KSeF: kompleksowy przewodnik po trybach fakturowania online, offline i awaryjnym

Jako eksperci Exorigo-Upos, na co dzień rozmawiamy z firmami, zwłaszcza z sektora retail, o ich przygotowaniach do KSeF. Odpowiadamy za wsparcie przy wdrożeniu e-faktur w Empik, Auchan czy Credit Agricole EFL Leasing.

Jednym z najczęściej poruszanych tematów jest niepewność dotycząca tego, jak postępować w różnych, nie zawsze zależnych od nas, sytuacjach.

KSeF to bowiem nie tylko technologia, ale przede wszystkim nowe procesy biznesowe, które wymagają zrozumienia scenariuszy wykraczających poza dotychczasowe działania. Kluczem do płynnego przejścia na nowy system jest świadomość, w jakim trybie nasza firma może lub musi operować w danej chwili.

W tym kompleksowym przewodniku szczegółowo omawiamy każdy z trybów fakturowania w KSeF, wyjaśniamy ich konsekwencje prawne i podatkowe oraz wskazujemy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby zapewnić ciągłość działania i zgodność z przepisami.

Scenariusz podstawowy – Tryb Online

Tryb online, zdefiniowany w art. 106gb ustawy o VAT, jest domyślnym i podstawowym modelem funkcjonowania w ekosystemie KSeF.

Jak to działa?

• System finansowo-księgowy sprzedawcy generuje fakturę w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3).
• Faktura jest wysyłana do centralnej bazy danych KSeF.
• KSeF przeprowadza walidację techniczną dokumentu. Po pomyślnej weryfikacji nadaje fakturze unikalny, 21-znakowy numer identyfikacyjny KSeF.
• Od tego momentu faktura jest uznawana za wystawioną i doręczoną nabywcy (w przypadku transakcji B2B).

Na wizualizacji takiej faktury (np. wydruku PDF) obowiązkowo musi znaleźć się jeden kod QR online oraz numer KSeF. Kod ten jest bezpośrednim linkiem do faktury w systemie rządowym, co pozwala na błyskawiczną weryfikację jej autentyczności.

Dla kogo jest ten tryb? To idealne rozwiązanie dla firm, w których proces fakturowania nie wymaga natychmiastowego wręczenia dokumentu klientowi, np. w relacjach B2B opartych na umowach, gdzie faktury wysyłane są po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru albo w ramach cyklicznych rozliczeń lub billingu.

Gdy czas ma znaczenie – „Potwierdzenie transakcji”

Co w sytuacji, gdy KSeF jest dostępny, ale działa z opóźnieniem, a klient przy kasie oczekuje na jakikolwiek dokument? Wytyczne Ministerstwa Finansów przewidują praktyczne rozwiązanie.

Czym jest „Potwierdzenie transakcji”?

To dokument roboczy, który nie jest fakturą VAT. Zawiera podstawowe dane (sprzedawca, nabywca, kwota transakcji), ale jest pozbawiony szczegółów podatkowych, takich jak stawki i kwoty VAT. Jego głównym celem jest:

• Potwierdzenie nabywcy, że transakcja została zarejestrowana po stronie sprzedawcy.
• Dostarczenie nabywcy dwóch kodów QR offline, które pozwolą mu w przyszłości odnaleźć i zweryfikować finalną fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

To rozwiązanie jest swego rodzaju pomostem, który pozwala na płynną obsługę klienta w punkcie sprzedaży, nie naruszając jednocześnie logiki KSeF, zgodnie z którą pełnoprawna faktura online istnieje dopiero po nadaniu jej numeru przez system.

Należy pamiętać, że „Potwierdzenia transakcji” nie zastępuje faktury VAT w przypadku, gdy nabywca nie posiada dostępu do KSeF (np. konsument, podmiot zagraniczny). Ponieważ prawo wymaga przekazania takiemu klientowi faktury VAT, to niezależnie od „Potwierdzenia transakcji” należy wygenerować fakturę. W przypadku sprzedaży „interaktywnej” powoduje to, że ma ono praktyczne zastosowanie tylko dla nabywców B2B, a dla pozostałych klientów wymagany jest końcowy dokument sprzedaży.

Świadomy wybór sprzedawcy – Tryb Offline24

Ustawa o VAT (art. 106nda) daje podatnikom elastyczność w postaci trybu offline24. Pozwala on na świadome wystawienie faktury i przekazanie jej nabywcy poza KSeF, z obowiązkiem późniejszego przesłania jej do systemu.

Najważniejsze zasady:

• Sprzedawca może natychmiast wygenerować wizualizację faktury, która musi zawierać dwa kody QR offline.
• Faktura musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Niedotrzymanie tego terminu jest obarczone ryzykiem sankcji.

Kluczowe ryzyko: Nabywca B2B, który otrzyma wydruk faktury w tym trybie, nie może na jego podstawie odliczyć podatku VAT. Prawo do odliczenia powstaje dopiero w momencie, gdy faktura zostanie zarejestrowana w KSeF i udostępniona nabywcy przez rządowy system. Może to prowadzić do nieporozumień, jeśli nabywca nie będzie świadomy, w jakim trybie dokument został wystawiony.

Gdy system zawodzi – Tryby Awaryjne

Co zrobić, gdy problem nie leży po stronie naszej firmy, ale po stronie KSeF? Ustawa precyzyjnie definiuje, jak postępować w przypadku oficjalnie ogłoszonych przerw w działaniu systemu.

Ważne: Tryb awaryjny można stosować tylko wtedy, gdy Ministerstwo Finansów opublikuje stosowny komunikat (np. w BIP). Chwilowy brak połączenia z internetem w firmie nie jest podstawą do jego uruchomienia.

Rozróżniamy trzy stany:

1. Niedostępność KSeF (art. 106nh): Zazwyczaj jest to planowana przerwa konserwacyjna.
   • Postępowanie: Wystawiasz faktury z dwoma kodami QR offline.
   • Konsekwencje dla nabywcy B2B: Traktowane tak samo jak tryb offline24 – brak prawa do odliczenia VAT do czasu pojawienia się faktury w KSeF.
   • Termin wysyłki do KSeF: Następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności.
2. Awaria KSeF (art. 106nf): Nagła, nieplanowana usterka systemu.
   • Postępowanie: Wystawiasz faktury z dwoma kodami QR offline.
   • Konsekwencje dla nabywcy B2B: To kluczowy wyjątek. Faktura przekazana w tym trybie jest uznawana za pełnoprawny dokument, a nabywca może na jej podstawie odliczyć VAT.
   • Termin wysyłki do KSeF: 7 dni po zakończeniu awarii.
3. Awaria całkowita KSeF (art. 106ng): Sytuacja krytyczna, gdy systemy rządowe są niedostępne na szeroką skalę. W takim przypadku następuje tymczasowy powrót do fakturowania na dotychczasowych zasadach (faktury papierowe lub elektroniczne w uzgodnionej formie, np. PDF).

Odpowiedzialność sprzedawcy: kluczem jest jasna informacja

Jak widać, nabywca B2B może otrzymać dokumenty, które wyglądają niemal identycznie (np. wydruk z dwoma kodami QR), ale mają zupełnie inny status prawny i podatkowy. Przekazanie faktury w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF niesie ryzyko, że partner biznesowy błędnie zaksięguje taki dokument. W API KSeF w metadanych opisujących e-fakturę jest pole invoicingMode określające tryb wystawienia faktury, z dopuszczalnymi wartościami „Online” i „Offline”. Innymi słowy, ani na podstawie wydruku, ani na podstawie danych pobranych z KSeF, nie można stwierdzić szczegółowego trybu wystawienia faktury.

Dlatego, w trosce o dobre relacje biznesowe i przejrzystość, rekomendujemy umieszczanie na wizualizacji faktury jednoznacznej informacji o trybie jej wystawienia:

1. „Faktura VAT nr … wystawiona w trybie online (art. 106gb)”
2. „Potwierdzenie transakcji nr …”
3. „Faktura VAT nr … wystawiona w trybie offline24 (art. 106nda)”
4. „Faktura VAT nr … wystawiona w trybie offline – niedostępność KSeF (art. 106nh)”
5. „Faktura VAT nr … wystawiona w trybie offline – awaria KSeF (art. 106nf)”

Taki zapis eliminuje wszelkie wątpliwości po stronie odbiorcy dokumentu.

Jak zarządzać tą złożonością? Wsparcie systemowe w SmartKSeF

Ręczne śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów, pilnowanie terminów wysyłki faktur offline i zarządzanie generowaniem odpowiednich kodów QR jest zadaniem złożonym i obarczonym ryzykiem błędu. Proces ten wymaga automatyzacji.

To właśnie tutaj kluczową rolę odgrywa zaawansowany system do obsługi e-faktur, taki jak SmartKSeF od Exorigo-Upos.

Został zaprojektowany, aby zdjąć z firmy ciężar zarządzania tą złożonością:

1. Automatyczne monitorowanie statusu KSeF: Nasz system na bieżąco sprawdza oficjalny stan KSeF i informuje Twój system sprzedaży, w którym trybie jest wystawiana faktura.
2. Inteligentne zarządzanie wysyłką: W przypadku braku łączności lub awarii KSeF, SmartKSeF bezpiecznie kolejkuje faktury i automatycznie wysyła je do systemu rządowego, gdy tylko stanie się on ponownie dostępny.
3. Generowanie odpowiednich danych: Niezależnie od scenariusza, SmartKSeF dostarcza Twojemu systemowi poprawne dane – czy to numer KSeF i kod QR online, czy dwa kody QR offline do „Potwierdzenia transakcji” lub faktury w trybie awaryjnym.
4. Pełna historia i transparentność: Każda operacja jest rejestrowana, dzięki czemu masz pełen wgląd w historię komunikacji z KSeF i status każdej faktury. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego dostępne są wszystkie szczegóły dlaczego zastosowano ten a nie inny tryb fakturowania.

Wdrożenie KSeF nie musi być skomplikowane. Z odpowiednim narzędziem, takim jak SmartKSeF, Twoja firma może skupić się na swojej podstawowej działalności, mając pewność, że proces fakturowania jest bezpieczny, zautomatyzowany i w pełni zgodny z dynamicznie zmieniającymi się wymogami prawa.

Chcesz dowiedzieć się więcej i przygotować swoją firmę na KSeF? Skontaktuj się z ekspertami Exorigo-Upos i poznaj możliwości, jakie daje integracja ze SmartKSeF: kontakt@exorigo-upos.pl.

Więcej informacji o rozwiązaniu: https://www.exorigo-upos.pl/smartksef/