E-paragon – czym jest oraz kiedy można go wystawić?

E-paragony stanowią formę elektroniczną tradycyjnych paragonów. Cieszą się one coraz większą popularnością, gdyż są wygodne i eliminują generowanie dużych ilości odpadów. Sprawdźmy, kiedy można je wystawiać i czy są tak samo respektowane przez prawo, jak tradycyjne, papierowe warianty. Serdecznie zachęcamy do lektury, aby dowiedzieć się więcej!

Co to jest e-paragon?

E-paragon to elektroniczna wersja tradycyjnego paragonu fiskalnego. Jest to dokument potwierdzający dokonanie transakcji tak jak klasyczny drukowany, ale wydawany i przechowywany w formie cyfrowej. E-paragony stają się coraz bardziej popularne ze względu na ich wygodę, ekologiczność oraz łatwość archiwizacji. Co istotne, są one automatycznie zapisywane w pamięci fiskalnej i przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas Krajowej Administracji Skarbowej.

Jakie zalety ma e-paragon?

Szeroka lista zalet e-paragonów sprawia, że są one coraz popularniejsze. Najważniejsze spośród atutów to:

• łatwość przechowywania – są łatwiejsze do przechowywania i zarządzania, ponieważ nie wymagają fizycznego miejsca, nie można ich uszkodzić ani zgubić. Dodatkowo nie blakną, co jest częstym problemem w przypadku wariantów papierowych,
• ekologia – są przyjazne dla środowiska, ponieważ zmniejszają potrzebę stosowania papieru, który – o czym także nie wszyscy wiedzą – może zawierać szkodliwy dla organizmów bisfenol A, nadający kolor w wyniku utleniania: mniej wydruków to mniejsze zużycie prądu, ograniczony ślad węglowy, zaoszczędzone lasy
• integracja z systemami firmowymi – e-paragony mogą być łatwo integrowane z systemami księgowymi i CRM (Customer Relationship Management), co ułatwia zarządzanie sprzedażą i analizę danych.

Jak więc widać, są one wygodne zarówno dla klientów, jak i sprzedawców.

Jak wygląda e-paragon?

E-paragon ma w praktyce te same elementy, co wariant papierowy. Chodzi tutaj o takie informacje, jak:

• dane osobowe lub nazwa podatnika,
• adres sprzedaży lub siedziby działalności,
• numer NIP,
• numer wydruku,
• datę dokonania sprzedaży,
• nazwę towaru albo usługi, które pozwolą na identyfikację transakcji,
• cenę,
• wartość obniżek,
• wartość brutto i podatku,
• walutę,
• numer kasy oraz kasjera,
• logo fiskalne.

Jeśli natomiast chodzi o wydanie takiego paragonu klientowi, to może ono nastąpić na wiele różnych sposób w zależności od preferencji klienta, np. poprzez SMS, e-mail, a także za pośrednictwem dedykowanej aplikacji mobilnej czy poprzez program lojalnościowy sprzedawcy.

Od kiedy można wystawiać e-paragony?

Wiemy już, czym są e-paragony oraz jak wyglądają. Kolejną kwestią jest to, od kiedy zgodnie z polskim prawem można z nich korzystać – a więc od kiedy można wystawić e-paragon.

• Od 21 marca 2020 roku mogą robić to osoby, które korzystają z kas fiskalnych online.
• Od 1 czerwca 2020 roku ci z przedsiębiorców, którzy są uprawnieni do użytkowania kas wirtualnych, czyli takich, które mają postać oprogramowania.

Trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach. Jedną z nich jest to, że wystawianie e-paragonów w przypadku kas wirtualnych jest możliwe tylko w przypadku niektórych przedsiębiorców. Dotyczy to przede wszystkich tych, którzy realizują usługi hotelarskie, transportowe, a także związane ze sprzedażą paliw opałowych. Katalog jest oczywiście dłuższy, jednak są to najważniejsze spośród działalności.

Jak widać e-paragony są niezwykle praktyczne i z pewnością będą upowszechniać się w miarę upływu czasu. Już dziś wielu klientów chętniej po nie sięga, przede wszystkim ze względu na to, że nie sposób ich zgubić. To ważna zaleta, zwłaszcza w kontekście ewentualnych zwrotów i reklamacji, do których przeprowadzenia paragony są absolutnie niezbędne a postać elektroniczna daje takie same uprawnienia jak paragon papierowy.

Jesteś zainteresowany wprowadzeniem takiego rozwiązania do swojej firmy? Sprawdź, czym jest E-PARAGON+ oraz w jaki sposób może ułatwić prowadzenie działalności.