SmartKSeF w Auchan – integracja z KSeF w złożonym środowisku systemowym

Auchan to jedna z czołowych sieci sprzedaży detalicznej na polskim rynku. Firma posiada ponad 70 placówek w całym kraju, prowadzi sklepy w różnych formatach, rozwija kanał e-commerce oraz współpracuje z franczyzobiorcami. Aby sprostać wymogom Krajowego Systemu e-Faktur, sieć postawiła na autorskie rozwiązanie Exorigo-Upos – SmartKSeF.

Wyzwanie

Głównym wyzwaniem wdrożeniowym w Auchan była obsługa dokumentów w mocno rozbudowanym, wielosystemowym środowisku IT. Architektura ta wykorzystuje różnorodne formaty danych oraz specyficzne metody ich wymiany.

Projekt musiał płynnie łączyć te zróżnicowane elementy, zapewniając przy tym bezawaryjną obsługę obu kluczowych strumieni: faktur sprzedażowych oraz zakupowych. Taka skala operacji wymagała precyzyjnej analizy i sprawnej koordynacji prac.

Jak podkreśla Eric Delahousse, Dyrektor Finansowy w Auchan Polska:

– Wdrożenie KSeF ma kluczowy wpływ na efektywne prowadzenie działalności biznesowej i dotyczy krytycznych procesów fakturowania – szczególnie istotnych w sektorze sprzedaży detalicznej. Dlatego też prowadzimy zaawansowane prace wdrożeniowe, do których realizacji zaprosiliśmy Exorigo-Upos, sprawdzonego partnera w dostarczaniu rozwiązań technologicznych dla branży retail.

Rozwiązanie

Wdrożenie platformy SmartKSeF zostało ściśle dopasowane do specyfiki architektonicznej i organizacyjnej Auchan. Dotychczasowe prace skoncentrowano na dwóch kluczowych obszarach:

Obsługa faktur sprzedaży

Zapewniono stabilne przesyłanie faktur sprzedażowych oraz korekt, skutecznie standaryzując dane i ujednolicając komunikację między dotychczas rozproszonymi systemami źródłowymi.

Obsługa faktur zakupu

Zaimplementowano mechanizmy pobierania i przetwarzania dokumentów kosztowych bezpośrednio z KSeF. W ramach tego etapu wdrożono m.in.:

• automatyczną klasyfikację zakupów,
• cyfrową obsługę obiegu dokumentów,
• wielopoziomowe uprawnienia dostępu,
• walidację faktur pobranych z systemu ministerstwa,
• mechanizm automatycznego naprawiania błędów dostawców.

Rezultat

Dzięki wdrożeniu SmartKSeF, Auchan zyskało spójne narzędzie do obsługi całego obiegu faktur ustrukturyzowanych. Postępująca automatyzacja pozwala zredukować liczbę ręcznych operacji, przyspieszyć weryfikację danych i umożliwia proaktywne wyłapywanie błędów, zanim wpłyną one na procesy księgowe.

Prace przebiegają zgodnie z założonym harmonogramem, a partnerstwo z Exorigo-Upos jest kontynuowane. Kolejne kroki to rozszerzanie zakresu integracji oraz dalsza automatyzacja logiki biznesowej.

Projekt w Auchan udowadnia, że wdrożenie KSeF w dużej organizacji to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim doskonała okazja do uporządkowania architektury przepływu dokumentów i optymalizacji procesów realizowanych na styku wielu systemów IT.