Ministerstwo Finansów publikuje projekt struktury FA(3) – co się zmieni w e-fakturze od 2026 roku?

8 maja Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowej struktury logicznej e-faktury FA(3), która ma stać się obowiązującym standardem od 2026 roku. Nowa wersja dokumentu to odpowiedź na potrzeby biznesu i rozwój systemu KSeF – wprowadza szereg modyfikacji mających na celu zwiększenie elastyczności, precyzyjniejszą identyfikację transakcji oraz lepsze dopasowanie do złożonych scenariuszy biznesowych.

Co konkretnie się zmienia? Oto najważniejsze założenia projektu FA(3):

Załączniki ustrukturyzowane

Największą nowością jest możliwość dołączania załączników do faktur VAT w KSeF. To rozwiązanie otwiera drogę do rejestracji dodatkowych ustrukturyzowanych danych w formie uniwersalnej, wielowymiarowej tabeli – np. zaawansowanych specyfikacji produktów czy rozliczeń projektowych. MF w opublikowanych przykładach zaprezentowało kilka poglądowych e-faktur z wypełnionym węzłem Zalacznik.

Pozostałe zmiany obejmują różne zagadnienia techniczne oraz mniej typowe scenariusze, które mają istotne znaczenie dla wybranych grup użytkowników. Warto docenić, że Ministerstwo Finansów uwzględniło w projekcie wiele postulatów zgłaszanych w toku konsultacji społecznych, w tym również przez ekspertów Exorigo-Upos.

Zmiany podstawowe

Projekt FA(3) wprowadza zmiany już na poziomie technicznym – zmodyfikowano kod schemy na „FA(3)” oraz zdefiniowano nowy typ daty TDataU (obsługujący zakres lat 1990–2050). Usprawniono też formaty numeru rachunku bankowego (TNrRB) i identyfikatora podatkowego (NrID), dopuszczając znaki specjalne i wydłużając długości pól.

Rozbudowa słowników i typów danych

Znacząco rozbudowano słowniki i typy danych. Wprowadzono m.in. nową rolę „Pracownik” (wartość 11) w TRolaPodmiotu3 w identyfikacji wydatków pracowniczych oraz rozróżniono stawkę VAT 0% na trzy warianty: krajową (0 KR), WDT (0 WDT) i eksportową (0 EX). Dla transakcji niepodlegających opodatkowaniu rozbudowano słownik na: „np I” i „np II”. Ponadto, dodano nowy typ danych TZnakowy2 (max 256 znaków) wykorzystywany w załączniku do faktury.

Dane podmiotów

Kolejne zmiany dotyczą identyfikacji podmiotów. Zniesiono obowiązek podawania adresu dla Podmiot3, dodano znaczniki dotyczące jednostek podrzędnych JST i członków grupy VAT, a także doprecyzowano zasady korekty danych nabywcy dla Podmiot2K.

Płatności i terminy

W zakresie płatności uproszczono i doprecyzowano sposób prezentowania terminów – teraz możliwe jest określenie jednostki czasu, jej rodzaju oraz zdarzenia początkowego. Dodatkowo znacznik zapłaty częściowej (ZnacznikZapłatyCzesciowej) zyskał nową „2” wartość oznaczającą zapłatę w całości. Umożliwiono również wskazanie formy płatności dla każdej transzy osobno, a dla transakcji elektronicznych dodano pola LinkDoPlatnosci i IPKSeF.

Dane towarów i usług

Zmieniono również maksymalną długość pola nazwy towaru/usługi (P_7 i P_7Z) do 512 znaków oraz wprowadzono limit do 50 000 pozycji w danych faktury korygowanej. Rozszerzono też zakres dat możliwych do zastosowania w umowach i zamówieniach – teraz obejmuje okres od 1990 roku.

Nie wszystko zostało uwzględnione

Choć część postulatów zgłaszanych w trakcie konsultacji została uwzględniona, niektóre ważne potrzeby – jak zwiększenie maksymalnego rozmiaru pliku e-faktury – wciąż pozostają nierozwiązane. Dla wielu większych przedsiębiorstw to wciąż bariera w pełnym wdrożeniu KSeF, szczególnie przy bardziej złożonych dokumentach.

Co dalej?

Projekt FA(3) to krok w kierunku nowoczesnego, bardziej elastycznego i funkcjonalnego systemu e-fakturowania. Choć finalna wersja schemy oraz szczegółowy harmonogram jej wdrażania zostaną ogłoszone w kolejnych miesiącach, już teraz firmy mogą rozpocząć przygotowania do docelowej integracji.

Jednocześnie uspokajamy – jeśli nie planują Państwo korzystania z nowych możliwości oferowanych przez FA(3), mogą Państwo nadal bez przeszkód korzystać z obecnego API SmartKSeF, bez konieczności jakichkolwiek zmian w integracji.

Klienci Exorigo-Upos mogą czuć się bezpiecznie – SmartKSeF zadba o zgodność z wymaganiami systemu KSeF, niezależnie od tempa wdrażania nowych funkcji. Wprowadzenie zmian będzie możliwe w dowolnym, dogodnym dla Państwa momencie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować się do FA(3)? Skontaktuj się z naszym ekspertem – Michal.Sosnowski@exorigo-upos.pl.