KSeF – MF publikuje projekt nowelizacji ustawy o VAT. Znamy ostateczne terminy i plan działania

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT w 2025 roku, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), która uwzględnia część postulatów zgłaszanych przez środowiska biznesowe – w tym Exorigo-Upos.

Zgodnie z przyjętym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł brutto. Dla pozostałych podatników przewidziano termin 1 kwietnia 2026 r., natomiast przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo zostaną objęci obowiązkiem z początkiem 2027 roku. W komunikacie Ministerstwa znalazło się także ujednolicenie daty zakończenia przepisów przejściowych – do 31 grudnia 2026 r. nadal możliwe będzie korzystanie z faktur z kasy rejestrującej, brak kar za błędy w systemie oraz brak obowiązku numeru KSeF w przelewach.

Co obejmuje nowelizacja ustawy o VAT w kontekście KSeF?

W czerwcu 2025 roku opublikowana zostanie finalna wersja schemy FA(3) i dokumentacji technicznej API 2.0, które ma być kompatybilne z dotychczasowym rozwiązaniem. Testowanie interfejsu ma ruszyć pod koniec września, a już od listopada podatnicy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur – niezbędne do autoryzacji systemów i działania w trybie offline. Zastrzeżenia budzi natomiast fakt, że środowisko produkcyjne nowej wersji KSeF zostanie uruchomione dopiero w dniu rozpoczęcia obowiązku. Brak wcześniejszych testów na realnym środowisku operacyjnym stwarza ryzyko poważnych komplikacji.

– Wdrożenie systemu produkcyjnego KSeF 2.0 dokładnie w dniu wejścia obowiązku to bardzo ryzykowna decyzja. Historia uczy, że nawet najlepiej zaprojektowane systemy potrafią zachować się inaczej pod realnym obciążeniem niż w środowiskach testowych. Biznes potrzebuje fazy pilotażowej na produkcji, która pozwoli bezpiecznie przejść przez ten krytyczny moment. – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Pozytywnie oceniane są zmiany dotyczące trybu offline24 (nowy art. 106nda), który pozwoli na wystawianie faktur z kodem QR bez konieczności komunikacji z KSeF. Dokumenty w tym trybie będą musiały zostać przesłane do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Dodatkowym ułatwieniem jest ujednolicenie daty wystawienia faktury – niezależnie od trybu (online czy offline) KSeF przyjmie jako obowiązującą tę datę, która została wpisana w treść dokumentu.

– Tryb offline to odpowiedź na potrzeby takich branż jak retail, gdzie faktury często wystawia się w obecności klienta. Taki model pozwala utrzymać płynność działania punktów sprzedaży nawet wtedy, gdy z przyczyn technicznych nie ma natychmiastowego dostępu do KSeF. To również wyraźny sygnał, że Ministerstwo wsłuchuje się w głosy przedsiębiorców. – dodaje Michał Sosnowski.

Choć projekt uwzględnia wiele oczekiwań rynku, wciąż nie rozwiązuje kilku istotnych kwestii. Nadal brakuje jasnych informacji na temat możliwości stosowania trybu offline24 oraz daty wystawienia faktury w zależności od trybu, nie sprecyzowano limitów plików XML i ich ewentualnych ograniczeń mimo dodania węzła „Załącznik”, a także nie odniesiono się do obowiązku wypełniania pola „Podmiot3” w kontekście JST. Niewyjaśniona pozostaje także kwestia migracji z wersji 1.0 do 2.0 oraz brak odniesienia do europejskiego projektu VIDA (VAT in the Digital Age).

Nowelizacja ustawy o VAT 2025 – co jeszcze musisz wiedzieć?

Ministerstwo ogłosiło krótkie konsultacje społeczne dotyczące nowelizacji. Uwagi można zgłaszać do 25 kwietnia 2025 roku. Projekt nowelizacji ustawy o VAT w 2025 roku oraz mapa wdrożenia KSeF wyznaczają kierunek cyfryzacji fakturowania w Polsce. To wyczekiwana przez rynek konkretna deklaracja – z potwierdzonymi terminami, jasną strukturą techniczną i realnymi ułatwieniami dla firm. Jednocześnie brak fazy pilotażowej i nadal otwarte pytania techniczne sprawiają, że przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania i nie liczyć na kolejne przesunięcia.

Jesteś ciekawy jak do KSeF przygotowują się firmy, dla których proces e-fakturowania jest niezbędny dla sprawnej działalności? Czytaj więcej:

• Auchan wdraża SmartKSeF do komunikacji z KSeF
• Ewolucja cyfrowa w Empiku
• Grupa EFL docenia elastyczność SmartKSeF

Zostaje coraz mniej czasu do wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla firm. Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma jest dobrze przygotowana na nadchodzące wyzwania związane z e-fakturowaniem i spełnia wszystkie wymagania regulacyjne, nie czekaj – rozpocznij przygotowania do KSeF z naszymi ekspertami.

W naszym portfolio mamy SmartKSeF. To bezpieczne, chmurowe rozwiązanie, któremu zaufali mu m.in. Empik i Auchan. Umożliwia ono bezproblemową komunikację z KSeF i przetwarzania e-Faktur.

Czas ucieka – wykorzystaj go mądrze! Porozmawiaj z nami o wsparciu.