Bezpieczeństwo danych w drukarkach fiskalnych

Drukarki fiskalne przetwarzają i przechowują ogromne ilości danych — od transakcji, po dane osobowe klientów. W erze RODO i częstych cyberzagrożeń ich ochrona nie jest już tylko wymogiem prawnym, ale również elementem, który zabezpiecza przed kosztownymi naruszeniami. Z tego powodu warto wiedzieć, jakie mechanizmy i standardy powinny być zastosowane, aby dane w tego typu systemach sprzedażowych były chronione zgodnie z najlepszymi praktykami.

Punktem wyjścia jest zgodność z RODO

Zgodnie z RODO, administratorem danych gromadzonych przez drukarkę fiskalną jest właściciel firmy lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który korzysta z urządzenia. To on decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, odpowiada za ich ochronę i ma obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. 

Przetwarzanie danych osobowych i transakcyjnych (zgodnych z RODO) wymaga:

• transparentności procesów i informowania klientów o przetwarzaniu danych,
• minimalizacji danych — przechowujemy tylko te niezbędne,
• użycia odpowiednich zabezpieczeń technicznych, zwłaszcza przy przechowywaniu i transmisji,
• wdrożenia procedur na wypadek incydentu (np. wycieku), w tym powiadamiania organów nadzorczych.

Te wszystkie założenia powinny stanowić filar projektowania i użytkowania drukarek fiskalnych.

Jakie dane przechowują drukarki fiskalne?

Drukarki fiskalne rejestrują i przechowują dane, które — zgodnie z RODO — mogą mieć charakter osobowy i transakcyjny. Wśród nich znajdują się szczegóły każdej sprzedaży: data, godzina, nazwa towaru lub usługi, cena, forma płatności, numer paragonu, a także identyfikator kasjera lub sprzedawcy. W przypadku wystawienia faktury z poziomu drukarki mogą pojawić się również dane identyfikacyjne nabywcy, takie jak imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP, a czasem nawet adres.

Dane te są przechowywane w formie kopii elektronicznej (EJ) lub przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (w przypadku urządzeń online). Niezależnie od sposobu ich przechowywania, muszą być zabezpieczone zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Podstawowe zabezpieczenia w drukarkach fiskalnych

Drukarki OFFLINE – Kopia elektroniczna (Electronic Journal)

Drukarki fiskalne Exorigo‑Upos, jak FP‑T88FVA, zapisują transakcje w postaci kopii elektronicznej. Instrukcja FP‑T88FVA wyraźnie wymaga:

• zapisu kopii danych w „Electronic Journal”,
• zabezpieczenia jej przed dostępem osób nieupoważnionych,
• kopiowanie, przeglądania kopii za pomocą dedykowanego oprogramowania (EJViewer2).

Drukarki ONLINE – Pamięć chroniona (PCHR)

• zapis ustrukturyzowanych danych w PCHR,
• zabezpieczenie PCHR przed dostępem osób trzecich – tylko serwis z uprawnieniami producenta,
• kopiowanie, przegląd danych za pomocą dedykowanego programu Memory Viewer.

To oznacza, że każda transakcja jest odtwarzalna, a jej integralność — kontrolowana. 

Fizyka i plomby zabezpieczające

Drukarki fiskalne są objęte specjalnym nadzorem fiskalnym — monter serwisowy musi być wpisany do „książki serwisowej”, a sama drukarka — odpowiednio zaplombowana. Naruszenie plomby to naruszenie prawa. 

Centralne repozytorium (CREJ)

Platforma CREJ od Exorigo‑Upos centralizuje elektroniczne dane z wielu urządzeń fiskalnych. Wszystkie dokumenty są:

• zabezpieczone specjalną bazą danych,
• dostęp do nich regulowany ściśle przez mechanizm uprawnień,
• monitorowane i przetwarzane zbiorczo — również z poziomu chmury.

CREJ to świetne narzędzie dla sieci handlowych, które chcą zapewnić pełną kontrolę i bezpieczeństwo danych, zgodnie z RODO.

Szyfrowanie i ochrona transmisji

Choć szczegóły implementacyjne nie są jawnie publikowane, standardem w takich rozwiązaniach jest:

• zastosowanie szyfrowanych kanałów (np. HTTPS, TLS) — Exorigo‑Upos poleca szyfrowanie wszelkich danych przesyłanych przez infrastrukturę IT,
• ochrona danych „w spoczynku” — w bazach CREJ i urządzeniach.

To jeden z najważniejszych wymogów RODO: ochrona zarówno transmisji, jak i samego magazynowania danych.

Monitorowanie i analiza incydentów (SOC Lite)

Usługa SOC Lite oferuje:

• monitoring systemów,
• wykrywanie anomalii w logach i transmisji,
• szybką reakcję na potencjalne ataki.

To narzędzie wzbogaca bezpieczeństwo urządzeń fiskalnych, zwłaszcza gdy są zintegrowane z chmurą, taką jak ExoOne Cloud i siecią sprzedaży.

Regularne kopie i automatyczna archiwizacja

Zachowanie zgodności z RODO oraz ochrona przed utratą danych wymagają regularnych i automatycznych kopii zapisów fiskalnych. Dane te są przechowywane lokalnie w dwóch formach: w postaci kopii elektronicznej (EJ) w drukarkach fiskalnych (urządzenia offline) lub w trwale wbudowanej pamięci chronionej w kasach online. Kasy online, zgodnie z protokołem Ministerstwa Finansów, dodatkowo przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). 

Użytkownik ma dostęp do lokalnej kopii EJ, co umożliwia odzyskanie zapisów w razie awarii, natomiast w przypadku kas online dostęp do pamięci chronionej ma jedynie serwis producenta. Do odczytu i weryfikacji tych danych służą dedykowane programy, które zapewniają pełną kontrolę nad zapisami.