Inwentaryzacja magazynu i wszystko, co trzeba o niej wiedzieć

Inwentaryzacja magazynu pozwala na skuteczne kontrolowanie zapasów oraz zapewnia zgodność danych finansowych ze stanem rzeczywistym. Zrozumienie procesu inwentaryzacji oraz umiejętność jego prawidłowego przeprowadzenia pozwoli Ci zawsze trzymać rękę na pulsie, utrzymując płynność operacyjną i minimalizując straty. Pozwól, że przedstawimy Ci najważniejsze kroki inwentaryzacji magazynu na koniec roku i nie tylko. No właśnie – jak często ją przeprowadzać? Jakie są jej etapy? Jakie dokumenty są niezbędne.

Inwentaryzacja magazynu. Co to?

Inwentaryzacja magazynu to proces sprawdzania ilości i wartości towarów znajdujących się w magazynie. W jakim celu przeprowadza się inwentaryzacje? Głównym celem jest weryfikacja stanu faktycznego zapasów z danymi zapisanymi w systemie ewidencyjnym. Dzięki dobrze przeprowadzonej inwentaryzacji magazynu wykryjesz ewentualne problemy czy różnice, które mogą wynikać z błędów ludzkich, kradzieży, uszkodzeń czy przeterminowania produktów.

Inwentaryzacja magazynu – jak często ją przeprowadzać?

To w dużej mierze zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Absolutne minimum to raz w roku, częste są inwentaryzacje co kwartał, zdarza się też, że w przypadku podejrzenia awarii czy kradzieży przeprowadza się tzw. inwentaryzację doraźną.

Inwentaryzacja magazynu na koniec roku jest szczególnie ważna, ponieważ jej wyniki są wykorzystywane do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Warto zaznaczyć, że inwentaryzacja roczna często wymaga zaangażowania zewnętrznych audytorów, którzy pomogą dodatkowo zweryfikować jej poprawność.

Etapy inwentaryzacji magazynu

Proces inwentaryzacji magazynu można podzielić na:

1. Przygotowanie do inwentaryzacji. Polega na ustaleniu harmonogramu, wyznaczeniu zespołu inwentaryzacyjnego oraz przygotowaniu niezbędnych dokumentów (takich jak protokół inwentaryzacji magazynu – druk ten posłuży do podsumowania wyników).
2. Liczenie towarów. To fizyczne sprawdzenie liczby produktów znajdujących się w magazynie. Wymaga sporo skupienia, jeśli chcesz uniknąć błędów – musisz mieć świadomość, że im bardziej zautomatyzujesz ten proces, tym dokładniejszy on będzie.
3. Sporządzenie protokołu. Istotne jest podsumowanie inwentaryzacji magazynu – protokół, który zawiera szczegółowe informacje o przeprowadzonym procesie oraz ewentualnych różnicach, musi zostać sporządzony i podpisany przez uprawnione osoby.
4. Porównanie wyników i dalsze kroki. Zestawienie wyników fizycznej inwentaryzacji magazynu z danymi z systemu ewidencji magazynowej. W przypadku stwierdzenia różnic koniecznie ustal ich przyczyny.

Druk i protokół inwentaryzacji magazynu. Co będzie Ci potrzebne?

Podczas inwentaryzacji magazynu musisz prowadzić odpowiednią dokumentację, na którą składają się nie tylko formularze do zapisywania wyników (najczęściej znajdziesz je pod hasłem „inwentaryzacja magazynu – druk” czy „arkusze spisowe”), ale też raporty czy zarządzenia. Najważniejsze dokumenty to:

• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – to dokument przedstawiający skład komisji inwentaryzacyjnej czy rodzaje składników aktywów objętych spisem; 
• harmonogram inwentaryzacji oraz plan sytuacyjny – czyli kto, kiedy i gdzie będzie przeprowadzał inwentaryzację magazynu;
• instrukcje inwentaryzacyjne – z reguły obejmują sposób wykonywania czynności spisowych czy zakres kompetencji i obowiązków poszczególnych osób;
• arkusze spisowe (ponumerowane i oznaczone) oraz zestawienia zbiorcze, w których wpisuje się dane z inwentaryzacji;
• zestawienie kontrolne wydanych i zwróconych arkuszy spisowych – pozwala określić, czy wszystkie arkusze zostały skompletowane;
• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – to tutaj pokażesz, co różni się realnie od danych w systemie;
• końcowe protokoły inwentaryzacji magazynu (pospisowe) – potrzebne, aby zebrać wszystkie kluczowe informacje i podsumować, skąd wynikały zmiany oraz jak przekładają się na wyniki finansowe. Niektóre firmy dodatkowo stosują raporty.

Inwentaryzacja magazynu – podsumujmy:

• Inwentaryzacja magazynu pozwala na kontrolę i optymalizację stanów magazynowych.
• Wymaga odpowiedniego przygotowania i sporządzenia stosownej dokumentacji – nie tylko protokołu inwentaryzacji magazynu.
• Warto regularnie przeprowadzać inwentaryzację, aby zwiększać efektywność swojej firmy oraz dbać o wyniki finansowe.
• Wdrażanie elementów automatyzacji do działań inwentaryzacyjnych pozwala na uzyskanie najdokładniejszych wyników. Jeśli potrzebujesz wsparcia – zobacz usługi inwentaryzacji punktów handlowych.