Krajowy System e-Faktur: szansa czy zagrożenie
Blog
Udostępnij swoim znajomym:
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najbardziej znaczących reform w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu digitalizację obiegu faktur i zwiększenie kontroli nad obrotem gospodarczym. Czy jednak nowy system oznacza krok w stronę modernizacji biznesu, czy raczej stanowi wyzwanie dla przedsiębiorców?
Obecny model obiegu faktur vs. KSeF
Do tej pory faktury mogły być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej – pod warunkiem akceptacji przez odbiorcę lub opatrzenia podpisem kwalifikowanym. Przedsiębiorcy mieli pełną swobodę w wyborze formatu, systemu księgowego i sposobu przechowywania dokumentów. Kontrole skarbowe odbywały się głównie w siedzibie firmy lub z wykorzystaniem danych przesłanych w ramach JPK.
KSeF wprowadza centralny system, przez który muszą przechodzić wszystkie faktury strukturalne. Każdy dokument otrzymuje unikalny numer KSeF i jest automatycznie rejestrowany w systemie podatkowym. Umożliwia to administracji skarbowej bieżący monitoring transakcji oraz wymusza standaryzację formatów dokumentów zgodnie z rządową strukturą XML.
Korzyści dla przedsiębiorców
Automatyzacja i usprawnienie procesów
KSeF eliminuje konieczność wysyłania faktur pocztą tradycyjną czy e-mailem. Dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu odbiorcy, co przyspiesza obieg i redukuje ryzyko ich zagubienia. Jednolita struktura pozwala na pełną automatyzację przetwarzania faktur, niezależnie od liczby kontrahentów.
Redukcja kosztów
Dzięki digitalizacji przedsiębiorcy mogą ograniczyć wydatki związane z drukiem, wysyłką i archiwizacją dokumentów. Centralne przechowywanie faktur w KSeF eliminuje również potrzebę tworzenia własnych systemów backup.
Zwiększona pewność prawna
Faktury wystawione w systemie KSeF mają rangę dokumentów urzędowych, co ogranicza ryzyko sporów o ich autentyczność. Automatyczne nadawanie numerów uniemożliwia duplikację dokumentów i zapewnia jednoznaczne źródło prawdy.
Ułatwione rozliczenia
Dzięki automatycznemu przekazywaniu danych do systemu podatkowego, rozliczenia stają się prostsze, a zwroty VAT mogą być realizowane szybciej.
Obawy przedsiębiorców
Wyzwania techniczne
Firmy muszą dostosować swoje systemy informatyczne do wymogów KSeF, co często wiąże się z koniecznością zakupu nowego oprogramowania lub modernizacji obecnych narzędzi. Obawy budzi także stabilność działania systemu, zwłaszcza w okresach szczytowych, oraz wymóg stałego połączenia z internetem lub fakturowania w trybie offline.
Problemy organizacyjne
Wdrożenie KSeF wymaga przeszkolenia pracowników księgowości i zmiany dotychczasowych procedur. Małe firmy obawiają się kosztów i problemów, które wcześniej nie występowały, takie jak faktura z błędnym NIP-em, która nie trafi do faktycznego kontrahenta, czy odrzucenie przez KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 i brak możliwości komunikacji z klientem, szczególnie w sklepie stacjonarnym. Trudności może też sprawić identyfikacja faktury przychodzącej w organizacjach korzystających z wielu systemów zakupowych, co zwiększa ryzyko oszustw.
Kolejnym wyzwaniem jest brak możliwości edycji faktury po jej zatwierdzeniu w KSeF – popularna praktyka ręcznego korygowania błędów będzie musiała zostać zastąpiona wystawianiem dokumentów korygujących. Dodatkowo, faktura korygująca musi jednoznacznie odnosić się do numeru KSeF dokumentu źródłowego, co może skomplikować cały proces. Wątpliwości budzi także status faktur w przypadku fuzji firm, zmiany NIP-u czy zakończenia działalności gospodarczej – pozostają one w systemie KSeF na stałe.
Niepewność legislacyjna
Przedsiębiorcy wskazują na brak precyzyjnych przepisów przejściowych i liczne niejasności interpretacyjne dotyczące niektórych aspektów funkcjonowania systemu. Obawiają się również dalszych zmian w przepisach już po wdrożeniu systemu, co mogłoby wymusić kosztowne aktualizacje systemów. W związku z tym wiele firm zdecyduje się na wystawianie wszystkich faktur przez KSeF, z uwagi na brak pewności w rozróżnianiu dokumentów B2C i B2B.
Obawy o nadmierny nadzór
Obecnie urzędy skarbowe mogły kontrolować faktury dopiero po ich wystawieniu i zaraportowaniu w pliku JPK. KSeF umożliwi organom podatkowym natychmiastowy wgląd w każdą wystawianą fakturę, która zawiera znacznie więcej szczegółów niż informacja przesyłana do tej pory w JPK. Wspólny identyfikator KSeF dla sprzedaży, zakupu i płatności pozwoli KAS na zaawansowaną analizę danych oraz szybkie wykrywanie nieprawidłowości.
Podsumowanie
KSeF to milowy krok w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki i może przynieść długofalowe korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji publicznej. Jednak sukces tego przedsięwzięcia zależy od skutecznego działania systemów informatycznych Ministerstwa Finansów, zapewnienia odpowiedniego wsparcia dla firm oraz stworzenia stabilnych ram prawnych.
Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się do wdrożenia – zarówno technologicznie, jak i organizacyjnie. Inwestycje w nowoczesne systemy IT i szkolenia pracowników mogą okazać się nie tylko koniecznością, ale i szansą na modernizację procesów biznesowych.
W naszym portfolio mamy SmartKSeF. To bezpieczne, chmurowe rozwiązanie. Umożliwia ono bezproblemową komunikację z KSeF i przetwarzania e-Faktur.
Jesteś ciekawy jak do KSeF przygotowują się firmy, dla których proces e-fakturowania jest kluczowy dla sprawnej działalności? Czytaj więcej:
