Najnowsza aktualizacja pytań i odpowiedzi dotyczących KSeF

Załączniki do faktury mogą być przesyłane jedynie w formacie XML, kod QR będzie obowiązkowym elementem faktury a wizualizacja faktury może się różnić od Ministerialnej, o ile zawiera wszystkie obligatoryjne dane … 23 grudnia 2024 roku Ministerstwo Finansów opublikowało na stronie KSeF znaczącą aktualizację pytań i odpowiedzi dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje zawarte w tej aktualizacji.

Załączniki do faktur

Format i struktura: Załączniki mogą być przesyłane jedynie w formacie XML jako integralna część faktury (węzeł struktury FA). Nie ma możliwości dodawania plików w formatach nieustrukturyzowanych (np. PDF, JPG). Takie dokumenty mogą być przekazywane jedynie poza KSeF.

Dobrowolność przesyłania: Dodawanie załączników do faktur jest opcjonalne. Załączniki będą dostępne dla wszystkich podatników, mimo iż są planowane głównie dla branż wystawiających faktury zawierające dużo złożonych danych.

Obowiązkowość korzystania z KSeF

Terminy wdrożenia: Start obowiązkowego KSeF 1 stycznia kolidowałby z licznymi obowiązkami sprawozdawczymi, dlatego obowiązkowe korzystanie z KSeF rozpocznie się 1 lutego 2026 r. dla podatników z obrotami powyżej 200 mln zł w 2025 r. Pozostali podatnicy będą objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Odroczenie terminu obowiązkowego KSeF (np. dla podatników z obrotem mniejszym niż 200 mln zł w 2025 r) dotyczy wyłącznie wystawiania faktur, a nie ich odbierania w KSeF. Etapowość wdrożenia wynika z rekomendacji z audytu systemu.

Faktury o niskich wartościach: Faktury o wartości poniżej 450 zł (do 10 000 zł miesięcznie) w okresie przejściowym mogą być wystawiane poza KSeF, np. w formie papierowej, pdf. Jednak w dłuższej perspektywie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w systemie.

Nowa struktura logiczna (FA(3))

Planowane zmiany: Wdrożenie struktury FA(3) nastąpi przed lutym 2026 r. w celu zapewnienia stabilności systemu. Zmiany obejmują m.in. dodanie węzła „Załącznik” dla faktur zawierających dodatkowe dane.

Problemy ze strukturą FA(1): Usunięto element grupujący „FaWiersze”, co uprościło generowanie XML i zmniejszyło liczbę błędów.

Obsługa techniczna i integracja z KSeF

Środowiska testowe i produkcyjne: Do testów należy używać środowiska demo oraz testowego. Wysyłka faktur do środowiska produkcyjnego wiąże się z konsekwencjami podatkowymi (np. koniecznością wystawienia faktury korygującej, jeśli testowa faktura była nieprawidłowa).

Tokeny i certyfikaty: Tokeny uwierzytelniające, dla większego bezpieczeństwa, zostaną docelowo zastąpione certyfikatami.

Wsparcie techniczne: Dokumentacja techniczna systemu jest dostępna na stronie KSeF. Planowane jest także uruchomienie infolinii technicznej na początku 2025 r.

Tryby awaryjne i offline

Tryb offline: Możliwość wystawiania faktur w trybie offline będzie dostępna w okresie przejściowym i w sytuacjach awarii. Poza trybem offline podatnicy wystawiają faktury w czasie rzeczywistym

Informacja o awariach: Planowane jest wdrożenie niezależnego serwisu informującego o statusie systemu (np. występowanie i zakończenie awarii).

Dane i funkcjonalności faktur

Dodatkowe informacje: Pola takie jak „DodatkowyOpis” umożliwiają zawarcie szczegółowych danych dotyczących transakcji (np. numer licznika w przypadku dostawców mediów).

Wizualizacja faktur: Wizualizacja faktury może różnić się od oficjalnego szablonu Ministerstwa Finansów, o ile zawiera wszystkie wymagane dane. Kod weryfikacyjny (QR kod) będzie obowiązkowym elementem wizualizacji e-faktur (udostępnienie QR kodów na śr. produkcyjnym planowane jest w listopadzie 2025 r)

Dokumenty towarzyszące: Dokumenty takie jak listy przewozowe czy zdjęcia nie są obsługiwane przez KSeF i muszą być przesyłane poza systemem.

Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Mechanizmy przeciwdziałania oszustwom: System będzie wyposażony w rozwiązania techniczne umożliwiające identyfikację podejrzanych faktur oraz raportowanie takich zdarzeń.

Dostęp do KSeF: Uprawnienia w KSeF można nadawać wyłącznie osobom fizycznym lub podmiotom. Nie można nadać uprawnień dla systemu.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Podręcznik wdrożeniowy: Ministerstwo Finansów pracuje nad stworzeniem podręcznika dla firm, który wyjaśni kluczowe aspekty wdrożenia KSeF.

Wsparcie techniczne i szkoleniowe: Planowane są webinaria oraz publikacja szczegółowych specyfikacji technicznych, które pomogą firmom w integracji systemów ERP z KSeF.

Integracja z innymi systemami

Integracja KSeF i PEF: KSeF jest już połączony z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) na śr. testowym.

Obsługa grup VAT i podmiotów zagranicznych: KSeF wspiera podmioty działające w ramach grup VAT oraz przygotowuje rozwiązania dla podmiotów zagranicznych wystawiających faktury w imieniu polskich przedsiębiorstw. W przypadku zakupów pracowniczych, na potrzeby identyfikacji pracownika dokonującego firmowego zakupu, można wykorzystać tzw. identyfikator wewnętrzny (element Podmiot3).

Polecamy lekturę wszystkich FAQ na stronie KSeF.

Ponadto zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem specjalistów. Oferujemy kompleksowe wsparcie techniczne oraz merytoryczne przy wdrażaniu naszego kompleksowego rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych SmartKSeF. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszym rozwiązaniu.