Zakończenie cyklu spotkań w Ministerstwie Finansów w sprawie KSeF

Aby możliwie najlepiej odpowiedzieć na potrzeby przyszłych użytkowników programu, Ministerstwo Finansów zorganizowało konsultacje na temat KSeF z przedstawicielami różnych branż. Wzięło w nich udział łącznie 10 tysięcy osób. W trakcie spotkań omówiono szereg istotnych kwestii związanych z KSeF, a wnioski będą kluczowe dla dalszych prac legislacyjnych i technicznych nad systemem, zaś w marcu nastąpiło zakończenie konsultacji dotyczących KSeF.

Szeroki zakres tematów poruszanych na spotkaniach w sprawie KSeF

16 lutego został rozpoczęty proces konsultacji KSeF. Nasi przedstawiciele aktywnie uczestniczyli we wszystkich spotkaniach w siedzibie MF. Łącznie odbyło się 9 konsultacji, które dotyczyły następujących tematów:

1. Bezpieczeństwo i wydajność systemu;
2. Faktury konsumenckie/status nabywcy;
3. Identyfikator KSeF w płatnościach;
4. Spotkanie z branżą faktoringu;
5. Spotkanie z branżą dostawców mediów;
6. Spotkanie z branżą paliwową;
7. Spotkanie z jednostkami samorządu terytorialnego (JST);
8. Wdrożenie KSeF w etapach;
9. Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia

Podczas spotkań przedyskutowano kluczowe aspekty związane z wprowadzeniem systemu i jego funkcjami. Była to okazja do zgłoszenia uwag oraz pomysłów usprawniających proces e-fakturowania z perspektywy różnych branż, w tym handlu detalicznego. Z początkiem marca odbyły się ostatnie spotkania będące zakończeniem konsultacji dotyczących KSeF. Tymczasem już na przełomie maja i kwietnia mamy poznać termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

Wyzwania samorządów w związku z wdrożeniem KSeF

Konsultacje z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) koncentrowały się na możliwości efektywnej identyfikacji w KSeF dokumentów zakupowych przypisanych do właściwej jednostki. W ramach jednego NIP gminy może funkcjonować kilkaset, a czasem nawet tysiąc jednostek. Na potrzeby przypisywania, jak i odpowiednich dostępów w KSeF, zaprojektowano dedykowane role w węźle Podmiot3 struktury logicznej e-faktury. Dyskutowano natomiast nad praktycznym zastosowaniem tego wobec faktu, że przy schemie FA(2), wspólnej dla wszystkich podatników i rodzajów faktur, nie może to być elementem obowiązkowym. Producenci oprogramowania zgłosili także postulat, aby rozbudować API KSeF o możliwość łatwej identyfikacji faktur nieprzypisanych do żadnej jednostki. Innym zagadnieniem jest niewystarczający obecnie zakres kodowania – dający do 10 tys. numerów. Proponowano też umożliwienie podawania tekstowych identyfikatorów, a nie tylko numerycznych. Samorządy poruszały także pojedyncze przypadki, które nie są w jednoznaczny sposób obecnie obsługiwane, np. brak numeru rejestracyjnego samochodu przy tankowaniu czy stawka niepodlegająca VAT na fakturze za pobyt dziecka w przedszkolu. MF przygotuje wytyczne, jak wystawiać faktury w sytuacji, gdy ten sam NIP jest jednocześnie numerem sprzedawcy i nabywcy.

Organy samorządowe są stroną w zakupach B2G, więc sporo pytań dotyczyło integracji PEF z KSeF. Wyjaśniono, że oba rozwiązania będą funkcjonować niezależnie, ale zostaną zintegrowane, tak aby podatnik wystawiał fakturę tylko raz. Pojawiło się oczekiwanie, że tryb awarii będzie związany tylko z systemem, który nie działa, gdyż w samorządach pod jednym NIP działa wiele systemów – problemy jednego nie wpływają automatycznie na działanie pozostałych.

Problematyczny pomysł etapowego wdrażania KSeF

Rozmowy dotyczące etapowego obowiązku wdrożenia KSeF koncentrowały się na analizie wad i zalet takiego podejścia. Zwracano uwagę na bardzo różną świadomość KSeF oraz stopień przygotowania firm, co dawało argumenty za wdrożeniem obowiązkowego e-fakturowania najpierw u największych przedsiębiorców. W przypadku etapowości wdrożeń wskazywano jednak na możliwą trudność w identyfikacji, kto będzie miał obowiązek wystawania faktury w KSeF. Istnieje wtedy obawa, że w przypadku otrzymania faktury papierowej, księgowość nie będzie wiedziała, czy dana faktura powinna być w KSeF, czy nie. Jeśli podatnik miał taki obowiązek, to papierowy dokument formalnie nie będzie w takiej sytuacji fakturą. MF w swoich argumentach wskazywało, że doświadczenia innych krajów pokazują, że etapowość nie stanowi niestety remedium na problemy.

Sporo emocji wywołała też dyskusja o możliwym terminie wdrożenia obowiązkowego KSeF. Uczestnicy zwracali uwagę, że ustawodawca narzucił terminy wdrożenia innych rozwiązań jak JPK-CIT i JPK-KR, więc istnieje szereg ryzyk związanych z kumulacją zmian w systemach informatycznych. Z drugiej strony, zgłaszano argumenty, że KSeF od ponad dwóch lat jest dostępny. Nic nie stało do tej pory na przeszkodzie, aby podatnicy zaczęli odpowiednio wcześniej testowanie systemu. MF planuje podsumowanie w drugiej połowie marca konsultacji, a następnie zarekomenduje rozwiązania, które będą podlegały konsultacjom z rynkiem.

Większość uczestników zgodziła się, że racjonalnym podejściem byłoby uruchomienie KSeF z minimalnym funkcjonalnym zakresem dla wszystkich podatników, a następnie dodawanie obowiązkowości innych funkcjonalności (np. identyfikatora płatności). Ciekawym pomysłem jest obowiązkowy start KSeF, ale dopuszczenie w początkowych tygodniach stosowania trybu awaryjnego. Polegałby on na tym, że podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną, następnie przekazuje ją nabywcy, ale ma możliwość przesłania faktury do KSeF nawet w ciągu kilku dni, a nie natychmiast.

Edukacyjne działania MF i plany testów wydajności po zakończeniu konsultacji dot. KSeF

Ministerstwo Finansów kontynuowało dialog z przedstawicielami różnych sektorów gospodarki, aby zapewnić skuteczne i wyważone wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniając specyfikę każdej branży. Przedstawiciele resortu zapowiedzieli szeroką akcję szkoleniową. Od kwietnia do maja br. w każdym z 400 urzędów skarbowych w Polsce przedsiębiorcy będą mogli uczestniczyć w praktycznych warsztatach z wykorzystania darmowego oprogramowania, takiego jak Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma. Resort planuje także wydać „Podręcznik KSeF”, który będzie szczegółowo omawiał wszystkie kwestie związane z fakturami ustrukturyzowanymi. Ponadto, będzie możliwość skorzystania z infolinii dedykowanej wsparciu.

Uczestnicy konsultacji podziękowali za możliwość bezpośredniej rozmowy i za otwartość w kontaktach, co ich zdaniem dobrze rokuje na efektywną współpracę w przyszłości – na wspólne rozwiązywanie problemów i poszukiwanie konstruktywnych propozycji. W ramach oczekiwań i pomysłów firm wobec MF pojawiło się: zastosowanie korzyści podatkowych, aby zachęcić podatników do przejścia na KSeF wcześniej, czy zwiększenie przewidywalności działań, np. dzięki udostępnieniu roadmapy zmian w KSeF. Zwracano uwagę na brak newslettera i konieczność przeszukiwania wielu źródeł w celu znalezienia informacji, a także na niską responsywność odpowiedzi na pytania kierowane na adres e-mail dedykowany KSeF. Przedsiębiorstwa czekają na wyniki trwającego audytu systemu, zleconego przez MF i liczą na poznanie szczegółów technicznych.