postaci wydruku lub przesłać plik pdf mailem to należy pamiętać o planowanym obowiązku umieszczenia na wizualizacji faktury specjalnego kodu weryfikującego (QR kodu), na podstawie którego nabywca będzie mógł sprawdzić autentyczność i integralność dokumentu.
- Następnie odbiorca dokumentu ma do niego dostęp po uwierzytelnieniu w KSeF, co może zrobić m.in. poprzez podanie danych faktury.
Potrzebujesz dodatkowych informacji? Sprawdź, co to jest KSeF, a także w jaki sposób jako eksperci pomagamy firmom w przygotowaniu się do zmian w fakturowaniu.
Co to oznacza dla dużych firm?
O ile obsługa KSeF wydaje się nieskomplikowana w przypadku właścicieli małych biznesów wystawiających kilka do kilkunastu faktur w ciągu miesiąca, to proces może być bardziej skomplikowany dla dużych przedsiębiorstw operujących na tysiącach dokumentów.
Wejście KSeF w przypadku dużych podmiotów oraz retailerów to najczęściej kompleksowe zmiany w systemach IT, a także przeprojektowanie procesów. Wszystko po to, aby procesy firmowe wciąż działały bez zarzutu. W takiej sytuacji najlepiej korzystać z rozwiązań dedykowanych właśnie dla dużych firm, takich jak SmartKSeF.
Nasze rozwiązanie obsługuje wszystkie rodzaje e-Faktur oraz umożliwia sprawne i bezpieczne procesowanie dokumentów z wielu systemów dziedzinowych. Jeśli KSeF jest w danym czasie niedostępne, to faktury są kolejkowane i ponawiane są próby fakturowania, gdy KSeF już działa. Ewentualne błędy są także wykrywane na bardzo wczesnym etapie, dzięki walidowaniu reguł biznesowych oraz wymagań KSeF. Dzięki temu nawet przy tysiącach wystawianych faktur można być pewnym, że proces przebiega w prawidłowy sposób.
Czy będzie istniała możliwość masowego procesowania faktur?
W przypadku dużych firm istotną kwestią jest to, czy będzie istniała możliwość masowego przetwarzania dokumentów. Tak, system przystosowany jest do dużych wolumenów danych przesyłanych zarówno jako pojedyncza faktura jak i paczka dokumentów.
Spodziewasz się, że działanie KSeF może być wyzwaniem dla Twojej firmy? Jeśli tak, to już teraz dostępne jest oprogramowanie testowe oferowane przez Ministerstwo Finansów. Faktury wystawiane testowo oraz w formie Demo nie będą miały skutków prawnych. Jest to więc świetna okazja do tego, aby sprawdzić funkcjonowanie systemu oraz tego, w jaki sposób przebiega wystawianie faktur.
