Digitalizacja w retailu a dyrektywa Omnibus – jakie narzędzia pomogą w przestrzeganiu przepisów?

Coraz więcej konsumentów docenia rozwiązania zapewniające cyfrowe usługi oraz formy płatności wprowadzane przez sprzedawców detalicznych. Jak na branżę retail wpłynęły już wprowadzone lub aktualnie wprowadzane systemy, takie jak e-faktury, KSeF czy e-paragon? Jakie są założenia dyrektywy Omnibus i z jakich systemów mogą skorzystać przedsiębiorcy, by prowadzić biznes zgodnie z zawartymi w niej przepisami?

Dotychczasowe systemy digitalizacji a korzyści dla klientów i retailerów

Nie da się nie docenić digitalizacji retailu prowadzonej zarówno na zlecenie samych sprzedawców detalicznych korzystających z szeregu innowacyjnych rozwiązań cyfrowych, jak i w wyniku obowiązków narzuconych przez rząd. Na intensywny rozwój handlu detalicznego w ostatnich latach miało wpływ wprowadzenie oraz rozpoczęcie procesów wprowadzenia e-faktur, KSeF i e-paragonu.

Ułatwienia wynikające z e-faktur

Jedną ze zmian jest wprowadzenie e-faktur – rozwiązania ekonomicznego, ekologicznego i bezpiecznego, które usprawnia procesy sprzedażowe w przedsiębiorstwie. Klient może otrzymać drogą mailową fakturę od razu po zakupie. To znacząco skraca czas otrzymania zapłaty za towar lub usługę w porównaniu do tradycyjnych faktur papierowych wysyłanych pocztą. Retailer, który zdecyduje się zrezygnować z faktur papierowych, odczuje korzyści w postaci oszczędności – e-faktura pozwala zrezygnować z zakupu papieru, tonerów do drukarek, kopert i znaczków pocztowych.

KSeF – Krajowy System e-Faktur

KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur służy do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, dobrowolnego od 1 stycznia 2022 i obowiązkowego od 1 stycznia 2024. Co to oznacza dla retailerów i ich klientów? System KSeF to kolejny krok na drodze branży retailu do pełnej cyfryzacji. Ponieważ dokument tworzony jest według jednego wzoru ułatwia i przyspiesza obieg faktur. Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w chmurze MF – e-dokument nie ulegnie zgubieniu czy zniszczeniu. System rządowy będzie zawierał bazę odbiorców, co ułatwi wybór właściwego podmiotu i zminimalizuje ryzyko popełnienia błędu przy wpisywaniu danych. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniona w KSeF dla klienta od razu po zakupie.

Mimo wielu korzyści poddanie się obowiązkowi wdrożenia KSeF budzi wiele wątpliwości. Zmiany zaproponowane przez rząd wymagają przygotowania się do zarządzania i przetwarzania e-faktur. Narzędzie SmartKSeF przygotowane przez specjalistów IT z Exorgio Upos to odpowiedź na potrzeby sprzedawców detalicznych, a w szczególności tych, których firma wystawia dużą liczbę dokumentów i to z wielu źródeł. Oprogramowanie z czytelnym i przejrzystym interfejsem zapewnia obsługę każdego rodzaju e-Faktur. Nawet w przypadku problemów z dostępnością KSeF, faktura zostaje zapisana, a jej wystawienie ponawia się automatycznie, gdy tylko system rządowy zacznie działać. Dzięki walidacji danych oprogramowanie zapewnia zgodność z wymaganiami KSeF. Nabywca ma możliwość podglądu dokumentu na dowolnym etapie przetwarzania, w tym zanim zostanie przeprocesowany w KSeF.

E-paragon a digitalizacja retailu

Nie da się zaprzeczyć, że wprowadzenie e-paragonu to kolejny etap digitalizacji handlu detalicznego. Możliwość wystawiania paragonu elektronicznego niesie obopólne korzyści. E-dokument zapisany i przechowywany na dysku nie ulegnie zagubieniu, co może ułatwić procedurę zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Hub rządowy i aplikacja e-Paragon są rozwiązaniem, które ma też generować oszczędności. W łatwiejszym wdrożeniu e-paragonu i przystosowaniu kas fiskalnych do obsługi dokumentów elektronicznych potwierdzających zakup towaru lub usługi pomoże system e-Paragon+. Narzędzie umożliwia wystawianie e-paragonów nawet w przypadku niedostępności aplikacji rządowej. Przystosowane jest do współpracy z wieloma systemami kasowymi.

Dyrektywa Omnibus a rozwiązania cyfrowe w e-commerce

Dbanie o dobro konsumentów przejawia się nie tylko w dostarczaniu narzędzi cyfrowych, ułatwiających procedury zakupowe, ale również w ochronie przed nieuczciwymi praktykami. W tym celu Unia Europejska 27 listopada 2019 roku uchwaliła dyrektywę Omnibus, którą prezydent Polski podpisał 9 grudnia 2022 roku z datą wykonalności od 1 stycznia 2023 roku. Dlaczego taka dyrektywa powstała i jak digitalizacja retailu może pomóc w przestrzeganiu jej przepisów?

Dyrektywa Omnibus dotyczy obowiązku podawania najniższej ceny produktu lub usługi, jaka obowiązywała przez co najmniej 30 dni przed zmianą ceny. Celem tego jest uniknięcie podnoszenia cen na kilka dni lub tygodni przed promocjami i naliczania rabatu od wyższej ceny, co w rezultacie prowadziłoby do tego, że klient płaciłby za zakup niewiele mniej lub tyle samo. Przepisy dotyczą zarówno e-commerce, jak i sprzedaży tradycyjnej. Zgodnie z nimi sprzedawca będzie zobowiązany do zamieszczenia informacji nie tylko o najniższej cenie produktu, ale również precyzyjnego opisu mechanizmu opinii oraz dokładnych danych umożliwiających kontakt z obsługą sklepu.

Przepisy nie wskazują narzędzi, którymi przedsiębiorcy mają posługiwać się w celu gromadzenia danych o towarze bądź usłudze. Jednym z rozwiązań przygotowanych dla sprzedawców prowadzących sklepy na Magento 2 jest system PIM umożliwiający efektywne zarządzanie informacjami o produktach. Oprogramowanie zapisuje i przechowuje informacje dotyczące produktów w jednym miejscu. Wśród danych znajduje się między innymi nazwa, wielkość, opis, recenzje, pliki graficzne, filmy. Zarządzanie informacjami o produkcie we wszystkich kanałach sprzedaży umożliwia przekazanie klientowi dokładnych danych bez względu na to, z jakiego kanału sprzedaży korzysta.

Niestosowanie się do nowych obowiązków wskazanych w dyrektywie Omnibus będzie skutkowało nałożeniem kary przez Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej. Dodatkowo w przypadku oceny przez prezesa UOKiK, że zastosowana praktyka stanowi naruszenie zbiorowych interesów konsumenta, na przedsiębiorcę może być nałożona kara wynosząca do 10% obrotu, jaki został osiągnięty w roku obrotowym poprzedzającym nałożenie kary.