Dlaczego KSeF został odroczony i przełożony na 2026?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), do którego przedsiębiorcy intensywnie przygotowywali się przez ostatnie lata, miało nastąpić 1 lipca 2024 r., jednak zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. Oficjalnym powodem tej decyzji były trudności techniczne i organizacyjne, które przekładały się na ryzyko związane z funkcjonowaniem systemu, a w konsekwencji również z operacjami finansowymi polskich firm. Co da przesunięcie wejścia w życie KSeF? Jakie zmiany przewiduje nowy harmonogram? Co przedsiębiorcy mogą zrobić w międzyczasie, by lepiej się przygotować? Jeśli wciąż masz wątpliwości, czytaj dalej — to Twój praktyczny poradnik, który pomoże zrozumieć aktualną sytuację i wyzwania związane z KSeF.

Dlaczego KSeF zostało odroczone?

Po zmianie rządu Ministerstwo Finansów określiło stan przygotowania systemu KSeF jako stwarzający ryzyko do bezpiecznego obowiązkowego fakturowania – najpierw minister Andrzej Domański poinformował o odwołaniu terminu 1. lipca 2024, następnie wykonano audyt systemu KSeF i na podstawie wniosków z audytu Ministerstwo Finansów zdecydowało o przesunięciu terminu na 1. lutego 2026 co znalazło swoje odzwierciedlenie w nowelizacji ustawy o VAT. Zgodnie z badaniem RetailTech 2024 82% dużych i średnich firm sektora retail deklarowało pełną lub częściową gotowość do uruchomienia obligatoryjnego KSeF 1. lipca 2024. Mniejsza świadomość jak i stopień przygotowania do obowiązkowej e-faktury dotyczył małych i mikro-przedsiębiorstw

Audyt techniczny ujawnił błędy krytyczne

KSeF miał obsługiwać miliardy faktur rocznie na skalę krajową (i, mamy nadzieję, wkrótce będzie), jednak podczas audytu informatycznego wykryto błędy związane z przepustowością i stabilnością systemu. Exorigo-UPOS uczestniczyło w testach wydajnościowych KSeF – wolumen faktur wystawianych przez systemy Exorigo-UPOS doprowadził do przekroczenia o kilkaset procent norm wydajnościowych KSeF. Gdyby wdrożenie odbyło się zgodnie z pierwotnym planem (czyli w lipcu 2024), wiele firm mogłoby doświadczyć sporych problemów z operacjami finansowymi, a to z kolei utrudniłoby przepływ pieniędzy, a nawet zupełny paraliż biznesów.

Trudności z integracją systemów firmowych

Druga kwestia może wydawać się bardziej przyziemna, ale faktem jest, że mimo kampanii edukacyjnej i czasu na przygotowanie do wdrożenia KSeF wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), miało trudności z dostosowaniem swoich systemów księgowych i podatkowych do wymagań KSeF. Konieczność integracji z nową platformą okazała się bardziej skomplikowana i czasochłonna niż pierwotnie zakładano, i wiele firm to odczuło. W związku z tym przesunięcie terminu wdrożenia daje firmom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów — jeśli chcesz przygotować się na 2026 rok, zobacz naszą propozycję 21 kroków przy planowaniu wdrożenia KSeF.

Co oznacza przesunięcie na 2026 rok dla przedsiębiorców?

Zgodnie z nowym harmonogramem, duże firmy (czyli te z obrotami powyżej 200 milionów złotych rocznie) będą musiały zacząć korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostałe przedsiębiorstwa dołączą od 1 kwietnia 2026 r, czyli dwa miesiące później. Wprowadzenie okresu przejściowego daje czas na stopniowe dostosowanie struktury (także tej informatycznej) firmy do nowych oczekiwań.

Dodatkowo:

• Obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach został odroczony (bez konkretnej daty ponownego wprowadzenia na ten moment).
• Kary za błędy przy stosowaniu KSeF również zostały przesunięte, co pozwala firmom na spokojne wdrożenie systemu bez ryzyka natychmiastowych sankcji. Myślimy, że to duża ulga dla sektora MŚP, który ma dość ograniczone możliwości działania.

Ważne: Ministerstwo Finansów planuje dalsze konsultacje społeczne oraz zmiany legislacyjne, które docelowo mają sprawić, że KSeF będzie systemem bardziej intuicyjnym i bezawaryjnym. Obserwuj strony rządowe oraz blog Exorigo-UPOS i regularnie czytaj wiadomości dotyczące KSeF, żeby trzymać rękę na pulsie.

Przełożenie KSeF. Jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy do 2026 roku?

Pomyśl o obligatoryjnym wdrożeniu KSeF za kilkanaście miesięcy jako szansie na przygotowanie swojego przedsiębiorstwa na nowe wyzwania. Co możesz zrobić?

Przygotuj systemy IT

Kontynuuj prace nad dostosowaniem swoich systemów księgowych do KSeF. Może warto nawiązać współpracę z firmami informatycznymi, które pomogą w implementacji odpowiednich rozwiązań KSeF i podzielą się doświadczeniami z wdrożeń? 

Wskazówka: Na pierwszym planie powinno znaleźć się zintegrowanie wewnętrznych systemów z KSeF.

Śledź zmiany legislacyjne

Przepisy dotyczące KSeF nadal będą się zmieniać, dlatego doradzamy, by na bieżąco monitorować informacje publikowane przez Ministerstwo Finansów oraz brać udział w konsultacjach społecznych. Zrozum nadchodzące zmiany i dostosuj się do nich na czas!

Zorganizuj szkolenia dla pracowników

Na pewno chcesz, aby Twoi pracownicy wiedzieli, co, jak, gdzie i kiedy — w końcu wdrożenie nowego systemu fakturowania wiąże się wieloma zmianami. Inwestycja w szkolenia z KSeF to dobry pomysł, szczególnie jeśli w firmie pojawi się nowe oprogramowanie związane z fakturowaniem.

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/rzad-przyjal-projekt-ustawy-odraczajacej-krajowy-system-e-faktur