KSeF a nowelizacja ustawy o VAT – kluczowe uwagi i praktyczne zagrożenia dla podatników

5 listopada 2024 r. opublikowano projekt nowelizacji ustawy o VAT, który istotnie wpływa na sposób wystawiania i rozliczania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jako Exorigo-Upos, zespół doświadczonych ekspertów ds. wdrożeń KSeF i rozwiązań fiskalnych, przekazaliśmy szereg uwag mających na celu wsparcie przedsiębiorców w bezpiecznym i zgodnym z prawem korzystaniu z systemu.

Naszym priorytetem jest, aby nowe przepisy były nie tylko zgodne z intencją ustawodawcy, ale również możliwe do efektywnego wdrożenia w realiach codziennej działalności firm – bez nadmiernego ryzyka i wątpliwości interpretacyjnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obszary, które budzą obawy przedsiębiorców.

1. Obowiązek podawania NIP przez nabywcę (art. 106e ust. 1 pkt 25 i art. 106ba)

Zgodnie z projektem, jeżeli nabywca – będący podatnikiem lub osobą prawną – posługuje się numerem NIP w ramach transakcji VAT, musi go podać – faktura B2C może być wystawiona w KSeF ale z perspektywy nabywcy nie będzie pozwala na rozliczenie podatku VAT. To oznacza przeniesienie odpowiedzialności na nabywcę gdyż sprzedawca nie ma narzędzi do weryfikacji statusu nabywcy.

W przeciwnym razie faktura może zostać potraktowana jako B2C, co eliminuje możliwość jej rozliczenia VAT przez nabywcę.

Znaczenie dla podatników:

• zmniejszone ryzyko błędnego trybu wystawienia faktury,
• uniknięcie kary dla sprzedawcy za nieużycie KSeF,
• brak odpowiedzialności po stronie sprzedawcy za identyfikacje statusu nabywcy.

Liczymy iż w objaśnienia do ustawy zostaną doprecyzowane szczegóły, aby uniknąć wątpliwości co do traktowania faktury jako B2C vs B2B. Oczekujemy, że ustawodawca wyraźnie wyłączy odpowiedzialność wystawcy w przypadkach, gdy działał na podstawie danych przekazanych przez nabywcę.

2. Transakcje z podmiotami zagranicznymi i brak możliwości ich pełnej weryfikacji

Projekt nowelizacji nie przewiduje skutecznych narzędzi pozwalających sprawdzić, czy zagraniczny kontrahent posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. To może prowadzić do nieprawidłowego zastosowania KSeF i związanych z tym sankcji.

Znaczenie dla podatników:

• brak możliwości pełnej weryfikacji statusu zagranicznego nabywcy,
• ryzyko wystawienia faktury w niewłaściwym trybie,
• niepewność co do zgodności z przepisami i potrzeba tworzenia dodatkowych ustaleń indywidualnych z kontrahentami.

Proponujemy m.in. wprowadzenie możliwości uzgadniania formy faktury z zagranicznymi podmiotami oraz stworzenie systemu zaświadczeń dotyczących posiadania siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce.

3. Brak NIP u niektórych polskich podatników – np. przy działalności nierejestrowanej, najmie prywatnym, rolnikach ryczałtowych

W obecnym brzmieniu projekt nie precyzuje, jak należy postępować w przypadku transakcji z podmiotami nieposiadającymi numeru NIP (np. osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, najem prywatny, rolnicy ryczałtowi). Wystawca faktury nie ma narzędzi do jednoznacznej identyfikacji tych nabywców ani informacji, czy faktura powinna być objęta KSeF.

Znaczenie dla podatników:

• zwiększone ryzyko błędów i potencjalnych sankcji,
• brak wytycznych ze strony MF,
• konieczność samodzielnego rozpoznawania statusu nabywcy, co prowadzi do niepewności prawnej.

MF powinno zapewnić w prosty i jednoznacznym sposób weryfikację dostępności NIP lub innej formy identyfikacji podatników nieposiadających NIP.

4. Ochrona danych osobowych (RODO) w KSeF

System KSeF gromadzi dane osobowe, a w niektórych branżach – również dane wrażliwe (np. medyczne). Wystawienie e-faktury w KSeF nie wymaga uzyskiwania od konsumenta odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych ale w projekcie brakuje przepisów, które adresowałaby obawy obywateli o zbytnią ingerencję w prywatność.

Znaczenie dla podatników:

• niepewność co do legalności przekazywania danych do KSeF,
• brak jasnego rozdzielenia ról administratora danych między MF a wystawcę faktury,
• Brak DPIA (oceny skutków przetwarzania danych), co zwiększa ryzyko naruszeń RODO, zwłaszcza w branżach przetwarzających dane wrażliwe.

Postulujemy potrzebę uzupełnienia projektu o przepisy dotyczące przetwarzania danych zgodnie z RODO.

Wnioski

Zgłoszone przez nas uwagi to odpowiedź na rzeczywiste potrzeby i obawy środowiska przedsiębiorców oraz doradców podatkowych.

Projekt ustawy w obecnym kształcie stwarza:

• ryzyko nieprawidłowego wystawiania faktur z powodu braku narzędzi weryfikacyjnych,
• niepewność co do statusu nabywców – szczególnie zagranicznych,
• zagrożenie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Naszym celem jest wspieranie przedsiębiorców w bezpiecznym i zgodnym z prawem wdrażaniu KSeF.

Zespół Exorigo-Upos na bieżąco monitoruje proces legislacyjny. Wkrótce podzielimy się kolejnymi analizami oraz praktycznymi wskazówkami dotyczącymi wdrażania e-fakturowania.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem – Michał.Sosnowski@exorigo-upos.pl – pomożemy Ci przygotować się do nadchodzących zmian.

W Exorigo-Upos jesteśmy gotowi, by pomóc

Opracowaliśmy SmartKSeF w odpowiedzi na wyzwania naszych klientów dotyczące wdrożenia e-fakturowania w dużych przedsiębiorstwach.

Poza zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowej integracji z systemem rządowym wprowadziliśmy szereg udogodnień dla firm, które będą kluczowe w codziennej pracy z e-Fakturami. Zachęcamy do poznania 7 praktycznych rozwiązań na uniknięcie chaosu w 2026.

FAQ