Ostatnia prosta do KSeF: cisza przed burzą czy pełna gotowość liderów rynku?

Do wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF dla największych firm zostało zaledwie kilka dni, a sygnały z rynku mogą budzić niepokój. Z raportów Exorigo-Upos wynika, że priorytetowość wdrożenia KSeF spadła w oczach firm z 66 proc. w 2023 r. do zaledwie 38 proc. w 2025 r., co w zestawieniu z unikaniem w ostatnim czasie publicznych deklaracji przez największych detalistów tworzy obraz rynku pełnego obaw. Przedsiębiorcy, mimo zakończonych testów i wsparcia dostawców IT, stają przed pytaniami o dojrzałość własnych procesów, jakość danych oraz realne ryzyko paraliżu operacyjnego na starcie systemu.

Obserwowany spadek KSeF w hierarchii najważniejszych inwestycji (z 1. na 5. miejsce w ciągu dwóch lat) może sugerować, że wiele organizacji etap największych zmian technologicznych ma już za sobą. Dla 44 proc. badanych wdrożenie stało się kwestią, która „może poczekać”, co jednak w obliczu nieuchronnego terminu 1 lutego budzi pytania o realny stan przygotowań na wypadek awarii czy błędów walidacji.

Sytuacja ta jest szczególnie widoczna w sektorze retail, gdzie niechęć do publicznego zabierania głosu na temat gotowości operacyjnej pokazuje skalę niepewności. Firmy obawiają się nie tylko braku stabilności ministerialnej infrastruktury, ale przede wszystkim tego, jak KSeF wpłynie na ich relacje z kontrahentami. Kluczowym wyzwaniem pozostaje pytanie, czy ewentualne nieprzygotowanie części dostawców nie przełoży się na chaos w łańcuchach dostaw i błędy fakturowania, które są wskazywane jako jedno z najpoważniejszych ryzyk okresu przejściowego.

– Obecna powściągliwość w deklaracjach wielu firm to nie brak przygotowania, lecz wyraz dojrzałej ostrożności przed wdrożeniem rozwiązania o tak dużej skali. KSeF to nie tylko prosty interfejs do wysyłki dokumentów, ale operacja na otwartym sercu systemów ERP i procesów logistycznych. Przedsiębiorstwa, które postrzegają ten obowiązek jako element szerszej strategii cyfrowej, zyskują szansę na wyeliminowanie manualnych procesów i wzmocnienie transparentności w relacjach z kontrahentami. Kluczem do sukcesu po 1 lutego nie będzie sama techniczna łączność, ale to, jak sprawnie organizacja potrafi zarządzać informacją w nowym, cyfrowym standardzie, zamieniając obowiązek regulacyjny w realną wartość biznesową i operacyjną – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

MŚP musi być gotowe wcześniej

Warto podkreślić, że luty 2026 roku to cezura ważna dla całego rynku, a nie tylko dla największych podmiotów. Choć średnie i mniejsze firmy mają czas na obowiązkowe wdrożenie do kwietnia 2026 r., to w praktyce system obejmie je znacznie wcześniej. Każde przedsiębiorstwo, które wystawi fakturę dużemu kontrahentowi lub odbierze od niego dokument, wejdzie w interakcję z KSeF już w lutym. Ta sieć wzajemnych powiązań biznesowych sprawia, że gotowość największych graczy determinuje tempo cyfryzacji ich mniejszych partnerów.

– Nasi klienci słusznie obawiają się, że nieprzygotowanie części kontrahentów stanie się realnym ryzykiem na starcie KSeF. Duże przedsiębiorstwa, zobowiązane do wdrożenia od zaraz, kontrastują z mniejszymi firmami, które wciąż zakładają, że mają na to mnóstwo czasu, co grozi zakłóceniami w łańcuchach dostaw. Od początku sygnalizowaliśmy potrzebę wczesnego przygotowania, niezależnie od kolejności obowiązków, by uniknąć utraty kluczowych partnerstw biznesowych – dodaje Michał Sosonowski.

Firmy kontra KSeF – jakie wyzwania przed nimi stoją?

Eksperci Exorigo-Upos, na podstawie przeprowadzonych wdrożeń, identyfikują pięć kluczowych obszarów, które decydują o sukcesie lub porażce w nowym systemie. Pierwszym z nich jest realność testów. Środowiska testowe MF często nie oddają w pełni dynamiki codziennej pracy, dlatego kluczowe jest korzystanie z narzędzi pozwalających na symulację „jeden do jednego” na rzeczywistych danych bez wysyłki do KSeF. Kolejnym wyzwaniem jest walidacja merytoryczna. KSeF sprawdza poprawność techniczną pliku XML, ale nie ocenia, czy dane biznesowe, takie jak numer zamówienia czy opis towaru, są zgodne z ustaleniami z kontrahentem. Brak dodatkowej kontroli przed wysyłką może prowadzić do masowych odrzuceń faktur przez odbiorców, mimo ich formalnej poprawności w systemie ministerialnym.

Równie istotne jest przygotowanie na sytuacje awaryjne i chaos w środowiskach rozproszonych. W dużych organizacjach faktury płyną z wielu źródeł: systemów POS, ERP czy WMS. Bez centralnego mechanizmu zarządzania dokumentami (tzw. hubu), ryzyko powstawania duplikatów i błędów w księgowaniu rośnie wykładniczo. Eksperci wskazują także na specyficzne wyzwania techniczne, jak np. kody QR w standardzie 2.0. Obecnie skanowanie takich kodów może zwracać komunikat „Not Found”, gdyż pełna obsługa backendowa ruszy dopiero w lutym. Wymaga to od firm opracowania procedur przejściowych i jasnej komunikacji z kontrahentami, by uniknąć nieporozumień na starcie.

Techniczna przerwa na finiszu wdrożenia

Im bliżej obowiązkowego startu KSeF, tym wyraźniej widać, że ostatnie dni przed wdrożeniem mogą okazać się dla wielu firm najtrudniejszym etapem całego procesu.

– Wielu naszych klientów niepokoi chaos organizacyjny, który towarzyszy temu obowiązkowi od początku i może towarzyszyć wdrożeniu – mówi Sosnowski. – I trudno się temu dziwić, bo każda tak duża zmiana ma bezpośredni wpływ na planowanie procesów, organizację pracy i decyzje operacyjne podejmowane w firmach.

Dodatkowym wyzwaniem będzie zaplanowana przez Ministerstwo Finansów przerwa techniczna w działaniu systemu KSeF 1.0, która potrwa od 26 do 31 stycznia 2026 r. W tym czasie niedostępne będą wszystkie kluczowe komponenty systemu, w tym Aplikacja Podatnika 1.0, Aplikacja Mobilna 1.0 oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień, a także usługi korzystające z integracji z KSeF 1.0 w systemach komercyjnych i aplikacji e-Mikrofirma. Przerwa jest niezbędna do dokończenia wdrażania docelowej wersji systemu – KSeF 2.0, która zgodnie z harmonogramem zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. i od tego dnia będzie jedynym obowiązującym rozwiązaniem. Wraz z jej startem przestanie funkcjonować dotychczasowy KSeF 1.0, w tym Moduł Certyfikatów i Uprawnień. W trakcie przerwy technicznej możliwe będzie jedynie wnioskowanie o uprawnienia podstawowe za pomocą formularza ZAW-FA, a od 28 stycznia przedsiębiorcy zyskają dostęp do weryfikacji usług KSeF 2.0 w środowisku produkcyjnym. Pełne nadawanie uprawnień i składanie wniosków o certyfikaty zostanie wznowione dopiero po uruchomieniu nowej wersji systemu.

W miarę zbliżania się daty granicznej, rynek handlowy dzieli się na dwa obozy: optymalizatorów, którzy już teraz konsumują owoce automatyzacji, oraz obserwatorów, liczących na łagodne przejście przez proces wdrożenia. Ostateczna weryfikacja nastąpi już wkrótce, a jej wynik zdefiniuje standardy transparentności i nowoczesności polskiego biznesu tempo cyfrowej transformacji całego sektora handlu na kolejne lata.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje systemy są gotowe do startu KSeF?

Skontaktuj się z nami – przeprowadzimy audyt Twoich procesów i pomożemy wdrożyć SmartKSeF skrojony pod potrzeby Twojej organizacji.