KSeF: kary odroczone do 2028 roku. Co oznacza projekt nowelizacji dla firm?
Blog
Udostępnij swoim znajomym:
Projekt nowelizacji ustawy o VAT UD477 z 22 września 2026 r. zakłada istotną zmianę w harmonogramie Krajowego Systemu e-Faktur. Najważniejsza z perspektywy przedsiębiorców jest kwestia przesunięcia terminu stosowania kar pieniężnych za nieprawidłowości w KSeF z 1 stycznia 2027 r. na 1 stycznia 2028 r.
To dobra wiadomość dla firm, które nadal dostosowują swoje procesy i systemy do nowych wymagań. Warto jednak pamiętać, że przesunięcie kar nie oznacza przesunięcia samego obowiązku korzystania z KSeF. Rok 2027 nadal będzie ważnym etapem działania systemu, a dodatkowy czas warto wykorzystać na dopracowanie integracji i uporządkowanie procesów wewnętrznych.
Kary w KSeF od 2028 roku
Zgodnie z obecnymi przepisami sankcje pieniężne związane z KSeF miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Projekt UD477 przesuwa ten termin o kolejne 12 miesięcy.
Kary mogą dotyczyć m.in. wystawienia faktury z pominięciem KSeF. Ich odroczenie ma zapewnić przedsiębiorcom większą stabilność w okresie przejściowym oraz dać więcej czasu na rozwiązanie problemów technicznych, organizacyjnych i integracyjnych.
Ma to szczególne znaczenie dla mniejszych przedsiębiorców, którzy potrzebują więcej czasu na dostosowanie się do nowych zasad, a także dla firm mierzących się z trudnościami technicznymi i organizacyjnymi po stronie własnych systemów ERP. Dodatkowy okres bez sankcji ma ułatwić uporządkowanie tych procesów i przygotowanie się do pełnego działania KSeF.
Brak kar nie oznacza odroczenia obowiązku
Przesunięcie sankcji nie oznacza „wakacji od KSeF”. Z końcem 2026 r. wygasają kolejne rozwiązania przejściowe.
Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących ani traktowanie paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych. Zniknie również możliwość wystawiania faktur poza KSeF przez podmioty, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł brutto.
W praktyce oznacza to, że mimo braku kar finansowych obowiązek korzystania z KSeF pozostaje aktualny.
Jak KAS ma reagować w 2027 roku?
Zgodnie z założeniami projektu brak kar pieniężnych nie będzie oznaczał braku kontroli.
Zgodnie z projektem urzędy skarbowe mają w pierwszej kolejności informować przedsiębiorców o obowiązku korzystania z KSeF i wzywać do usunięcia nieprawidłowości. Jeśli to nie przyniesie efektu, możliwe będzie przeprowadzenie czynności sprawdzających prawidłowość rozliczeń.
Z perspektywy przedsiębiorstw oznacza to, że przesunięcie kar nie powinno być traktowane jako przyzwolenie na odkładanie integracji. Problemy z fakturowaniem mogą nadal wpływać na relacje z kontrahentami, prawidłowość rozliczeń i sprawność procesów operacyjnych.
Jak wykorzystać dodatkowy czas?
Odroczenie sankcji warto potraktować jako dodatkowy bufor na dopracowanie procesu, a nie powód do zatrzymania prac nad KSeF.
W najbliższych miesiącach firmy powinny skoncentrować się przede wszystkim na:
- zmapowaniu procesów fakturowania,
- ograniczeniu wystawiania dokumentów poza zintegrowanymi systemami,
- przygotowaniu stabilnej komunikacji z API KSeF,
- obsłudze trybów offline i certyfikatów,
- automatycznym pobieraniu UPO,
- przygotowaniu zespołów księgowych i operacyjnych do obsługi nowych statusów i sytuacji wyjątkowych.
Dla organizacji działających w dużej skali szczególnie istotne będzie zapewnienie spójnego i możliwie centralnego procesu komunikacji z KSeF. Pozwala to łatwiej monitorować przepływ dokumentów, reagować na błędy i ograniczyć liczbę niezależnych integracji wymagających utrzymania.
