Systemy PIM, czyli jak efektywnie zarządzać informacjami o produktach

Współcześni konsumenci przed dokonaniem zakupu poszukują jak najwięcej informacji o produkcie. Sprzyja temu coraz powszechniejsze korzystanie ze sklepów online, a Polska jest w czołówce krajów, z najszybciej rosnącymi wydatkami na zakupy internetowe. By przyciągnąć i nie stracić klientów, firmy powinny jak najlepiej zarządzać informacją o oferowanych przez nie artykułach.

Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia klienta, ale również wszystkich interesariuszy firmy. Jednak dla dużej liczby biznesów okazuje się sporym wyzwaniem, tym większym, im większa jest liczba i złożoność produktów w ich portfolio, czy też liczba obsługiwanych kanałów sprzedaży. Informacje o produktach są w firmach bardzo często rozproszone, ukryte w Excelu, zawarte w bazie danych, nierzadko również są po prostu przechowywane w pamięci pracowników. Zarządzanie informacją o ofercie, jest w takich przypadkach skomplikowane, czasochłonne i angażujące dużo zasobów firmy, a jej zaprezentowanie klientowi może być niewystarczające, by zachęcić go do zakupu. Dlatego właśnie powstały systemy PIM (ang. Product Information Management), znacznie usprawniające powyższe działania.

Czym dokładnie są systemy PIM?

Systemy PIM to oprogramowanie, które gromadzi i przechowuje w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące produktów firmy – zaczynając od podstawowych, jak nazwa, wielkość, opis, przez pliki graficzne i filmy, po recenzje i produkty powiązane. Wszystko, czym da się opisać produkt i co można z nim powiązać. Jest to oczywiście tylko funkcja podrzędna, choć konieczna by systemy PIM mogły robić to co jest istotą ich działania, czyli zarządzać informacjami produktowymi we wszystkich kanałach sprzedaży. Zarządzać w sposób scentralizowany, uporządkowany i w dużym stopniu zautomatyzowany. Dzięki temu klient otrzyma dokładne i spójne informacje o każdym artykule z oferty, niezależnie z jakiego kanału sprzedaży skorzysta, co powinno przełożyć się na podjęcie przez niego decyzji zakupowej.

Kiedy korzystać z systemów PIM?

Każda firma zyska na implementacji systemów PIM, są jednak takie, dla których to rozwiązanie wydaje się wręcz stworzone. Cechuje je: 

• Szeroki katalog produktów

Informacje o produktach trafiają do firmy różnymi kanałami i w zróżnicowanej formie, co przy dużej liczbie produktów i ich złożoności, czyni zarządzanie nimi nie lada wyzwaniem. Systemy PIM gromadząc te informacje w jednym miejscu oraz porządkując je, pozwalają na znaczną oszczędność czasu i zasobów ludzkich.

• Działalność e-commerce

PIM usprawnia dodawanie i zarządzanie danymi produktowymi z różnych źródeł, a ich liczba w przypadku prowadzenia handlu internetowego jest zazwyczaj bardzo duża. Rozwiązania PIM można także w prosty sposób zintegrować z platformami do prowadzenia sklepów e-commerce (jak np. Magento), a także innymi systemami w firmie.

• Strategia omnichannel

PIM zapewnia wspomnianą już spójność informacji produktowej w każdym kanale sprzedaży, co jest niezwykle ważne w przypadku wdrożenia strategii omnichannel. Dzięki centralnemu zarządzaniu systemy te pozwalają także na dużo łatwiejsze dostosowywanie przekazywanych treści do specyfiki danego kanału, czy też segmentu rynku.

• Handel międzynarodowy

Korzystanie z PIM zapobiega rozbieżnościom w informacjach udostępnionych na rynkach różnych państw, w wielu wersjach językowych, a także ułatwia ekspansję na nowe rynki. Przystosowanie prezentowanych informacji do wymogów rynku danego państwa jest dzięki systemom PIM znacznie prostsze i szybsze.

• Wymóg systematycznej aktualizacji informacji

Gdy potrzebne dane są rozproszone w wielu miejscach, konieczność częstych aktualizacji informacji o produktach potrafi być bardzo męcząca i angażować zbyt wiele zasobów ludzkich. Zgromadzenie przez PIM danych w jednym miejscu oraz możliwość automatyzacji przypisywania niektórych informacji produktowych znacznie upraszcza ten proces.

Istotne korzyści

Przyjrzyjmy się teraz  ważniejszym korzyściom, jakie oferują systemy PIM:

• Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu

Zgromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu i zasobów ludzkich. Poszukiwanie informacji o produktach nie wymaga przeszukiwania wielu źródeł czy też wielokrotnego przeglądania tych samych danych, a poprawiane potencjalnych błędów jest dużo prostsze. Znaczące zwiększenie efektywności wynika również z wprowadzenia automatyzacji procesów, np. aktualizacji informacji o produktach.

• Zapewnienie spójności komunikacji

Stworzenie scentralizowanego zbioru informacji o produktach i  pozostałych zasobach cyfrowych, gwarantuje spójność komunikacji we wszystkich kanałach sprzedaży. Dzięki rozwiązaniom PIM dużo łatwiejsze i szybsze jest przystosowanie informacji do wymagań danego kanału sprzedaży.

• Ułatwienie ekspansji na nowe rynki

Systemy PIM optymalizują pracę związaną z tłumaczeniem informacji dla konkretnych lokalizacji. Spójność komunikacji zapobiega rozbieżnościom w informacjach udostępnionych na poszczególnych rynkach (w tym nowych), ułatwiając zarządzanie ofertą i przyspieszając jej aktualizację w różnych kanałach dotarcia do klienta.

• Łatwiejsza kontrola

Centralizacja i łatwy dostęp do informacji ze wszystkich kanałów sprzedaży, zapewniają lepszą kontrolę nad jakością danych – informacja kto i kiedy wprowadził zmiany będzie łatwo dostępna. Razem z możliwością nadania użytkownikom różnych poziomów uprawnień wpłynie również na większe bezpieczeństwo przechowywanych informacji.

• Zwiększenie współczynnika konwersji

Systemy PIM, dzięki swojej dużej elastyczności pozwalają na dopasowanie oferty do konkretnych potrzeb klienta. Na podstawie dostępnych danych możliwa jest personalizacja wyświetlanych produktów oraz treści co wzmacnia przywiązanie klienta do firmy i prowadzi do zwiększenia współczynnika konwersji.

Jakie systemy PIM są dostępne na polskim rynku?

Na polskim rynku dostępnych jest kilka systemów PIM, z których najbardziej znane to Akeneo, Pimcore i Salsify, ale ten pierwszy wydaje się obecnie najlepszym wyborem. Firma Akeneo jest liderem w dziedzinie zarządzania doświadczeniami produktowymi (Product Experience Management, PxM), a Exorigo-Upos wdrażało już jej rozwiązania PIM u wiodących w Polsce retailerów. To jakie przewagi nad konkurencją posiada Akeneo PIM przybliżymy w kolejnym artykule. 

Zobacz także etapy ścieżki zakupowej klienta.